Hilfeplan-Dokumente: Informationen zum Stundenumfang

Die Beantragung einer Betreuung beim kommunalen Kostenträger (§53 ambulant und §67 örtlich ambulant) wird für Sie erleichtert: wir haben die Formulare so erweitert, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Ein gesondertes Anschreiben ist künftig nicht mehr nötig!

Anspruchsbegründender Bericht

Im Vorspann auf Seite 1 gibt es jetzt eine Textpassage zum beantragten Stundenumfang. Klicken Sie auf den Text "Hier Stundenzahl eintragen!" und geben Sie dann mit der Tastatur direkt die Stundenzahl ein, z.B. "3".
 

Anschließend klicken Sie auf den Text "Woche/Monat" und geben entweder "Woche" oder "Monat" ein. In unserem Beispiel sieht der Text zum Stundenumfang dann wie folgt aus:

Hilfeplan

Beim Hilfeplan findet sich die gleiche Textpassage, hier auf Seite 2 oben:
 

Fortschreibungen des Hilfeplans

Fortschreibungen enthalten bei kommunal abgerechneten Hilfeverhältnissen die gleiche Textpassage zum beantragten Stundenumfang wie der Hilfeplan selbst (Seite 2 oben).
Außerdem wird bei Fortschreibungen an zentraler Stelle auf Seite 1 automatisch der zuletzt bewilligte Stundenumfang eingetragen:
 

Abschlussbericht

Der zuletzt bewilligte Stundenumfang wird beim Abschlussbericht an der gleichen Stelle automatisch eingetragen wie bei Fortschreibungen (siehe vorstehender Screenshot).



Mit diesen Zusatzinformationen sollte bei allen Hilfeplanstufen das Beifügen eines separaten Anschreibens überflüssig werden.

Posterreichbarkeit im Basisangebot

In der Klientendokumentation des Basisangebots gibt es einen neuen Arbeitsbereich "Wichtige aktuelle Angaben":

 

Dort können Sie Telefon und Handy-Nr. des Klienten hinterlegen, und auch eine ggf. vereinbarte Posterreichbarkeitsadresse dokumentieren:

Wenn für den Klienten eine unbefristete Posterreichbarkeit über die Einrichtung eingerichtet worden ist, müssen Sie nur die "ja"-Kuller klicken und können den Dialog dann wieder verlassen.

Alternativ können Sie bei Befristung ein Ab-Datum und/oder ein Bis-Datum eingeben und  Bemerkungen hinzufügen.

In der Klientenauswahl werden Ihnen alle eingerichteten Posterreichbarkeiten angezeigt:

Wenn Sie "alle Klienten des Basisangebots" als Suchfilter einstellen, sehen Sie in der Liste alle Klienten mit Posterreichbarkeitsadresse. Dabei werden Befristungen natürlich berücksichtigt: nur wenn die Posterreichbarkeit für das aktuelle Tagesdatum gültig ist, sehen Sie den Hinweis in der Klientenauswahl.

Archiv für abgeschlossene Hilfeverhältnisse

Viele Hotline-Anfragen beziehen sich auf den Umgang mit dem Archiv. Typische Fragen sind, wo man die Dokumentation beendeter Hilfeverhältnisse findet, wie man eine ggf. falsch eingetragene Beendigung wieder aufhebt, und welche Bearbeitungsmöglichkeiten man in beendeten archivierten Hilfeverhältnissen hat.

Hier kurz zusammengefasst alles, was zum Umgang mit dem Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse im weboffice.sozial wissenswert ist.

• Sie beenden ein Hilfeverhältnis, indem Sie im Arbeitsbereich "Aufnahme / Beendigung" ein Ende-Datum eingeben. Je nach Hilfeart kann die Beschriftung etwas unterschiedlich sein, z.B. lautet sie beim Basisangebot "Erstkontakt / Beendigung". Das Symbolbild (Icon) für diesen Arbeitsbereich ist aber immer dasselbe:
   

• Ein beendetes Hilfeverhältnis wird vom weboffice.sozial immer automatisch archiviert, es wird in keinem Fall gelöscht!
   
• Sie suchen ein beendetes Hilfeverhältnis im Archiv auf, indem Sie den Klienten auswählen und dann im Hauptmenü auf "Hilfeauswahl" klicken:
   

• Wenn Sie einen Klienten auswählen, für den in Ihrer Einrichtung kein aktuelles Hilfeverhältnis besteht, dann wird Ihnen das Archiv außerdem als Schaltfläche angeboten: 
   

• Wenn es zu diesem Klienten kein abgeschlossenes Hilfeverhältnis gibt, wenn also das Archiv leer ist, dann wird Ihnen das entsprechend mitgeteilt:

• Wenn Sie ein abgeschlossenes Hilfeverhältnis im Archiv aufrufen, können Sie dort ohne Einschränkungen arbeiten, d.h. Ihre Dokumentation so weit erforderlich ändern oder ergänzen - genauso wie in Ihren aktuellen Hilfeverhältnissen. In der Hier-bin-ich-Pfadleiste werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie im Archiv arbeiten:

• Um eine falsch eingetragene Beendigung aufzuheben, rufen Sie in dem archivierten Hilfeverhältnis den Arbeitsbereich "Aufnahme / Beendigung" auf und löschen dort das Ende-Datum. Nachdem Sie eine Sicherheits-Rückfrage bestätigt haben, wird das Hilfeverhältnis aus dem Archiv zurückgeholt und ab sofort wieder als aktuelles, offenes Hilfeverhältnis geführt.

Wenn Sie diese Hinweise beachten, dürfte Ihnen der Umgang mit archivierten Hilfeverhältnissen im weboffice.sozial keinerlei Schwierigkeiten bereiten.

Betreuungsantrag im Basisangebot dokumentieren

Bei Klienten des Basisangebots können Sie im weboffice.sozial ab sofort Betreuungsanträge dokumentieren:

Mit Klicken auf diese neue Schaltfläche gelangen Sie zu einem Dialog für die Auswahl des Antragsdatums und der Rechtsgrundlage:

 
Wenn Sie auf "Betreuungsantrag starten" geklickt haben, gelangen Sie - nach einer Sicherheitsrückfrage - automatisch zurück ins Arbeitsbereiche-Menü. In der Hier-bin-ich-Pfadleiste wird nun auf den aktuellen Betreuungsantrag verwiesen:

Im Arbeitsbereiche-Menü sind weitere Schaltflächen hinzugekommen - sie sind im folgenden Screenshot rot umrandet:

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie mit diesen neuen Arbeitsbereichen Ihre Dokumentation während des Antragsverfahrens fortsetzen:

Dokumentation während des Antragsverfahrens

Beim Arbeitsbereich "Kontakte" findet sich eine zeitliche Beschränkung. Vier weitere, neu hinzugekommene Arbeitsbereiche unterstützen Ihre Dokumentation in dem Zeitraum zwischen Antragstellung und Bescheid:

Neue Kontakte können nur noch bis zum Vortag
der Antragstellung eingegeben werden.

Beginnend mit dem Tag der Antragstellung können Sie ab sofort betreuende Tätigkeiten dokumentieren.

Wenn Sie hier den beantragten Zeitraum und die Stundenzahl eintragen, sehen Sie den aktuellen Stundensaldo in der Verlaufsdokumentation.

Schon im Vorfeld der Betreuung können Sie klienten-bezogene Angaben erfassen und ein Klientendeckblatt für Ihre Unterlagen erstellen.

Den Anspruchsbegründenden Bericht für Ihren Betreuungsantrag können Sie im weboffice.sozial erstellen

Ablehnung des Betreuungsantrags

Sollte Ihr Betreuungsantrag eine endgültige Ablehnung erfahren, können Sie mit dieser Schaltfläche...

... zum ganz normalen Basisangebot zurückkehren. Wenn Sie hier klicken, gelangen Sie zu einem Dialog mit Erläuterungen:

Wenn Sie auf "Antrag löschen" klicken und eine nachgeschaltete Sicherheitsrückfrage quittieren, passiert im Einzelnen folgendes:

• Zwischenzeitlich dokumentierte Tätigkeiten werden in Kontakte rückverwandelt;
• die Daten unter "Anerkennungsverfahren" werden gelöscht;
• eine ggf. im weboffice.sozial erfasste Anspruchsbegründung wird gelöscht;
• ggf. eingegebene Daten im Klientendeckblatt werden ebenfalls gelöscht.

Im Ergebnis haben Sie anschließend wieder ein ganz normales Basisangebot, die zwischenzeitliche Antragsphase ist nicht mehr erkennbar; lediglich die Betreuungstätigkeiten aus dieser Zeit finden sich als Kontakte wieder.

Bewilligung des Betreuungsantrags

Wenn Ihnen die Bewilligung für Ihren Betreuungsantrag vorliegt, klicken Sie dagegen auf diese Schaltfläche:

Das bringt Sie zum Dialog für die Eingabe des Bewilligungsbeginn und der bewilligten Hilfeart:

Außer der Datumseingabe des Bewilligungsbeginns können Sie hier also die Betreuungsform gemäß Bewilligungsbescheid auswählen. Dies muss ja nicht zwangsläufig die Rechtsgrundlage sein, nach der Sie Ihren Antrag gestellt hatten. 

Wenn Sie auf "Betreuung eröffnen" klicken und eine nachgeschaltete Sicherheitsrückfrage bestätigen, nimmt das weboffice.sozial automatisch folgende Schritte vor:

• Das neue Betreuungsverhältnis wird mit dem Datum des Bewilligungsbeginns gestartet;
• die dokumentierten Tätigkeiten werden dorthin übernommen;
• die Daten unter "Anerkennungsverfahren" werden übernommen;
• eine ggf. von Ihnen erstellte Anspruchsbegründung wird übernommen;
• das Klientendeckblatt mit allen hier erfassten Daten wird übernommen;
• das Basisangebot wird mit dem Vortag des Bewilligungsbeginns abgeschlossen
  und archiviert.

Im Ergebnis haben Sie anschließend ein reguläres Betreuungsverhältnis, in dem die Betreuungstätigkeiten und alle weiteren Informationen aus dem Zeit seit der Antragstellung dokumentiert sind.

Das Basisangebot wurde dagegen korrekt beendet und befindet sich im Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse.

Neues Info-Fenster zu Betreuungsleistungen

Wenn Sie Tätigkeiten dokumentieren, finden Sie in der Verlaufsdokumentation des weboffice.sozial ab sofort ein neues Info-Fenster, das Ihre aktuellen Betreuungsleistungen übersichtlich zusammenfasst.

Mit Klicken auf die Info-Schaltfläche öffnen Sie eine Tabelle wie folgt:

Die Zahlen für den aktuellen und für den Vormonat werden immer angezeigt. Bei Betreuungsverhältnissen, die mit kommunalen Kostenträgern abgerechnet werden, sehen Sie zusätzlich die Zahlen für den aktuellen und den davor liegenden Ausgleichszeitraum. Wenn Sie mit einer Jahrespauschale arbeiten, sehen Sie auch die Zahlen für das aktuelle Kalenderjahr und für das Vorjahr. Bei einer "Hilfe ohne Anerkenntnis" werden zusätzlich zum aktuellen Monat und Vormonat Ihre insgesamt erbrachten Stunden angezeigt.

Wenn Sie eine Betreuung arbeitsteilig mit KollegInnen durchführen (Tandem-Betreuung), oder wenn Sie urlaubs- oder krankheitsbedingt vertreten wurden, dann sind die Betreuungsleistungen im Info-Fenster entsprechend aufgeschlüsselt, wie in folgendem Beispiel:

Hier noch ein wichtiger Hinweis zum Datenschutz:
Wenn es keine Info-Schaltfläche über der Tätigkeiten-Liste gibt, dann sind Sie in dem betreffenden Betreuungsverhältnis nicht berechtigt, das Info-Fenster aufzurufen. Derzeit steht es im weboffice.sozial nur den selbst in der Liste erscheinenden Personen zur Verfügung, im vorstehenden Beispiel können also nur die WebOffice-Benutzer Michael Meier und Sigrid Schulz das Info-Fenster aufrufen - keine anderen KollegInnen in Ihrer Einrichtung, und auch nicht die MitarbeiterInnen der Leitung.

Die Übersicht der Betreuungsstunden ist ein Service-Angebot für Sie. Das Info-Fenster bezieht sich immer auf ein einzelnes Betreuungsverhältnis. Es soll Ihrer Übersicht dienen, sowie der Planung Ihrer weiteren Betreuungsleistungen.

Anerkennungsverfahren: Zeitraum von Beantragung bis Bewilligung

Der Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren wurde um wesentliche Funktionen erweitert. Bisher konnten Sie einen Bewilligungszeitraum erst dann erfassen, wenn die Bewilligung eingetroffen war. In der Praxis vergehen oft mehrere Monate zwischen der Antragstellung und dem Eingang der entsprechenden Bewilligung. In diesem Zeitraum mussten Sie bislang auf die Abrechnungsunterstützung im weboffice.sozial verzichten - zum Beispiel wurde Ihnen in der Verlaufsdokumentation kein aktueller Saldo angezeigt, und sie konnten keine Leistungsnachweise ausdrucken.

Ab sofort stehen Ihnen alle Abrechnungsfunktionen des weboffice.sozial zur Verfügung, sobald Sie einen Bewilligungsantrag eingereicht haben - sowohl bei Anträgen auf Grundanerkenntnis, als auch bei Verlängerungsanträgen. Um dies zu nutzen, geben Sie bitte jede erfolgte Beantragung sofort im WebOffice ein:


In dem abgebildeten Beispiel haben Sie am 23.1.2013 eine Verlängerung um ein halbes Jahr mit 3 wöchentlichen Betreuungsstunden beantragt. Der Status "beantragt, noch nicht bewilligt" wird vom WebOffice durch das rote Fragezeichen veranschaulicht.

In der Liste der Bewilligungszeiträume ist der jeweilige Status sofort erkennbar:

Nun haben Sie alle Funktionen der Abrechnungsunterstützung zur Verfügung - Sie werden vom weboffice.sozial aber darauf hingewiesen, dass noch keine Bewilligung erteilt wurde, wie folgt:

Die Saldenanzeige in der Verlaufsdokumentation rechnet genau so, als läge die Bewilligung bereits vor, in der Überschrift gibt es aber einen Hinweis auf den Antragsstatus:

Der Leistungsnachweis für Kostenträger kann jetzt auch für einen Monat erstellt werden, der in einen beantragten, aber noch nicht bewilligten Zeitraum fällt. Er enthält dann einen entsprechenden Hinweis in roter Schrift:

Auch der interne Leistungsnachweis kann genutzt werden - er berechnet die Monatsüberträge genauso wie bei einer vorliegenden Bewilligung. Sie werden aber auch hier in roter Schrift auf den Status hingewiesen:

Der einrichtungsbezogene Belegungsplan listet die beantragten Bewilligungen ebenfalls mit auf - mit einem zusätzlichen Hinweis in der Spalte "Bemerkungen":

Wenn die Bewilligung eintrifft, tragen Sie im Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren das Datum des Bescheids ein und setzen den Status auf "bewilligt" um. Dieser Status wird vom WebOffice durch ein grünes Häkchen veranschaulicht:

Wenn Sie diesen Eintrag gespeichert haben, sehen Sie den neuen Status auch in der Liste der Bewilligungszeiträume:

Der aktuelle Bewilligungszeitraum wird nun vom weboffice.sozial als regulär bewilligt gehandhabt. Alles verhält sich wie gewohnt, die zuvor beschriebenen WebOffice-Hinweise auf den Status "beantragt" entfallen.

Klientenauswahl: Neuerungen

Die Klientenauswahl ist ja Dreh- und Angelpunkt Dokumentation im weboffice.sozial. Hier gibt es zwei Neuerungen: zum einen können Sie jetzt auch gezielt nach ehemaligen Klienten Ihrer Einrichtung suchen, zum anderen haben wir die Neuanlage von Klienten benutzerfreundlicher gestaltet. Abschließend finden Sie noch einen Tipp, wozu die "Suche im Gesamtbestand" der Klienten für Sie nützlich sein kann.

Neuer Suchbereich "nur historische Klienten"

Im Hauptmenü können Sie die am häufigsten verwendeten Optionen für die Klientenauswahl direkt vorgeben. Hier gibt es eine neue Auswahlmöglichkeit, mit der Sie Ihre Suche auf Klienten einschränken, die aktuell nicht von Ihnen betreut werden, die aber ehemalige Klienten Ihrer Einrichtung sind:

Natürlich steht Ihnen diese Auswahl auch direkt in der Klientenauswahl zur Verfügung:

Verbesserte Benutzerführung bei der Klienten-Neuanlage

Für die Klienten gibt es im weboffice.sozial einen Gesamtbestand über alle Einrichtungen hinweg. Daher wird Ihnen vom weboffice auferlegt, vor der Neuanlage eines Klienten diesen im Gesamtbestand zu suchen. Anderenfalls käme es leicht zu "doppelten Klienten" im Bestand. Außerdem müssen Sie sich ja vergewissern, dass ein Klient, der bei Ihnen vorstellig wird, nicht zur Zeit in einer anderen Einrichtung betreut oder beraten wird.

Für weboffice-Anfänger war es bisher nicht leicht ersichtlich, wie ein Klient neu angelegt wird, denn die "Neu" Schaltfläche in der Klientenauswahl war deaktiviert, solange man keine Suche im Gesamtbestand ausgeführt hatte. Das haben wir nun verbessert, wie folgt: die "Neu"-Schaltfläche ist immer aktiv, Sie können sie jederzeit anklicken.

 
Wenn Sie einen Klienten suchen, die Recherche aber nicht über den Gesamtbestand führen, dann wird Ihnen bei Klicken auf "Neu" ein entsprechender Hinweistext angezeigt. Im folgenden Beispiel hat der Benutzer den Suchbereich auf die aktuellen Klienten seiner Einrichtung beschränkt (siehe gelbe Markierung), und dann auf "Neu" geklickt:

Wählen Sie also "Gesamtbestand alle Einrichtungen" als Suchbereich:

Ist der gesuchte Klient weiterhin nicht dabei, können Sie ihn neu im Gesamtbestand anlegen. 

Tipp: Infos zu Hilfeverhältnissen bei "Suche im Gesamtbestand"

Eine Suche im Gesamtbestand ist nicht nur für die Neuanlage erforderlich, sie ist auch dann nützlich, wenn Sie sich z.B. über den weiteren Verbleib eines ehemaligen Klienten informieren wollen. 

In der Klientenauswahl wird immer das aktuelle bzw. - wenn es kein solches gibt - das letzte Hilfeverhältnis eines Klienten angezeigt. Im folgenden Beispiel ist der Klient (1) aktuell in keiner Einrichtung anhängig, er wurde zuletzt bis zum 30.12.2010 in Cuxhaven betreut. Der Klient (2) hat derzeit ein Hilfeverhältnis im Birkenhaus, während der Klient (3) aktuell bei Ihnen im Basisangebot geführt wird - mit einem letzten Kontakt im Juni 2012. Dieser Klient (3) würde natürlich auch angezeigt, wenn Sie wie gewohnt im Bestand Ihrer eigenen Klienten suchen. Die Informationen zu den Klienten (1) und (2) erhalten Sie jedoch nur über eine Recherche im Gesamtbestand.

Sicherlich ist Ihnen aufgefallen, dass in der Liste die Art des Hilfeverhältnisses nicht angezeigt wird, wenn es sich um eine andere Einrichtung handelt. Dies ist bewusst so gestaltet, um Klienten die Chance eines Neuauftritts zu geben. Setzen Sie sich ggf. bitte für weitere Informationen mit der zuletzt betreuenden Einrichtung in Verbindung.