Fällige Termine

Im weboffice.sozial steht jetzt eine Terminüberwachung zur Verfügung. Bei allen Einrichtungen, in denen Betreuungen durchgeführt werden, finden Sie einen neuen Eintrag Allgemein > Fällige Termine im Hauptmenü:

Übersicht zu fälligen Terminen

Bei Aufruf werden die fälligen Termine der von Ihnen betreuten Klienten angezeigt. So würde eine Benutzerin "Daniela Billert" z.B. folgende Einträge sehen:

Die Einträge erscheinen nach Klienten sortiert, sie können aber auch nach Fälligkeitsdatum aufgelistet werden:

 

Bei dieser Darstellung werden abgelaufene (d.h. in der Vergangenheit liegende) und anstehende Termine in getrennten Abschnitten dargestellt:


Direkt zum Klienten wechseln
Wenn Sie auf den Namen eines Klienten klicken, gelangen Sie direkt zu seiner Dokumentation:

Dort können Sie z.B. einen inzwischen eingereichten Verlängerungsantrag dokumentieren. Dadurch würde der Terminhinweis vom weboffice.sozial automatisch entfernt.
 
Auf die gleiche Weise können Sie fällige Termine Ihrer Kollegen einsehen, oder auch die eine Übersicht der Fälligkeiten aller Betreuungsverhältnisse Ihrer Einrichtung abrufen:

 

Excel-Report "Fällige Termine"

Mit Klicken auf die Schaltfläche "Ausgabe" können Sie sich die Terminliste in der gewählten Ansicht (nach Datum / nach Klienten) als Excel-Report ausgeben lassen:



Umfang der Terminüberwachung

Derzeit werden folgende Termine überwacht und ggf. unter Fällige Termine angezeigt:

• Bewilligungszeitraum endet in den nächsten 6 Wochen
• ALG-I Leistungsbezug läuft in den nächsten 4 Wochen aus
• ALG-II Leistungsbezug läuft innerhalb 4 Wochen aus
• Grundsicherung läuft in den nächsten 4 Wochen aus
• Befreiung vom Rundfunkbeitrag läuft in den nächsten 2 Wochen aus
• Gültigkeit Personalausweis endet in den nächsten 6 Wochen
• Gültigkeit Schwerbehindertenausweis endet innerhalb 6 Wochen
• Gültigkeit der "Schwebi"-Wertmarke endet binnen 6 Wochen
• Geburtstag eines Klienten in den nächsten 7 Tagen

Handlungsbedarf erkennen

Die Symbole bei den einzelnen Terminhinweisen werden bei abgelaufenen Terminen mit Handlungsbedarf in orange statt grau angezeigt.

Außerdem erscheinen Geburtstage am selben Tag mit orangefarbenem Symbol.

"Handlungsbedarf" meint, dass bezüglich eines fälligen Termins eine Beantragung erfolgen muss. Ist eine solche Beantragung im weboffice.sozial eingetragen, dann wird das Symbol für den betreffenden Termin in grau dargestellt. 

Erfolgte Beantragungen dokumentieren

Bisher konnten Beantragungen nur für die Grundanerkenntnis und deren Verlängerungen dokumentiert werden. Das wurde jetzt erweitert: auch für ALG-Leistungsbezüge, Grundsicherung, Personalausweis, Befreiungen von der Rundfunkgebühr sowie Schwerbehindertenausweis und dessen Wertmarken kann nun das Datum der Beantragung im weboffice.sozial hinterlegt werden.

Hierzu ein Beispiel aus der Praxis:
Bei einem Klienten ist der Personalausweis abgelaufen - der Termineintrag ist mit einem orangefarbenen Symbol versehen, um den Handlungsbedarf hervorzuheben:

 

Für den Klienten wurde aber bereits ein neuer Personalausweis beantragt. Mit Klicken auf den Namen gelangt man zur Klientendokumentation und kann dort - dies ist neu - das Antragsdatum hinterlegen:


Daraufhin wird der Termineintrag vom weboffice.sozial mit grauem Symbol dargestellt, und die Beantragung wird textlich erläutert:

Haben Sie Anregungen?

Wenn Sie Vorschläge für weitere Terminüberwachungen im weboffice.sozial haben, teilen Sie uns das bitte mit.

Tagesjournal: direkt zum Klienten wechseln

Als Benutzer des Tagesjournals im weboffice.sozial haben Sie diese Neuerung vielleicht schon bemerkt: Wenn sich ein Journaleintrag auf einen Klienten bezieht, können Sie mit Klicken auf den Namen direkt zu seiner Klientendokumentation wechseln. 

Beispiel: Der folgende Journaleintrag bezieht sich auf den Klienten Thomas Müller:

Mit Klicken auf den Namen ...
  

... gelangen Sie direkt zur Klientendokumentation. Das ist z.B. nützlich, wenn Sie die Sammlung aller Journaleinträge zu diesem Klienten einsehen möchten:

Genauso funktioniert das mit allen klientenbezogenen Einträgen in den verschiedenen Journalbereichen: Aufnahmen, Abwesenheiten und die Dokumentation zu Gesundheit. 

Nachfolgend wird dies dargestellt, verbunden mit einigen Beispielen, die Ihnen jeweils den Nutzen eines direkten Wechsels zur Klientendokumentation aufzeigen sollen.

Aufnahmen

Wenn Sie bei der Dokumentation einer Neuaufnahme in der Einrichtung auf den Namen klicken, gelangen Sie zu seiner Klientendokumentation:

Abwesenheiten

In der Tabelle mit den aktuell registrierten Klienten-Abwesenheiten können Sie ebenfalls mit Klick auf einen Namen direkt zur Klientendokumentation wechseln:

Das ist praktisch, wenn Sie feststellen, dass ein Klient wieder anwesend ist, und sie den bei ihm dokumentierten Platzgeldtagezeitraum beenden möchten.

Gesundheit: Messung der Vitalfunktionen

Wenn Sie in den Messtabellen zu Vitalfunktionen auf einen Namen klicken und damit zur Klientendokumentation wechseln ...

... könnten Sie dort z.B. zu diesem Klienten alle Journaleinträge aus dem Bereich Gesundheit abrufen ...
  

... um die Messreihen des Klienten in zeitlicher Abfolge einzusehen:
  

Gesundheit: Arztbesuche

Auch Einträge zu Arztbesuchen erlauben einen direkten Wechsel zur Klientendokumentation:

Gesundheit: Bedarfsmedikation und Injektionen

Ebenso kann man bei Einträgen zur Bedarfsmedikation zur Klientendokumentation wechseln, um dort z.B. eine Übersicht ausgeben zu lassen, mit welcher Häufigkeit dieser Klient bedarfsweise Medikamente anfordert:
  

Rechnungswesen: direkter Kostenträger

Seit Jahresbeginn 2015 wird die Abrechnung ambulanter Betreuungen über das weboffice.sozial durchgeführt. Die Rechnungen werden also direkt im weboffice erstellt. In Kürze gilt dies auch für die stationären und teilstationären Betreuungen (sowohl §53, als auch §67 SGB XII).

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass im weboffice.sozial der Rechnungsempfänger korrekt eingetragen ist. Standardmäßig adressiert das weboffice Rechnungen an den Kostenträger gemäß Leistungsvereinbarung. Diese Kostenträger-Anschrift ist für Ihre Einrichtung fest hinterlegt. 

In den Fällen, wo es einen hiervon abweichenden direkten Kostenträger gibt, muss dieser in der Klientendokumentation eingetragen werden! Das gilt einheitlich für alle Betreuungsarten, also stationäre, teilstationäre und ambulante §53er und §67er-Betreuungen.

Um den direkten Kostenträger einzutragen, wählen Sie den betreffenden Klienten aus und klicken Sie im Arbeitsbereiche-Menü auf Einstellungen für die Abrechnung:

Der daraufhin angezeigte Dialog unterscheidet sich je nach der Hilfeart. In jedem Fall aber wird die Möglichkeit angeboten, einen direkten Kostenträger zu hinterlegen - siehe roter Pfeil im folgenden Screenshot:

Wenn Sie die Liste aufklappen, sehen Sie alle Einträge, die es im weboffice.sozial Adresspool zur Kategorie "Kostenträger" gibt. Ist die gewünschte Adresse dabei, wählen Sie diesen Listeneintrag aus. Das weboffice zeigt Ihnen daraufhin die vollständige Adresse an, wie sie künftig beim Rechnungsversand verwendet wird:

Ggf. können Sie noch Bemerkungen hinzufügen, die sich auf den direkten Kostenträger in diesem Hilfeverhältnis beziehen. Diese Bemerkungen erscheinen (natürlich) nicht auf Rechnungen, sondern sind nur in der Klientendokumentation selbst einsehbar.

Abschließend verlassen Sie den Dialog "Einstellungen für die Abrechnung" mit der Fertig-Schaltfläche. Alle künftig für den betreffenden Klienten aus dem weboffice.sozial heraus erstellten Rechnungen werden nun an den von Ihnen ausgewählten direkten Kostenträger adressiert.

Wenn die gewünschte Adresse nicht in der Liste angezeigt wird, muss sie zunächst im weboffice-Adresspool neu angelegt werden. Dazu verlassen Sie den Dialog mit Abbrechen, wählen im Hauptmenü den Eintrag Allgemein > Stammdaten, und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Adressen. Hier legen Sie die benötigte Adresse neu an. 

Der Adresspool des weboffice.sozial steht allen Nutzern zur Verfügung. Wenn Sie eine neue Adresse eintragen, machen Sie diese automatisch für alle Nutzer verfügbar. Umgekehrt können Sie alle Adresseinträge nutzen, die von anderen weboffice-Nutzern - ggf. auch in anderen Einrichtungen Ihres Trägers - angelegt wurden.

Wenn Sie in der Neuanlage von Adressen noch nicht geübt sind, hier - vorschlagsweise - eine Beschreibung des Vorgehens: Suchen Sie nach allen Adressen mit der Kategorie "Kostenträger" und schauen Sie diese Liste durch. 

Wenn Sie eine Adresse finden, die der benötigten nahe kommt (z.B. derselbe Kostenträger, aber ein anderer Sachbearbeiter), dann markieren Sie diesen Adresseintrag in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Duplizieren. Damit wird diese Adresse als Duplikat neu angelegt und Sie gelangen unmittelbar zum Eingabedialog, wo Sie die Details der Adresse wie gewünscht ändern können. Vergessen Sie dabei auch das Feld Adressbezeichnung in Listen und Menüs nicht. Mit Klicken auf Fertig schließen Sie die Bearbeitung des neuen Adresseintrags ab. 

Sollten Sie - im Ausnahmefall - keine Adresse finden, die Sie sinnvoll als Kopiervorlage verwenden können, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und geben Sie dann alle Details Ihres neuen Adresseintrags ein. Auch bei dieser Vorgehensweise bitte das Feld Adressbezeichnung in Listen und Menüs nicht vergessen - wählen Sie diese Bezeichnung so, dass sie zur Systematik der übrigen Kostenträger-Adresseinträge passt. Nur so ist sichergestellt, dass Sie - und andere Benutzer des weboffice.sozial - Ihren neuen Adresseintrag in Auswahllisten problemlos wiederfinden. Speichern Sie den neuen Adresseintrag abschließend mit der Schaltfläche Fertig.

Nachdem Sie den neuen Adresseintrag angelegt haben, kehren Sie zur Klientendokumentation zurück und wählen Sie diese Adresse in den Abrechnungs-Einstellungen zum direkten Kostenträger aus, wie es oben beschrieben ist.