Dieser Post richtet sich an vorrangig an Mitarbeiter der Leitungsebene.
Wir möchten Sie darüber informieren, dass wir im weboffice.sozial ein neues, leistungsfähiges Modul "weboffice Kasse+Konten" in Betrieb genommen haben.
Damit haben wir die Klientendokumentation um eine Kassenbuch- und Kontenführung erweitert. Das ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie den von Ihnen betreuten Klienten eine Geldverwaltung anbieten. Die Führung von Verwahrgeldkonten ist jetzt nahtlos in die Klientendokumentation integriert:
Die Dialogführung folgt den weboffice-Standards und ist daher für Betreuer schnell erlernbar:
Buchungen in diesem Arbeitsbereich ordnet das weboffice.sozial automatisch dem betreffenden Verwahrgeldkonto zu.
Hier beispielhaft die Eingabe einer Auszahlung von 100 Euro aus dem Verwahrgeldkonto des Klienten:
Erläuterungen:
(1) die "lfd. Nr" wird vom weboffice automatisch fortlaufend vergeben und
ist der Identifikator der Buchung
(2) Belegnummern sind optional und können vom Nutzer frei vergeben werden.
Wenn sie eine numerische Komponente enthalten (z.B. "Kli-2023-03-100"),
erkennt das Programm dies automatisch und schlägt bei der nachfolgenden
Buchung eine entsprechend hochgezählte Belegnr. vor ("Kli-2023-03-101").
(3) Ausgabe ist als Buchungstyp standardmäßig vorbelegt. Wird dem
Verwahrgeldkonto ein Geldbetrag zugeschrieben, legt der Nutzer den
Schieber auf Einnahme um. Er ist dann farbig grün markiert.
(4) Der Klient und die zentral hinterlegte Nummer seines
Kreditorenkontos sind fest vorbelegt, da die Buchung direkt
in der betreffenden Klientendokumentation vorgenommen wird.
(5) Als Buchungstext ist der Name des Klienten vorbelegt, dies kann aber
bei der Buchung beliebig geändert werden.
Die Erfahrung zeigt, dass betreuende Mitarbeiter sich mit dieser Art von Verwahrgeld-Buchungen schnell zurecht finden. Bei Auszahlungen an Klienten können sie sich direkt im Buchungsdialog sowohl Auszahlungsquittungen, als auch einen Kontoauszug ausgeben lassen, der übersichtlich und in gut lesbarer Schriftgröße gehalten ist und dem Klienten direkt ausgehändigt werden kann.
Grundlage dieser in die Klientendokumentation integrierten Geldverwaltung ist die Führung eines Kassenbuchs der Einrichtung bzw. die Verwaltung von einem oder ggf. mehreren Bankkonten:
Hier können alle Buchungen zentral eingesehen werden, in diesem Bereich können aber auch - von entsprechend geschultem Personal - direkt Buchungen vorgenommen werden. Der Zugang zu diesem Buchungsbereich ist an spezielle Nutzerrechte gebunden.
Nachfolgend als Beispiel ein Buchungsdialog, wie er sich bei Aufruf des Sparkassen-Kontos im vorigen Screenshot darstellen könnte...
... und hier der Dialog bei Klicken auf die Schaltfläche "Neue Buchung":
Erläuterungen:
(1) Vorbelegt ist der Modus "Verwahrgeldkonto".
(2) Der Klient wird aus einer alphabetischen Liste aller Klienten der Einrichtung
ausgewählt, bei denen die Geldverwaltung aktiviert ist.
Außer den Verwahrgeldbuchungen können hier auch alle sonstigen Geldbewegungen verbucht werden, die das Bankkonto betreffen:
Erläuterungen:
(1) Dazu wechselt der Nutzer in den Modus "Sonstige Buchung".
(2) Die Liste der Buchungskonten wird an zentraler Stelle bei den weboffice-
Stammdaten verwaltet.
Zusammengefasst besteht die besondere Leistungsfähigkeit des Zusatzmoduls "weboffice Kasse+Konten" darin, dass es zwei unterschiedliche Sichten bietet:
- die Möglichkeit für betreuende Mitarbeiter, Verwahrgeld-Buchungen direkt in der Klientendokumentation vorzunehmen, einschl. Auszahlungsquittungen und Kontoauszug für den Klienten;
- die zentrale Kassenbuch- und Kontenführung für geschulte Mitarbeiter, einschl. der Übergabe des Buchungsstapels an die vom Träger genutzte FiBu.
Das Modul wurde in Kooperation mit unserem Projektpartner entwickelt, der mit DATEV arbeitet. Wir können die FiBu-Übergabe aber natürlich auch für die bei Ihnen genutzte Finanzbuchhaltung anpassen.
Wenn Sie Klientengelder verwalten und Interesse an dem Modul "weboffice Kasse+Konten haben, freuen wir uns auf Ihre Rückmeldung.
