Aus diesem Grund ist es wichtig, dass im weboffice.sozial der Rechnungsempfänger korrekt eingetragen ist. Standardmäßig adressiert das weboffice Rechnungen an den Kostenträger gemäß Leistungsvereinbarung. Diese Kostenträger-Anschrift ist für Ihre Einrichtung fest hinterlegt.
In den Fällen, wo es einen hiervon abweichenden direkten Kostenträger gibt, muss dieser in der Klientendokumentation eingetragen werden! Das gilt einheitlich für alle Betreuungsarten, also stationäre, teilstationäre und ambulante §53er und §67er-Betreuungen.
Um den direkten Kostenträger einzutragen, wählen Sie den betreffenden Klienten aus und klicken Sie im Arbeitsbereiche-Menü auf Einstellungen für die Abrechnung:
Der daraufhin angezeigte Dialog unterscheidet sich je nach der Hilfeart. In jedem Fall aber wird die Möglichkeit angeboten, einen direkten Kostenträger zu hinterlegen - siehe roter Pfeil im folgenden Screenshot:
Wenn Sie die Liste aufklappen, sehen Sie alle Einträge, die es im weboffice.sozial Adresspool zur Kategorie "Kostenträger" gibt. Ist die gewünschte Adresse dabei, wählen Sie diesen Listeneintrag aus. Das weboffice zeigt Ihnen daraufhin die vollständige Adresse an, wie sie künftig beim Rechnungsversand verwendet wird:
Ggf. können Sie noch Bemerkungen hinzufügen, die sich auf den direkten Kostenträger in diesem Hilfeverhältnis beziehen. Diese Bemerkungen erscheinen (natürlich) nicht auf Rechnungen, sondern sind nur in der Klientendokumentation selbst einsehbar.
Abschließend verlassen Sie den Dialog "Einstellungen für die Abrechnung" mit der Fertig-Schaltfläche. Alle künftig für den betreffenden Klienten aus dem weboffice.sozial heraus erstellten Rechnungen werden nun an den von Ihnen ausgewählten direkten Kostenträger adressiert.
Wenn die gewünschte Adresse nicht in der Liste angezeigt wird, muss sie zunächst im weboffice-Adresspool neu angelegt werden. Dazu verlassen Sie den Dialog mit Abbrechen, wählen im Hauptmenü den Eintrag Allgemein > Stammdaten, und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Adressen. Hier legen Sie die benötigte Adresse neu an.
Der Adresspool des weboffice.sozial steht allen Nutzern zur Verfügung. Wenn Sie eine neue Adresse eintragen, machen Sie diese automatisch für alle Nutzer verfügbar. Umgekehrt können Sie alle Adresseinträge nutzen, die von anderen weboffice-Nutzern - ggf. auch in anderen Einrichtungen Ihres Trägers - angelegt wurden.
Wenn Sie in der Neuanlage von Adressen noch nicht geübt sind, hier - vorschlagsweise - eine Beschreibung des Vorgehens: Suchen Sie nach allen Adressen mit der Kategorie "Kostenträger" und schauen Sie diese Liste durch.
Wenn Sie eine Adresse finden, die der benötigten nahe kommt (z.B. derselbe Kostenträger, aber ein anderer Sachbearbeiter), dann markieren Sie diesen Adresseintrag in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Duplizieren. Damit wird diese Adresse als Duplikat neu angelegt und Sie gelangen unmittelbar zum Eingabedialog, wo Sie die Details der Adresse wie gewünscht ändern können. Vergessen Sie dabei auch das Feld Adressbezeichnung in Listen und Menüs nicht. Mit Klicken auf Fertig schließen Sie die Bearbeitung des neuen Adresseintrags ab.
Sollten Sie - im Ausnahmefall - keine Adresse finden, die Sie sinnvoll als Kopiervorlage verwenden können, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und geben Sie dann alle Details Ihres neuen Adresseintrags ein. Auch bei dieser Vorgehensweise bitte das Feld Adressbezeichnung in Listen und Menüs nicht vergessen - wählen Sie diese Bezeichnung so, dass sie zur Systematik der übrigen Kostenträger-Adresseinträge passt. Nur so ist sichergestellt, dass Sie - und andere Benutzer des weboffice.sozial - Ihren neuen Adresseintrag in Auswahllisten problemlos wiederfinden. Speichern Sie den neuen Adresseintrag abschließend mit der Schaltfläche Fertig.
Nachdem Sie den neuen Adresseintrag angelegt haben, kehren Sie zur Klientendokumentation zurück und wählen Sie diese Adresse in den Abrechnungs-Einstellungen zum direkten Kostenträger aus, wie es oben beschrieben ist.
