NEU: Archiv-Assistent für den Zugang zu beendeten Hilfen

In der weboffice-Hotline haben wir bemerkt, dass es immer mal wieder Unklarheiten gibt, wo man ein archiviertes (= abgeschlossenes) Hilfeverhältnis findet, wie man dort ggf. noch fehlende Angaben nachtragen kann – oder auch, wie man ein archiviertes Hilfeverhältnis wieder aktiviert, weil z.B. ein Klient unerwartet wieder vorstellig geworden ist.

Wir haben deshalb für den Archivzugang eine verbesserte, assistenten-gesteuerte Nutzerführung eingerichtet, die jetzt im weboffice.sozial zur Verfügung steht.

Zunächst aber zu der immer mal wieder gehörten Frage: "Wo finde ich ein archiviertes Hilfeverhältnis?".

Das ist eigentlich ganz einfach. Sie müssen sich nur als Regel merken, dass die Klientenauswahl wirklich eine KLIENTEN-Auswahl ist, und Sie dort nicht etwa gezielt ein archiviertes Hilfeverhältnis auswählen können. Dieses passiert erst im zweiten Schritt.

Suchen Sie also zuerst den betreffenden Klienten. Wenn Sie nicht sicher sind, ob er aktuell ein Hilfeverhältnis hat oder nicht, dann nutzen Sie am besten den Suchbereich "aktive und historische Klienten":

Dort werden Sie den Klienten auf jeden Fall finden. Rufen Sie ihn auf, indem Sie wie immer auf den Namen klicken. Nun gibt es 2 Möglichkeiten:

1. Der Klient hat eine aktuelle Hilfe in Ihrer Einrichtung.
   Dann landen Sie bei Klicken auf den Namen immer in der Klientendokumentation zu der aktuellen Hilfe:
   
   
   
   

   
   

   Von dort gelangen Sie zum Archiv abgeschlossener, früherer Hilfen des Klienten über den Hauptmenü-Punkt Hilfeauswahl:
   
   

   
   

   
   

   Klicken Sie dort auf den Untermenü-Punkt Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse, um ins Archiv zu gelangen:

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   



2. Der Klient hat KEINE aktuelle Hilfe in Ihrer Einrichtung.
   Dann landen Sie, wenn Sie in der Klientenauswahl auf seinen Namen klicken, in einem Auswahlmenü wie folgt:
   
   
   
   
   

   Hinweis: die Schaltfläche "als Besucher registrieren" sehen Sie nur, wenn für Ihre Einrichtung eine Besucher-Registrierung vorgesehen ist.

Für Sie interessant ist die Schaltfläche Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse. (Hinweis: wenn sie fehlt, dann gibt es bei diesem Klienten keine archivierten Hilfeverhältnisse).

Mit Klicken auf diese Schaltfläche gelangen Sie ins Archiv:

Egal ob Sie über den Weg 1) oder 2) ins Archiv gelangt sind, haben wir dort den Zugang zu einzelnen archivierten Hilfeverhältnissen mit einem Assistenten versehen. Wenn Sie auf ein archiviertes Hilfeverhältnis klicken, sehen Sie jetzt folgendes Menü:

(1)

Die Option Sichten sollten Sie wählen, wenn diese Hilfe bereits final mit dem Kostenträger abgerechnet wurde. Das Hilfeverhältnis wird dann so geöffnet, dass Sie keine abrechnungsrelevanten Daten mehr verändern können. Sie können konkret im Bereich Anerkennungsverfahren keine Einträge ändern oder hinzufügen, und bei ambulanten Betreuungen ist der Arbeitsbereich Tätigkeiten für Änderungen und Neueinträge gesperrt. Bei der Hilfeart Tagesaufenthalt können Sie keine Aufenthalte mehr ändern oder ergänzen, und für Übernachtungen gilt dasselbe. 

Alles andere geht – Sie können also z.B. eine Telefonnr. ergänzen, das Klientendeckblatt ausdrucken, Textvorlagen abrufen etc. etc.

(2)
Bei der Option Bearbeiten haben Sie im Gegensatz zu (1) Vollzugriff auf alle Arbeitsbereiche des archivierten Hilfeverhältnisses. Hier sind Sie richtig, wenn Sie z.B. bei einem soeben beendeten Hilfeverhältnis noch schnell eine Tätigkeit eintragen wollen, oder wenn im Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren eine Detail-Information nachgetragen werden soll.

(3)
Die Option Aktivieren holt ein Hilfeverhältnis aus dem Archiv und macht es wieder zu einem aktuellen, aktiven Hilfeverhältnis des Klienten. Vorher werden Sie noch gefragt, ob das wirklich beabsichtigt ist:

Im Beispiel des Screenshots (Hilfe wurde vor 2 Jahren beendet) ist es wenig wahrscheinlich, dass Sie diese Hilfe wieder aktivieren wollen 😉. Stattdessen werden Sie natürlich ein neues Hilfeverhältnis starten.

Eine Aktivierung ist erforderlich, wenn ...

... eine Hilfe versehentlich beendet wurde;

... unerwartet ein Kostenträger-Bescheid geändert wurde und eine Bewilligung vorliegt;

... ein Klient wieder vorstellig wird und erklärt, seine Betreuung fortsetzen zu wollen;

... etc.

(4)
Die Option Zurück ist für den Fall vorgesehen, dass Sie sich verklickt haben und mit diesem archivierten Hilfeverhältnis gar nichts vorhaben.

Wir hoffen, dass diese kleine Anleitung zusammen mit dem neuen Assistenten dafür sorgen, dass Sie alle gut mit der gelegentlichen Arbeit im Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse zurechtkommen.