Textvorlagen mit Vorschaufunktion

Wir haben den Arbeitsbereich Textvorlagen in der Klientendokumentation optisch neu gestaltet. Außerdem haben wir eine Vorschau-Funktion eingebaut. Wenn Sie sich für eine Textvorlage interessieren, aber nicht genau wissen, ob sie für den vorliegenden Fall nutzbar ist, können Sie sich jetzt mit einem Klick eine Vorschau anzeigen lassen.

Textvorlagen stehen Ihnen bei den gängigen Hilfearten in großer Zahl zur Verfügung. Der entsprechenden Arbeitsbereich findet sich in der Klientendokumentation:

(Klicken Sie auf einen Screenshot, um ihn in voller Größe anzuzeigen!)

Bei ambulanten §53-Betreuungen können Sie z.B. aus 27 Textvorlagen wählen, bei überörtlichen §67-Betreuungen sind es derzeit 40, bei stationären §67-Betreuungen haben Sie sogar 62 Textvorlagen zur Auswahl:

Hinweis: Es ist generell besser, wenn Sie mit den standardisierten Textvorlagen Ihres Trägers arbeiten, statt alte Word-Dokumente - möglicherweise sogar für andere Klienten - aus dem Archiv zu holen und für Ihren aktuellen Zweck zu überarbeiten. Die Nutzung standardisierter Textvorlagen sichert sowohl den Qualitätsstandard, als auch die Rechtssicherheit Ihrer Korrespondenz!

Neu ist die Vorschaufunktion: wählen Sie dazu mit Mausklick eine Textvorlage aus, für die Sie sich interessieren, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Vorschau":

Sie sehen dann das gewählte Dokument in einem Vorschaufenster. Es ist mit Beispieldaten ausgefüllt. Bei den grau hinterlegten Passagen handelt es sich um Textfelder, die vom weboffice.sozial soweit möglich automatisch vorausgefüllt werden. Wenn dem weboffice die betreffenden - speziellen - Daten nicht zur Verfügung stehen, erhalten Sie stattdessen einen Hinweis, welche Daten an dieser Stelle einzutragen sind:

Wenn Sie sich eine Textvorlage unter Word ausgeben lassen wollen, müssen Sie ggf. im ersten Schritt eine Korrespondenz-Adresse auswählen (siehe Beispiel im vorstehenden Screenshot). Diese Adressauswahl ist meist mit einem Klick erledigt, da die 50 in Ihrer eigenen Einrichtung am häufigsten genutzten Adressen als Favoritenliste angezeigt werden. Nur selten dürfte es erforderlich sein, einen anderen Adresseintrag im großen Gesamt-Pool Ihres Trägers zu suchen. Auch dieses ist aber schnell zu erledigen.

Wenn Sie die Textvorlage heruntergeladen haben, wird sie automatisch in Word geöffnet. Sie tragen dann ggf. noch benötigte Feldinhalte ein, bei Bedarf können Sie aber den vorgegebenen Text auch insgesamt nach Belieben ändern oder z.B. nicht benötigte Passagen löschen: Die heruntergeladene Textvorlage ist ein ganz normaler Wordtext mit eingebauten Feldfunktionen.

Hier noch eine Bitte: Wenn Sie redaktionelle Änderungen für eine Textvorlage wünschen - sei es, damit Sie diese in Ihrer Einrichtung besser nutzen können, oder sei es, weil die Vorlage für alle Einrichtungen Ihres Trägers aktualisiert werden sollte - dann teilen Sie dies doch bitte der weboffice.sozial Hotline mit. Wir stehen Ihnen gern zur Verfügung! Ausdrücklich: wir können Textvorlagen bei besonderem Bedarf auch für Ihre Einrichtung anpassen - in den übrigen Einrichtungen erscheint diese Vorlage dann nicht in der Liste!

Zwar mag es für den Augenblick aufwändiger sein, als wenn Sie den individuellen Word-Text nachbearbeiten, aber schon ab der nächsten Nutzung haben Sie selbst und alle Ihre KollegInnen einen dauerhaften Vorteil, wenn die Textvorlage selbst überarbeitet wurde!