Betten-Belegungspläne werden sowohl in stationär betreuenden Einrichtungen benötigt, als auch bei der ordnungsrechtlichen Unterbringung. Räumlich sind diese Einrichtungen nach Wohnbereichen (z.B.: Stockwerken) oder nach Wohnobjekten aufgeteilt. Innerhalb dieser wird den Klienten eine Wohnung oder ein Zimmer zugewiesen. Bei der Unterbringung zur Gefahrenabwehr sind auch mehrere Bettplätze pro Zimmer üblich.
Mit dem Programmbereich Betten-Belegungsplan wird im weboffice.sozial die Unterbringung der Klienten dokumentiert. Dies war schon immer ein Leistungsmerkmal der Software. In den Dienstzimmern der Einrichtungen werden die jeweils aktuellen Belegungspläne ausgehängt. Sie dienen dort z.B. der Orientierung der Nachtdienst-Mitarbeiter.
Wir haben den Dialog zur Erstellung und fortlaufenden Bearbeitung des Bettenbelegungsplans komplett neu programmiert, denn er war etwas "in die Jahre gekommen". Die neue Dialogführung entspricht jetzt in Layout und Bedienung den Standards, die Sie aus diversen anderen Dialogen im weboffice.sozial kennen.
Sie finden den Belegungsplan wie bisher im Hauptmenü unter "Allgemein":
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich der neue Dialogbereich Betten-Belegungsplan wie in folgendem Beispiel:
Hier noch einmal derselbe Screenshot, versehen mit Nummern für die nachfolgenden Erläuterungen:
(1)
Hier wechseln Sie zwischen den verschiedenen Wohnbereichen. Unser Tipp: wählen Sie den ersten Listen-Eintrag "[alle Wohnbereiche]", wenn Sie eine Komplett-Übersicht vorziehen, in der alle Wohnbereiche gemeinsam gesichtet und bearbeitet werden können:
(2)
Für jeden Wohnbereich können Sie – wie bisher – einen zuständigen Betreuer eintragen. Dazu klicken Sie in der betreffenden Zeile auf das Bleistift-Symbol. Dann öffnet sich ein Dialog wie in folgendem Beispiel:
Wählen Sie den zuständigen Mitarbeiter in der Liste aus und bestätigen Sie die Auswahl anschließend mit der Häkchen-Schaltfläche (siehe roter Pfeil im Screenshot). Wollen Sie die Eingabe ohne Speicherung verlassen, klicken Sie stattdessen auf die Kreuzchen-Schaltfläche daneben.
(3)
Für die Eintragungen zu einzelnen Zimmern oder Bettplätzen gehen Sie genauso vor: Bleistift-Schaltfläche klicken, Listenauswahl vornehmen, ggf. einen Hinweis oder "reserviert für …" eintragen und die Änderungen mit der Häkchen-Schaltfläche speichern (oder mit der Kreuzchen-Schaltfläche verwerfen). Hier ein Beispiel:
Wichtiger Hinweis: wenn Sie ein Zimmer bzw. einen Bettplatz editieren, werden Ihnen in der Auswahlliste immer genau die Klienten angeboten, die aktuell keinem Bettplatz zugeordnet sind. Wenn also z.B. ein Klient umzieht, tragen Sie ihn zunächst beim alten Bettplatz aus und rufen dann beim neuen Bettplatz die Editierung auf. Der betreffende Klient wird dann automatisch in der Auswahlliste angezeigt und Sie können die neue Zuordnung vornehmen.
(4)
Wenn ein Bettplatz bzw. ein Zimmer einem Klienten zugewiesen wurde, können Sie mit Klicken auf die Info-Schaltfläche Informationen wie in folgendem Beispiel anzeigen lassen:
(5)
Das weboffice passt auf, dass Sie nicht ein Zimmer und dessen Bettplätze parallel vergeben, denn das würde keinen Sinn machen: Entweder tragen Sie einen Klienten für das ganze Zimmer ein, oder Sie ordnen die einzelnen Bettplätze mehreren Klienten zu – aber nicht beides gleichzeitig.
Bei (5) ist beispielsweise ein Klient einem kompletten Zimmer zugeordnet – entsprechend sehen Sie keine Bleistift-Schaltflächen bei den einzelnen Bettplätzen. Und andersherum. Möchten Sie die Belegungsart im konkreten Fall ändern, dann müssten Sie immer zuerst den/die betroffenen Klienten austragen. Ist dies erfolgt, werden sowohl beim Zimmer selbst, als auch bei den Bettplätzen Bleistift-Schaltflächen angezeigt und Sie können zu der neuen Belegungsart (Zimmer komplett <=> einzelne Bettplätze) überwechseln.
(6)
Mit Klicken auf die Status-Info in der Menüleiste erhalten Sie eine Übersicht zur Gesamtbelegung der Einrichtung mit Klienten ggf. verschiedener Hilfearten sowie eine statistische Übersicht über die Verteilung der betreuerischen Zuständigkeit:
In dem Fall, dass es nicht zugeordnete Klienten gibt, wird die info-Schaltfläche vom weboffice.sozial mit einem orangen Warnsymbol versehen ...
... und Sie werden in der Status-Info vorneweg über die nicht zugeordneten Klienten informiert:
(7)
Mit Klicken auf die Report-Schaltfläche geben Sie die aktuelle Fassung des Betten-Belegungsplan als Excel-Tabelle aus:
Am Ende Ihrer Sichtung und Bearbeitung verlassen Sie den Dialog mit der Fertig-Schaltfläche.
Sollte es beim Verlassen noch mindestens einen nicht zugeordneten Klienten geben, dann werden Sie darauf hingewiesen, Sie können den Dialog aber dennoch beenden:
