NEU: Tagesjournal

Bei stationären Einrichtungen bietet das weboffice.sozial jetzt ein Tagesjournal, also ein "Tagebuch" für die Dokumentation aller möglicher Vorkommnisse in Ihrer Einrichtung. Wenn in Ihrer Einrichtung bisher ein papiergebundenes Journal geführt wurde, dann wird dieses jetzt durch das weboffice-Tagesjournal abgelöst.

Es findet sich im Programmbereich "Allgemein":

Folgende Leistungsmerkmale des neuen Tagesjournals sind besonders wichtig:

• Sie können einen Eintrag einem (oder auch mehreren) Klienten zuordnen. Der Eintrag wird damit automatisch in die Verlaufsdokumentation des/der Klienten eingefügt.
   
• Das Tagesjournal dient für Mitteilungen - Sie können einen Eintrag an verschiedene Zielgruppen wie "Leitung", "Tagdienst", "Nachtdienst" etc. direkt aus dem Journal heraus versenden.
   
• Weiterhin dient das Journal der Weiterverfolgung und dem kollegialen Austausch: Sie können einen Marker setzen für "Weiterverfolgung erforderlich", und Sie bzw. Ihre Kollegen können einem vorhandenen Eintrag beliebig viele Kommentare hinzufügen - zum Beispiel, wenn eine Weiterverfolgung erledigt wurde.
   
• Sie können regelmäßig zu Besuch kommende Personen als Besucher registrieren und Vorkommnisse ggf. diesen Personen direkt zuordnen. Wenn ein Besucher später ein Hilfeverhältnis beginnt, gehen Einträge aus der vorangegangenen Zeit als Besucher automatisch in seine Verlaufsdokumentation ein.

Wenn Sie das Tagesjournal aufrufen, wird das Journalblatt zum aktuellen Tagesdatum geöffnet. Wenn noch kein Eintrag vorhanden ist, sieht das wie folgt aus:

Die Schaltfläche "Neuer Eintrag" fällt sofort ins Auge. Für die Bedienung des Journals sollten Sie außerdem noch folgendes wissen:

1. Mit dem Linkspfeil wechseln Sie zum Vortag.
    
2. Mit dem Rechtspfeil entsprechend zum Folgetag - hier deaktiviert, weil "heute" angezeigt wird und es kein Journal für künftige Tage gibt.
    
3. Mit der Kalenderschaltfläche wählen Sie ein gewünschtes Datum aus.
    
4. Wenn an einem anderen Arbeitsplatz parallel im Tagesjournal gearbeitet wird, können Sie mit dieser Schaltfläche die Ansicht aktualisieren.
   Hinweis: wenn Sie zum Journalblatt eines anderen Tages wechseln, wird automatisch der aktuelle Stand geladen, Sie müssen dann nicht noch extra aktualisieren!
    
5. Mit der "Ausgabe" Schaltfläche können Sie das aktuelle Journalblatt als Word-Dokument downloaden und ausdrucken.

Neuen Journaleintrag erstellen

Wenn Sie das Tagesjournal aufrufen, haben Sie immer die folgende Schaltfläche im Blick, mit der Sie einen neuen Journaleintrag erstellen können:

Der Eingabedialog ist in mehrere Abschnitte gegliedert. Sie werden nachfolgend erläutert:

1. Uhrzeit: die aktuelle Uhrzeit ist vorbelegt, Sie können aber eine andere Zeit eintragen. Wenn Sie das Journalblatt eines früheren Tages aufrufen und (im besonderen Fall) dort einen Eintrag vornehmen, ist "00:00" als Uhrzeit vorbelegt.
     
2. Eintrag: dies ist Ihr eigentlicher Journaleintrag. Sie können den Text beliebig kurz oder ausführlich verfassen und auch mit Absätzen, Anstrichen etc. versehen.
    
3. Status: wenn Sie das Häkchen setzen, erscheint ein oranges Ausrufungszeichen, das den Eintrag als "zur Weiterverfolgung" markiert.
     
4. besonderer Hinweis an*): Sie können bei Bedarf eine Zielgruppe auswählen, an die sich der Eintrag richtet. Diese Zielgruppe wird dann im Eintrag angezeigt. Sie können auch veranlassen, dass Ihr Journaleintrag automatisch an die gewünschte Zielgruppe als E-Mail übermittelt wird. Das passiert in dem Moment, wo Sie den Eintrag speichern.
      
5. Checkliste*): hier können Sie bestimmte "Checkpunkte" setzen. Einträge mit solchen "Flaggen" können später gemeinsam recherchiert werden.
     
6. Klienten: wenn sich der Journaleintrag auf bestimmte Klienten bezieht, sollten Sie diese hier auswählen. Der Eintrag wird dadurch in die Verlaufsdokumentation des/der betreffenden Klienten übertragen.
   Hinweis: zum Thema "Klienten" wird es einen eigenen NEWS blog Artikel geben.
      
7. Besucher: wenn Sie zuvor Personen als Besucher Ihrer Einrichtung registriert haben, können Sie diese hier auswählen und damit Ihren Eintrag einem (oder ggf. mehreren) Besuchern direkt zuordnen.Hinweis: es wird einen weiteren weboffice.sozial NEWS blog Artikel geben, indem erläutert wird, wie Sie Besucher dokumentieren, und welcher Nutzen sich daraus für Sie ergibt.
      
8. Wohnbereich: Sie können einen oder mehrere Wohnbereiche Ihrer Einrichtung aussuchen, auf die sich der Eintrag bezieht. Das kann für spätere gezielte Recherchen nützlich sein.
    
9. Öffentlicher Bereich*): hier gilt dasselbe wie für die Wohnbereiche.
     
10. Anzeigedauer: Normalerweise wird Ihr Journaleintrag an dem Tag angezeigt, an dem er erstellt wurde. An späteren Tagen ist er nicht mehr sichtbar, sondern der Benutzer müsste ggf. (mit Pfeil links oder der Datumsauswahl) bis zum Journalblatt des Tages zurücknavigieren, wo sich Ihr Eintrag befindet. Wenn Sie für Einträge mit besonderen Inhalten eine verlängerte - oder ggf. erst später beginnende - Anzeigedauer benötigen, können Sie das hier einstellen. Ihr Eintrag wird dann an allen Tagen, die Sie vorgeben, auf einer sogenannten "Pinnwand" angezeigt.

*) Erläuterung: Ob es diesen Abschnitt gibt, und welche Auswahlmöglichkeiten Sie dort haben, hängt von den individuellen Voreinstellungen Ihrer Einrichtung ab!

Mit der Schaltfläche "Speichern" schließen Sie Ihre Eingaben ab und kehren zur Journalblatt-Ansicht zurück. So könnte Ihr fertiger Eintrag aussehen:

Journaleintrag editieren / löschen

Sie können die von Ihnen erstellten Journaleinträge nachträglich editieren oder löschen. Dazu dienen diese beiden Schaltflächen, die Sie nur bei Einträgen sehen, deren Autor Sie sind:

Wenn Sie auf "Löschen" klicken, müssen Sie noch eine Sicherheitsrückfrage quittieren, bevor Ihr Eintrag tatsächlich gelöscht wird.

Journaleintrag kommentieren

Alle Benutzer des Tagesjournals sehen bei allen Einträgen das "Kommentieren"-Symbol - jeder darf also Einträge kommentieren, oder vorhandenen Kommentaren einen weiteren hinzufügen:

Der Eingabedialog für Kommentare besteht aus einigen der vom Journaleintrag her bekannten Abschnitte:

In unserem Beispiel würde der Eintrag von T. Müller mit dem angefügten Kommentar seines Kollegen S. Buchholz im Journalblatt wie folgt aussehen:

Das orange Ausrufungszeichen weist auf die - aus Sicht des Autor des Kommentars - notwendige Weiterverfolgung hin.

Hinweis: wenn es einen oder mehrere Kommentare zu einem Eintrag gibt, kann immer nur der jeweils letzte Beitrag editiert oder gelöscht werden. Die früheren Beiträge sind gesperrt, um eine in sich stimmige Dokumentation zu gewährleisten. Im vorstehenden Beispiel könnte also Herr Buchholz (nur er, als Autor) seinen Kommentar editieren oder löschen. Herr Müller kann seinen ursprünglichen Eintrag dagegen nicht mehr verändern.


Wir wünschen allen weboffice.sozial Benutzern in stationären Einrichtungen viel Spaß und gutes Gelingen für Ihre ersten Einträge im Tagesjournal!

IBAN-Umstellung ist erfolgt

Das weboffice.sozial wurde jetzt auf IBAN umgestellt. Die BIC wird im nationalen Zahlungsverkehr nicht benötigt.

Alle dokumentierten Kontonummern wurden in das IBAN-Format überführt. Sie können also nahtlos weiterarbeiten. Nachfolgend hierzu einige Beispiele:

Klientendaten

In allen Eingabedialogen, wo bisher die Kontonummer und BLZ abgefragt wurde, finden Sie stattdessen die IBAN:

Alle Druckformulare im pdf-Format sind entsprechend angepasst:

Klientendeckblätter und Aufnahmebögen, die Sie ausdrucken, enthalten ab sofort die IBAN.

Textvorlagen

In allen Text- und Korrespondenzvorlagen, die mit dem Briefkopf Ihrer Einrichtung ausgegeben werden, wird nun die IBAN statt der Kontonr./BLZ ausgegeben:

Abschließend ein Hinweis:
Wir garantieren, dass die Umstellung der Kontonr./BLZ Daten in das IBAN-Format korrekt vorgenommen wurde. Eventuell schon vorhandene Fehler bei der Kontonr. oder Bankleitzahl werden dabei aber nicht automatisch korrigiert. 
Wenn Sie die bei Klienten hinterlegten Bankdaten weitergeben oder für Überweisungen nutzen, sollten Sie sich rückversichern, dass die Angaben korrekt dokumentiert sind.