Aktennotizen dokumentieren

Bei ambulanten Betreuungen war die Verlaufsdokumentation bisher auf Einträge von (abrechenbaren) Tätigkeiten beschränkt. Wir haben das jetzt auf die Dokumentation von Aktennotizen erweitert, die Sie für Ihre Klientendokumentation benötigen, die aber nicht auf Leistungsnachweisen erscheinen sollen.

Im Eingabedialog für Tätigkeiten gibt es ein neues Häkchen-Feld Notiz. Wenn Sie darauf klicken, wird die Überschrift umbenannt von Tätigkeit zu Aktennotiz, es erscheint ein entsprechender Hinweistext, und zugleich verschwinden die Eingabefelder für die Zeitdauer einer Betreuungstätigkeit:

Wenn Sie das Häkchen im Feld "Notiz" wegnehmen, sehen Sie wieder den normalen Eingabedialog für Tätigkeiten. Sie können zwischen Tätigkeit und Aktennotiz beliebig hin- und herwechseln, ohne dass ggf. bereits eingegebene Daten verloren gehen.

Wenn Sie eine Aktennotiz eingeben, sind die Felder für Art der Betreuung und Betreuungsinhalt optional. Sie müssen (im Unterschied zu Tätigkeiten) nicht ausgefüllt werden. Sie haben aber den Vorteil einer klaren Zuordnung, wenn Sie hier etwas auswählen: die Reportausgabe der Klientendokumentation können Sie optional auf einen bestimmten Betreuungsinhalt einschränken. Wenn Sie Ihre Aktennotizen entsprechend zuordnen, erscheinen sie mit auf dem entsprechenden Report. Um Missverständnissen vorzubeugen: bei einem Gesamt-Report der Klientendokumentation über alle Betreuungsinhalte hinweg sind Ihre Aktennotizen natürlich in jedem Fall dabei, unabhängig davon, ob Sie einem Betreuungsinhalt zugeordnet sind.

Ein Eintrag unter Dokumentation ist bei Aktennotizen Pflicht - denn dies ist ja die eigentliche Information, die Notiz, die Sie hier dokumentieren:

Aktennotizen erscheinen gemeinsam mit Tätigkeiten in der Auflistung. Sie sind sofort daran zu erkennen, dass in der Spalte Dauer der Begriff "Notiz" eingetragen ist:

Wie bei allen übrigen Einträgen auch, können Sie den Inhalt der Dokumentation mit einem Klick auf "ja" in der Spalte Doku direkt einsehen:

Nochmals zur Erinnerung: Aktennotizen sind Teil Ihrer Klientendokumentation, sie erscheinen aber nicht auf Leistungsnachweisen (für Kostenträger, intern...).

Aktennotizen haben wir für die Verlaufsdokumentation in allen ambulanten Betreuungsverhältnissen eingerichtet, einschließlich der Örtlichen Beratung ohne Grundanerkenntnis und der Dokumentation von Hilfen ohne Anerkenntnis:

• §53 ambulant
• §53 niederschwellig / Wohntraining
• §67 örtlich
• §67 überörtlich
• §67 nachgehend
• örtliche Beratung ohne GA
• Hilfen ohne Anerkenntnis 

Im Basisangebot, bei stationärer bzw. teilstationärer Betreuung und der ordnungsrechtlichen Unterbringung (Gefa) konnten Sie bisher schon nach Belieben Notizen hinterlegen, da die Einträge bei Kontakten, Betreuungsmaßnahmen und dem Tagesprotokoll keinen abrechnungsrelevanten Charakter haben.

Rechtschreibprüfung im WebOffice

Wir wurden schon einige Male gefragt, wie man für Eingaben im weboffice.sozial eine Rechtschreibprüfung durchführen kann. Dies ist keine spezielle Funktion des WebOffice, sondern es muss für den benutzten Internet-Browser insgesamt eingerichtet werden - ab dann steht die Rechtschreibprüfung auch im weboffice.sozial zur Verfügung. 

Nachfolgend wird die Einrichtung der Rechtschreibprüfung für den Firefox erklärt. Haben Sie bitte keine Scheu - es sind nur wenige Schritte erforderlich, die hier genau erklärt und mit Screenshots gezeigt werden.

Erster Schritt:
Installation der Rechtschreibprüfung im Firefox

Starten Sie das Firefox-Programm auf Ihrem Computer. Sie müssen zu diesem Zeitpunkt noch nicht das weboffice.sozial aufrufen - das kommt erst im dritten Schritt.

Klicken Sie ganz links oben auf die orange Firefox-Schaltfläche und rufen Sie den Menüpunkt "Add-ons" auf:

Daraufhin öffnet sich der Add-ons-Manager. Rufen Sie dort den Abschnitt "Wörterbücher" auf und vergewissern Sie sich, dass dort kein Wörterbuch eingetragen ist:

Hinweis: falls Sie hier schon ein deutsches Wörterbuch vorfinden, können Sie gleich mit dem zweiten Schritt "Rechtschreibprüfung aktivieren" weitermachen.

Klicken Sie nun auf den Abschnitt "Add-ons suchen":

Kümmern Sie sich nicht um den Werbevorschlag, der dort eingeblendet wird, sondern klicken Sie ganz rechts oben in das Feld für den Suchbegriff, und tragen Sie dort den Begriff "wörterbuch" ein:

Starten Sie die Suche mit der Eingabetaste oder mit Klicken auf das Lupen-Symbol:

Ihnen wird daraufhin eine Liste von Wörterbüchern zur Auswahl angeboten. Gleich der erste Eintrag lautet: "Deutsches Wörterbuch" in der jeweils aktuellen Version. Klicken Sie bei diesem Eintrag auf die kleine Schaltfläche "Installieren":

Hinweis: sollte der Listeneintrag "Deutsches Wörterbuch ..." nicht angeboten werden, dann können Sie stattdessen auch den Eintrag "Wörterbuch Deutsch (de_DE), neu ..." zur Installation auswählen.

Es dauert wenige Sekunden, danach sehen Sie statt der Schaltfläche "Installieren" zwei andere Schaltflächen (auf die Sie bitte NICHT klicken):

Damit ist die Installation des deutschen Wörterbuchs abgeschlossen. Schließen Sie den Add-ons-Manger mit der "Kreuz-Schaltfläche":

Zweiter Schritt:
Rechtschreibprüfung aktivieren

Klicken Sie wieder ganz links oben auf die orange Firefox-Schaltfläche und rufen Sie jetzt den Menüpunkt "Einstellungen" auf:

Es öffnet sich das Fenster, in dem Sie verschiedene Firefox-Einstellungen vornehmen können. Klicken Sie auf den am weitesten rechts stehenden Reiter "Erweitert". Sie sehen dann im Abschnitt "Browsing" einen Eintrag "Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen":

Setzen Sie hier einen Haken und schließen Sie das "Einstellungen"-Fenster dann mit der OK-Schaltfläche:

Damit ist die Rechtschreibprüfung im Firefox aktiviert. Sie wird nun automatisch während Ihrer Eingabe in allen mehrzeiligen Feldern ausgeführt. Die Einschränkung auf "nur mehrzeilige Felder" lässt sich nicht ändern und ist in der Praxis auch durchaus sinnvoll.

Dritter Schritt:
Testen der Rechtschreibprüfung im weboffice.sozial

Rufen Sie nun das WebOffice auf, loggen Sie sich ein und geben Sie z.B. eine Klientendokumentation ein. Wenn Ihre Installation erfolgreich war, sehen Sie nun während des Tippens feine rote "Schlangenlinien" unter allen Wörtern, die laut Rechtschreibprüfung fehlerhaft geschrieben sind:

Rechtschreibprüfung nur bei Bedarf

Wenn Sie die Rechtschreibprüfung nur fallweise benötigen und während des Tippens als störend empfinden, dann entfernen Sie das Häkchen unter "Rechtschreibung während der Eingabe prüfen" gemäß Schritt 2. 

Mit dieser Einstellung können Sie die Rechtschreibprüfung bei Bedarf aufrufen, indem Sie, während der Schreibcursor in einem mehrzeiligen Eingabefeld steht, die rechte Maustaste klicken und in dem erscheinenden Kontextmenü den Eintrag "Rechtschreibung prüfen" anklicken:

Quartalsabrechnung für örtliche Betreuungen

Den Report "Quartalsabrechnung" finden Sie im weboffice.sozial Programmbereich Allgemein > Auswertungen:

Sie nutzen diesen Report für die örtlich abgerechneten Betreuungen Ihrer Einrichtung:

• §53 ambulant
• §67 örtlich ambulant
• §67 niederschwellig

Die gewünschte Hilfeart wählen Sie im Auswahldialog des Reports aus:

Der Bericht listet alle Klienten alphabetisch auf, die während des Quartals ganz oder zeitweise in Ihrer Einrichtung betreut wurden. 

Die weboffice.sozial Quartalsabrechnung ist ein kompimiertes Reportformat, das sämtliche abrechnungsrelevanten Daten enthält, die für die Rechungserstellung benötigt werden. Klicken Sie auf das nachfolgende Reportbeispiel, um eine vergrößerte Ansicht zu erhalten:

In dem Report wird automatisch alles berücksichtigt, was sich im Verlauf des Quartals ereignet hat:

• Änderungen der bewilligten Betreuungsstunden
• Beginn eines Betreuungsverhältnisses
• Ende der Betreuung durch Auslaufen der Bewilligung
• Betreuungsende durch Abbruch
• Stundenvorträge auf Grund von Ausgleichszeiträumen,
  die länger als das Abrechnungsquartal sind
• Abwesenheitszeiten des Klienten

Für Sie und für die Buchhaltung besteht ein weiterer, wesentlicher Vorteil des Reports darin, dass er eine vollständige Übersicht über alle Klienten bietet, mit denen im Verlauf des Quartals eine abrechenbare Betreuung bestand - es kann also kein ggf. schon vor Monaten beendetes Hilfeverhältnis versehentlich vergessen werden.

Wichtig: Fügen Sie die ausgedruckte Quartalsabrechnung Ihren sonstigen Abrechnungsunterlagen (d.h. vor allem: den Leistungsnachweisen) bei, wenn Sie diese an die Buchhaltung übermitteln!

Neu gestaltete Report-Menüs

Wussten Sie, dass es mehr als vierzig unterschiedliche Excel-Reportformate im  weboffice.sozial gibt? Jedem Report ist ein Auswahldialog vorgeschaltet, und diese Dialoge haben wir jetzt überarbeitet. Die Optik ist klarer geworden, die verschiedenen Einstellmöglichkeiten sind mit Querstrichen voneinander abgesetzt. Hier als Beispiel der Auswahldialog für den Report "Klientendokumentation":

Apropos Klientendokumentation: kennen Sie schon den neuen Filter nach Betreuungsinhalten? Sie können vorgeben, ob Sie die Dokumentation für den gewünschten Zeitraum vollständig ausgeben möchten, oder gefiltert nach bestimmten Betreuungsinhalten:

Die neu gestalteten Auswahldialoge gibt es natürlich auch bei den klientenübergreifenden Reports im  weboffice.sozial Bereich "Allgemein > Auswertungen". Bei der monatlichen Übersicht zu den Hilfeverhältnissen in Ihrer Einrichtung sieht das wie folgt aus:

Dass Sie diesen Report auch auf bestimmte Betreuungsarten einschränken können, wussten Sie bestimmt schon:

Neu ist dagegen die Möglichkeit, dass Sie für Klienten des Basisangebots vorgeben können, nur Klienten mit mindestens einem Kontakt im Auswertungsmonat auf der Liste erscheinen zu lassen:

Durch Ihre Vorschläge aus Nutzersicht konnten wir das weboffice.sozial besonders im Bereich der Excel-Reports erheblich verbessern. Daher unsere Bitte auch weiterhin an Sie: wenn Sie einen Verbesserungsvorschlag haben, teilen Sie ihn uns bitte mit! Am einfachsten geht das direkt aus dem weboffice über die E-Mail Funktion:

 


 

Hilfeplan-Dokumente: Informationen zum Stundenumfang

Die Beantragung einer Betreuung beim kommunalen Kostenträger (§53 ambulant und §67 örtlich ambulant) wird für Sie erleichtert: wir haben die Formulare so erweitert, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Ein gesondertes Anschreiben ist künftig nicht mehr nötig!

Anspruchsbegründender Bericht

Im Vorspann auf Seite 1 gibt es jetzt eine Textpassage zum beantragten Stundenumfang. Klicken Sie auf den Text "Hier Stundenzahl eintragen!" und geben Sie dann mit der Tastatur direkt die Stundenzahl ein, z.B. "3".
 

Anschließend klicken Sie auf den Text "Woche/Monat" und geben entweder "Woche" oder "Monat" ein. In unserem Beispiel sieht der Text zum Stundenumfang dann wie folgt aus:

Hilfeplan

Beim Hilfeplan findet sich die gleiche Textpassage, hier auf Seite 2 oben:
 

Fortschreibungen des Hilfeplans

Fortschreibungen enthalten bei kommunal abgerechneten Hilfeverhältnissen die gleiche Textpassage zum beantragten Stundenumfang wie der Hilfeplan selbst (Seite 2 oben).
Außerdem wird bei Fortschreibungen an zentraler Stelle auf Seite 1 automatisch der zuletzt bewilligte Stundenumfang eingetragen:
 

Abschlussbericht

Der zuletzt bewilligte Stundenumfang wird beim Abschlussbericht an der gleichen Stelle automatisch eingetragen wie bei Fortschreibungen (siehe vorstehender Screenshot).



Mit diesen Zusatzinformationen sollte bei allen Hilfeplanstufen das Beifügen eines separaten Anschreibens überflüssig werden.

Posterreichbarkeit im Basisangebot

In der Klientendokumentation des Basisangebots gibt es einen neuen Arbeitsbereich "Wichtige aktuelle Angaben":

 

Dort können Sie Telefon und Handy-Nr. des Klienten hinterlegen, und auch eine ggf. vereinbarte Posterreichbarkeitsadresse dokumentieren:

Wenn für den Klienten eine unbefristete Posterreichbarkeit über die Einrichtung eingerichtet worden ist, müssen Sie nur die "ja"-Kuller klicken und können den Dialog dann wieder verlassen.

Alternativ können Sie bei Befristung ein Ab-Datum und/oder ein Bis-Datum eingeben und  Bemerkungen hinzufügen.

In der Klientenauswahl werden Ihnen alle eingerichteten Posterreichbarkeiten angezeigt:

Wenn Sie "alle Klienten des Basisangebots" als Suchfilter einstellen, sehen Sie in der Liste alle Klienten mit Posterreichbarkeitsadresse. Dabei werden Befristungen natürlich berücksichtigt: nur wenn die Posterreichbarkeit für das aktuelle Tagesdatum gültig ist, sehen Sie den Hinweis in der Klientenauswahl.

Archiv für abgeschlossene Hilfeverhältnisse

Viele Hotline-Anfragen beziehen sich auf den Umgang mit dem Archiv. Typische Fragen sind, wo man die Dokumentation beendeter Hilfeverhältnisse findet, wie man eine ggf. falsch eingetragene Beendigung wieder aufhebt, und welche Bearbeitungsmöglichkeiten man in beendeten archivierten Hilfeverhältnissen hat.

Hier kurz zusammengefasst alles, was zum Umgang mit dem Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse im weboffice.sozial wissenswert ist.

• Sie beenden ein Hilfeverhältnis, indem Sie im Arbeitsbereich "Aufnahme / Beendigung" ein Ende-Datum eingeben. Je nach Hilfeart kann die Beschriftung etwas unterschiedlich sein, z.B. lautet sie beim Basisangebot "Erstkontakt / Beendigung". Das Symbolbild (Icon) für diesen Arbeitsbereich ist aber immer dasselbe:
   

• Ein beendetes Hilfeverhältnis wird vom weboffice.sozial immer automatisch archiviert, es wird in keinem Fall gelöscht!
   
• Sie suchen ein beendetes Hilfeverhältnis im Archiv auf, indem Sie den Klienten auswählen und dann im Hauptmenü auf "Hilfeauswahl" klicken:
   

• Wenn Sie einen Klienten auswählen, für den in Ihrer Einrichtung kein aktuelles Hilfeverhältnis besteht, dann wird Ihnen das Archiv außerdem als Schaltfläche angeboten: 
   

• Wenn es zu diesem Klienten kein abgeschlossenes Hilfeverhältnis gibt, wenn also das Archiv leer ist, dann wird Ihnen das entsprechend mitgeteilt:

• Wenn Sie ein abgeschlossenes Hilfeverhältnis im Archiv aufrufen, können Sie dort ohne Einschränkungen arbeiten, d.h. Ihre Dokumentation so weit erforderlich ändern oder ergänzen - genauso wie in Ihren aktuellen Hilfeverhältnissen. In der Hier-bin-ich-Pfadleiste werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie im Archiv arbeiten:

• Um eine falsch eingetragene Beendigung aufzuheben, rufen Sie in dem archivierten Hilfeverhältnis den Arbeitsbereich "Aufnahme / Beendigung" auf und löschen dort das Ende-Datum. Nachdem Sie eine Sicherheits-Rückfrage bestätigt haben, wird das Hilfeverhältnis aus dem Archiv zurückgeholt und ab sofort wieder als aktuelles, offenes Hilfeverhältnis geführt.

Wenn Sie diese Hinweise beachten, dürfte Ihnen der Umgang mit archivierten Hilfeverhältnissen im weboffice.sozial keinerlei Schwierigkeiten bereiten.

Betreuungsantrag im Basisangebot dokumentieren

Bei Klienten des Basisangebots können Sie im weboffice.sozial ab sofort Betreuungsanträge dokumentieren:

Mit Klicken auf diese neue Schaltfläche gelangen Sie zu einem Dialog für die Auswahl des Antragsdatums und der Rechtsgrundlage:

 
Wenn Sie auf "Betreuungsantrag starten" geklickt haben, gelangen Sie - nach einer Sicherheitsrückfrage - automatisch zurück ins Arbeitsbereiche-Menü. In der Hier-bin-ich-Pfadleiste wird nun auf den aktuellen Betreuungsantrag verwiesen:

Im Arbeitsbereiche-Menü sind weitere Schaltflächen hinzugekommen - sie sind im folgenden Screenshot rot umrandet:

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie mit diesen neuen Arbeitsbereichen Ihre Dokumentation während des Antragsverfahrens fortsetzen:

Dokumentation während des Antragsverfahrens

Beim Arbeitsbereich "Kontakte" findet sich eine zeitliche Beschränkung. Vier weitere, neu hinzugekommene Arbeitsbereiche unterstützen Ihre Dokumentation in dem Zeitraum zwischen Antragstellung und Bescheid:

Neue Kontakte können nur noch bis zum Vortag
der Antragstellung eingegeben werden.

Beginnend mit dem Tag der Antragstellung können Sie ab sofort betreuende Tätigkeiten dokumentieren.

Wenn Sie hier den beantragten Zeitraum und die Stundenzahl eintragen, sehen Sie den aktuellen Stundensaldo in der Verlaufsdokumentation.

Schon im Vorfeld der Betreuung können Sie klienten-bezogene Angaben erfassen und ein Klientendeckblatt für Ihre Unterlagen erstellen.

Den Anspruchsbegründenden Bericht für Ihren Betreuungsantrag können Sie im weboffice.sozial erstellen

Ablehnung des Betreuungsantrags

Sollte Ihr Betreuungsantrag eine endgültige Ablehnung erfahren, können Sie mit dieser Schaltfläche...

... zum ganz normalen Basisangebot zurückkehren. Wenn Sie hier klicken, gelangen Sie zu einem Dialog mit Erläuterungen:

Wenn Sie auf "Antrag löschen" klicken und eine nachgeschaltete Sicherheitsrückfrage quittieren, passiert im Einzelnen folgendes:

• Zwischenzeitlich dokumentierte Tätigkeiten werden in Kontakte rückverwandelt;
• die Daten unter "Anerkennungsverfahren" werden gelöscht;
• eine ggf. im weboffice.sozial erfasste Anspruchsbegründung wird gelöscht;
• ggf. eingegebene Daten im Klientendeckblatt werden ebenfalls gelöscht.

Im Ergebnis haben Sie anschließend wieder ein ganz normales Basisangebot, die zwischenzeitliche Antragsphase ist nicht mehr erkennbar; lediglich die Betreuungstätigkeiten aus dieser Zeit finden sich als Kontakte wieder.

Bewilligung des Betreuungsantrags

Wenn Ihnen die Bewilligung für Ihren Betreuungsantrag vorliegt, klicken Sie dagegen auf diese Schaltfläche:

Das bringt Sie zum Dialog für die Eingabe des Bewilligungsbeginn und der bewilligten Hilfeart:

Außer der Datumseingabe des Bewilligungsbeginns können Sie hier also die Betreuungsform gemäß Bewilligungsbescheid auswählen. Dies muss ja nicht zwangsläufig die Rechtsgrundlage sein, nach der Sie Ihren Antrag gestellt hatten. 

Wenn Sie auf "Betreuung eröffnen" klicken und eine nachgeschaltete Sicherheitsrückfrage bestätigen, nimmt das weboffice.sozial automatisch folgende Schritte vor:

• Das neue Betreuungsverhältnis wird mit dem Datum des Bewilligungsbeginns gestartet;
• die dokumentierten Tätigkeiten werden dorthin übernommen;
• die Daten unter "Anerkennungsverfahren" werden übernommen;
• eine ggf. von Ihnen erstellte Anspruchsbegründung wird übernommen;
• das Klientendeckblatt mit allen hier erfassten Daten wird übernommen;
• das Basisangebot wird mit dem Vortag des Bewilligungsbeginns abgeschlossen
  und archiviert.

Im Ergebnis haben Sie anschließend ein reguläres Betreuungsverhältnis, in dem die Betreuungstätigkeiten und alle weiteren Informationen aus dem Zeit seit der Antragstellung dokumentiert sind.

Das Basisangebot wurde dagegen korrekt beendet und befindet sich im Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse.