Saldenanzeige und Abrechnung bei ambulanten Betreuungen

Ambulante Betreuungsverhältnisse nach §53 und §67 örtlich rechnen Sie mit Ihren kommunalen Kostenträgern ab. Dabei gibt es unterschiedliche Vorgaben bezüglich ...

• Ausgleichszeiträumen
• Abrechnung von Fehlzeiten
• Bewilligungsbasis (Woche oder Monat)
• Anrechnung indirekter Betreuungszeiten
• Umrechnungsfaktor "Wochen pro Monat"
  und
• Abrechnung von Gruppenangeboten

All diese Vorgaben sind jetzt für die verschiedenen Kostenträger im weboffice.sozial hinterlegt und werden in der Klientendokumentation automatisch berücksichtigt.

Voraussetzung ist, dass Sie im Arbeitsbereich "Anerkennungsverfahren" den aktuellen Bewilligungszeitraum und die bewilligten Stunden eingetragen haben. Ob dies der Fall ist, zeigt bereits die Klientenauswahl...

Anzeige der Bewilligten Stunden in der Klientenauswahl

In der Klientenauswahl sehen Sie jetzt zusätzlich zum Ende des Bewilligungszeitraums die aktuell für den Klienten bewilligten Stunden:

Dieses Beispiel enthält einige Besonderheiten: 

• Im Fall (1) gibt es keine Bewilligungsstunden, da es sich um eine überörtliche Betreuung handelt.
• Im Fall (2) gibt es noch keine Bewilligung für das Hilfeverhältnis, oder der Bewilligungszeitraum wurde noch nicht im weboffice eingetragen. Dies wird mit roter Warnfarbe markiert.
• Im Fall (3) liegt der letzte dokumentierte Bewilligungszeitraum zurück, es fehlt also eine aktuelle Bewilligung. Außerdem fehlt im letzten dokumentierten Bewilligungszeitraum die Zahl der bewilligten Stunden - beides führt zu roter Warnfarbe.
• Bei Fall (4) ist zwar der Bewilligungszeitraum wie bei Fall (2) abgelaufen, aber im weboffice ist bereits das Datum eines Verlängerungsantrags hinterlegt (blaue Hinweisfarbe). Die 2,5 bewilligten Wochenstunden stammen aus dem letzten dokumentierten Bewilligungszeitraum.

Saldenanzeige in der Verlaufsdokumentation

Wenn es einen aktuellen Bewilligungszeitraum gibt und hierfür die Zahl bewilligter Stunden eingetragen wurde, werden Ihnen jetzt im Arbeitsbereich "Tätigkeiten" bei allen örtlich abgerechneten Hilfeverhältnissen zwei Salden eingeblendet:

• zum einen bis zum Ende des aktuellen Monats, 
• zum anderen bis zum Ende des Ausgleichszeitraums. 

Im folgenden Beispiel endet die Bewilligung am 31.1.2013, und gemäß der Vorgaben des Kostenträgers ist der Bewilligungszeitraum zugleich der Ausgleichszeitraum:

Bitte beachten Sie, dass sämtliche oben genannten Vorgaben des Kostenträgers (Fehlzeiten, Anteil indirekter Betreuungsleistungen etc. etc.) in der Saldenanzeige bereits berücksichtigt sind! Computer können solche - durchaus komplexen - Rechenwege blitzschnell ausführen. Daher wird Ihnen immer ein korrekter, aktueller Saldo angezeigt. Wenn Sie z.B. eine neue Tätigkeit erfassen, passt sich die Saldenanzeige ohne merklichen Zeitversatz automatisch an.

In dem Fall, dass eine Bewilligung ausgelaufen ist, wird die Saldenanzeige auf dem Stand des letzten Bewilligungsendes "eingefroren", wie in folgendem Beispiel:

Diese Saldenanzeige stammt vom 19.12.2012. Die letzte Bewilligung - und somit auch der letzte Ausgleichszeitraum - endeten am 30.11.2012. Zu diesem Zeitpunkt waren 42,8 bewilligte Stunden nicht abgeleistet. Auch wenn Sie nun - nach Ende der Bewilligung - weitere Tätigkeiten eintragen, bleibt die Saldenanzeige unverändert (!), denn die Saldenbildung bezieht sich immer auf bewilligte Stunden und den entsprechenden Ausgleichszeitraum.

Saldenanzeige bei Jahres-Stundenpauschale (AH Verden)

In der AH Verden gibt es für Hilfeverhältnisse nach §67 ohne GA ("örtliche Beratung") und Betreuungen nach §67 örtlich eine Pauschalregelung für die jährlich insgesamt zu leistenden Stunden. Derzeit sind das 1.050 Stunden sozialpädagogische und 400 Stunden niederschwellige Tätigkeiten. Entsprechend wird als Saldo im Arbeitsbereich "Tätigkeiten" die Summe der im laufenden Kalenderjahr insgesamt geleisteten Beratungs- und Betreuungsstunden angezeigt:

Bei der Dokumentation von Tätigkeiten geben Sie jetzt bitte auch das Niveau an: 'sozialpädagogisch' bzw. 'niederschwellig':

Die Auswahlmöglichkeiten bei "Art" und "Beratungsinhalt" passen sich entsprechend Ihrer Niveau-Auswahl automatisch an, wie Sie in folgendem Beispiel sehen:

Wichtiger Hinweis (Stand 1. Januar 2013): 

• Derzeit umfasst die Jahressumme alle Hilfeverhältnisse nach §67 öhne GA, und der indirekte Leistungsanteil ist bereits eingerechnet. Nicht erfasst sind zur Zeit reguläre Betreuungen nach §67 örtlich. Für eine Komplettübersicht müssen diese also manuell hinzugerechnet werden.

Die Stundenzahlen werden in drei Farben ausgegeben, um Sie auf ggf. zu viel geleistete Stunden im Jahresverlauf hinzuweisen. Das sozialpädagogische Jahreskontingent von 1.050 Stunden würde z.B. zur Jahresmitte, am 30. Juni, 525 Stunden entsprechen. Am 30. September wären 3/4 dieses Kontingent erreicht, also 788 Stunden. Eventuelle Über-Leistungen, die nicht vom Kontingent abgedeckt sind, werden farblich markiert, wie folgt:

• BLAU ist die Standardfarbe und bedeutet, dass Sie bei weiterhin gleichbleibender Betreuungsintensität über das Jahr hinweg innerhalb des Maximalkontingents bleiben werden.
• ORANGE ist ein Hinweis darauf, dass Sie, wenn Sie weiterhin so viele Betreuungsstunden leisten, das Maximalkontingent am Jahresende überschritten haben werden.
• ROT zeigt an, dass das Jahreskontingent tatsächlich überschritten wurde, im oben abgebildeten Beispiel trifft das auf die sozialpädagogischen Fachleistungsstunden zu, bei denen das 1.050-Stunden-Kontingent überschritten ist.

Leistungsnachweis für Kostenträger

Bei den örtlichen Betreuungen wurde auch der Leistungsnachweis für Kostenträger grundlegend überarbeitet. Sie müssen jetzt keinerlei Angaben mehr manuell nachtragen - die rot umrandeten Boxen in den Excel-Reports sind verschwunden. Das weboffice berechnet für Sie alle Abhängigkeiten von Bewilligungszeitraum, bewilligten Stunden, Fehlzeiten etc., alles genau nach den Vorgaben Ihres jeweiligen Kostenträgers. Natürlich ist dafür Voraussetzung, dass Sie die entsprechenden Angaben im weboffice dokumentiert haben. 

Leistungsnachweis intern

Das gleiche gilt für den Leistungsnachweis intern - auch dieser wurde vollständig "automatisiert". Der Report liefert Ihnen den Übertrag vom Vormonat (im Beispiel gelb markiert) und bietet unmittelbar, ohne dass Sie etwas nachtragen müssten, Übersicht zum aktuellen Stundensaldo im Ausgleichszeitraum: