NEU: Tagesjournal

Bei stationären Einrichtungen bietet das weboffice.sozial jetzt ein Tagesjournal, also ein "Tagebuch" für die Dokumentation aller möglicher Vorkommnisse in Ihrer Einrichtung. Wenn in Ihrer Einrichtung bisher ein papiergebundenes Journal geführt wurde, dann wird dieses jetzt durch das weboffice-Tagesjournal abgelöst.

Es findet sich im Programmbereich "Allgemein":

Folgende Leistungsmerkmale des neuen Tagesjournals sind besonders wichtig:

• Sie können einen Eintrag einem (oder auch mehreren) Klienten zuordnen. Der Eintrag wird damit automatisch in die Verlaufsdokumentation des/der Klienten eingefügt.
   
• Das Tagesjournal dient für Mitteilungen - Sie können einen Eintrag an verschiedene Zielgruppen wie "Leitung", "Tagdienst", "Nachtdienst" etc. direkt aus dem Journal heraus versenden.
   
• Weiterhin dient das Journal der Weiterverfolgung und dem kollegialen Austausch: Sie können einen Marker setzen für "Weiterverfolgung erforderlich", und Sie bzw. Ihre Kollegen können einem vorhandenen Eintrag beliebig viele Kommentare hinzufügen - zum Beispiel, wenn eine Weiterverfolgung erledigt wurde.
   
• Sie können regelmäßig zu Besuch kommende Personen als Besucher registrieren und Vorkommnisse ggf. diesen Personen direkt zuordnen. Wenn ein Besucher später ein Hilfeverhältnis beginnt, gehen Einträge aus der vorangegangenen Zeit als Besucher automatisch in seine Verlaufsdokumentation ein.

Wenn Sie das Tagesjournal aufrufen, wird das Journalblatt zum aktuellen Tagesdatum geöffnet. Wenn noch kein Eintrag vorhanden ist, sieht das wie folgt aus:

Die Schaltfläche "Neuer Eintrag" fällt sofort ins Auge. Für die Bedienung des Journals sollten Sie außerdem noch folgendes wissen:

1. Mit dem Linkspfeil wechseln Sie zum Vortag.
    
2. Mit dem Rechtspfeil entsprechend zum Folgetag - hier deaktiviert, weil "heute" angezeigt wird und es kein Journal für künftige Tage gibt.
    
3. Mit der Kalenderschaltfläche wählen Sie ein gewünschtes Datum aus.
    
4. Wenn an einem anderen Arbeitsplatz parallel im Tagesjournal gearbeitet wird, können Sie mit dieser Schaltfläche die Ansicht aktualisieren.
   Hinweis: wenn Sie zum Journalblatt eines anderen Tages wechseln, wird automatisch der aktuelle Stand geladen, Sie müssen dann nicht noch extra aktualisieren!
    
5. Mit der "Ausgabe" Schaltfläche können Sie das aktuelle Journalblatt als Word-Dokument downloaden und ausdrucken.

Neuen Journaleintrag erstellen

Wenn Sie das Tagesjournal aufrufen, haben Sie immer die folgende Schaltfläche im Blick, mit der Sie einen neuen Journaleintrag erstellen können:

Der Eingabedialog ist in mehrere Abschnitte gegliedert. Sie werden nachfolgend erläutert:

1. Uhrzeit: die aktuelle Uhrzeit ist vorbelegt, Sie können aber eine andere Zeit eintragen. Wenn Sie das Journalblatt eines früheren Tages aufrufen und (im besonderen Fall) dort einen Eintrag vornehmen, ist "00:00" als Uhrzeit vorbelegt.
     
2. Eintrag: dies ist Ihr eigentlicher Journaleintrag. Sie können den Text beliebig kurz oder ausführlich verfassen und auch mit Absätzen, Anstrichen etc. versehen.
    
3. Status: wenn Sie das Häkchen setzen, erscheint ein oranges Ausrufungszeichen, das den Eintrag als "zur Weiterverfolgung" markiert.
     
4. besonderer Hinweis an*): Sie können bei Bedarf eine Zielgruppe auswählen, an die sich der Eintrag richtet. Diese Zielgruppe wird dann im Eintrag angezeigt. Sie können auch veranlassen, dass Ihr Journaleintrag automatisch an die gewünschte Zielgruppe als E-Mail übermittelt wird. Das passiert in dem Moment, wo Sie den Eintrag speichern.
      
5. Checkliste*): hier können Sie bestimmte "Checkpunkte" setzen. Einträge mit solchen "Flaggen" können später gemeinsam recherchiert werden.
     
6. Klienten: wenn sich der Journaleintrag auf bestimmte Klienten bezieht, sollten Sie diese hier auswählen. Der Eintrag wird dadurch in die Verlaufsdokumentation des/der betreffenden Klienten übertragen.
   Hinweis: zum Thema "Klienten" wird es einen eigenen NEWS blog Artikel geben.
      
7. Besucher: wenn Sie zuvor Personen als Besucher Ihrer Einrichtung registriert haben, können Sie diese hier auswählen und damit Ihren Eintrag einem (oder ggf. mehreren) Besuchern direkt zuordnen.Hinweis: es wird einen weiteren weboffice.sozial NEWS blog Artikel geben, indem erläutert wird, wie Sie Besucher dokumentieren, und welcher Nutzen sich daraus für Sie ergibt.
      
8. Wohnbereich: Sie können einen oder mehrere Wohnbereiche Ihrer Einrichtung aussuchen, auf die sich der Eintrag bezieht. Das kann für spätere gezielte Recherchen nützlich sein.
    
9. Öffentlicher Bereich*): hier gilt dasselbe wie für die Wohnbereiche.
     
10. Anzeigedauer: Normalerweise wird Ihr Journaleintrag an dem Tag angezeigt, an dem er erstellt wurde. An späteren Tagen ist er nicht mehr sichtbar, sondern der Benutzer müsste ggf. (mit Pfeil links oder der Datumsauswahl) bis zum Journalblatt des Tages zurücknavigieren, wo sich Ihr Eintrag befindet. Wenn Sie für Einträge mit besonderen Inhalten eine verlängerte - oder ggf. erst später beginnende - Anzeigedauer benötigen, können Sie das hier einstellen. Ihr Eintrag wird dann an allen Tagen, die Sie vorgeben, auf einer sogenannten "Pinnwand" angezeigt.

*) Erläuterung: Ob es diesen Abschnitt gibt, und welche Auswahlmöglichkeiten Sie dort haben, hängt von den individuellen Voreinstellungen Ihrer Einrichtung ab!

Mit der Schaltfläche "Speichern" schließen Sie Ihre Eingaben ab und kehren zur Journalblatt-Ansicht zurück. So könnte Ihr fertiger Eintrag aussehen:

Journaleintrag editieren / löschen

Sie können die von Ihnen erstellten Journaleinträge nachträglich editieren oder löschen. Dazu dienen diese beiden Schaltflächen, die Sie nur bei Einträgen sehen, deren Autor Sie sind:

Wenn Sie auf "Löschen" klicken, müssen Sie noch eine Sicherheitsrückfrage quittieren, bevor Ihr Eintrag tatsächlich gelöscht wird.

Journaleintrag kommentieren

Alle Benutzer des Tagesjournals sehen bei allen Einträgen das "Kommentieren"-Symbol - jeder darf also Einträge kommentieren, oder vorhandenen Kommentaren einen weiteren hinzufügen:

Der Eingabedialog für Kommentare besteht aus einigen der vom Journaleintrag her bekannten Abschnitte:

In unserem Beispiel würde der Eintrag von T. Müller mit dem angefügten Kommentar seines Kollegen S. Buchholz im Journalblatt wie folgt aussehen:

Das orange Ausrufungszeichen weist auf die - aus Sicht des Autor des Kommentars - notwendige Weiterverfolgung hin.

Hinweis: wenn es einen oder mehrere Kommentare zu einem Eintrag gibt, kann immer nur der jeweils letzte Beitrag editiert oder gelöscht werden. Die früheren Beiträge sind gesperrt, um eine in sich stimmige Dokumentation zu gewährleisten. Im vorstehenden Beispiel könnte also Herr Buchholz (nur er, als Autor) seinen Kommentar editieren oder löschen. Herr Müller kann seinen ursprünglichen Eintrag dagegen nicht mehr verändern.


Wir wünschen allen weboffice.sozial Benutzern in stationären Einrichtungen viel Spaß und gutes Gelingen für Ihre ersten Einträge im Tagesjournal!

IBAN-Umstellung ist erfolgt

Das weboffice.sozial wurde jetzt auf IBAN umgestellt. Die BIC wird im nationalen Zahlungsverkehr nicht benötigt.

Alle dokumentierten Kontonummern wurden in das IBAN-Format überführt. Sie können also nahtlos weiterarbeiten. Nachfolgend hierzu einige Beispiele:

Klientendaten

In allen Eingabedialogen, wo bisher die Kontonummer und BLZ abgefragt wurde, finden Sie stattdessen die IBAN:

Alle Druckformulare im pdf-Format sind entsprechend angepasst:

Klientendeckblätter und Aufnahmebögen, die Sie ausdrucken, enthalten ab sofort die IBAN.

Textvorlagen

In allen Text- und Korrespondenzvorlagen, die mit dem Briefkopf Ihrer Einrichtung ausgegeben werden, wird nun die IBAN statt der Kontonr./BLZ ausgegeben:

Abschließend ein Hinweis:
Wir garantieren, dass die Umstellung der Kontonr./BLZ Daten in das IBAN-Format korrekt vorgenommen wurde. Eventuell schon vorhandene Fehler bei der Kontonr. oder Bankleitzahl werden dabei aber nicht automatisch korrigiert. 
Wenn Sie die bei Klienten hinterlegten Bankdaten weitergeben oder für Überweisungen nutzen, sollten Sie sich rückversichern, dass die Angaben korrekt dokumentiert sind.  

Aktennotizen dokumentieren

Bei ambulanten Betreuungen war die Verlaufsdokumentation bisher auf Einträge von (abrechenbaren) Tätigkeiten beschränkt. Wir haben das jetzt auf die Dokumentation von Aktennotizen erweitert, die Sie für Ihre Klientendokumentation benötigen, die aber nicht auf Leistungsnachweisen erscheinen sollen.

Im Eingabedialog für Tätigkeiten gibt es ein neues Häkchen-Feld Notiz. Wenn Sie darauf klicken, wird die Überschrift umbenannt von Tätigkeit zu Aktennotiz, es erscheint ein entsprechender Hinweistext, und zugleich verschwinden die Eingabefelder für die Zeitdauer einer Betreuungstätigkeit:

Wenn Sie das Häkchen im Feld "Notiz" wegnehmen, sehen Sie wieder den normalen Eingabedialog für Tätigkeiten. Sie können zwischen Tätigkeit und Aktennotiz beliebig hin- und herwechseln, ohne dass ggf. bereits eingegebene Daten verloren gehen.

Wenn Sie eine Aktennotiz eingeben, sind die Felder für Art der Betreuung und Betreuungsinhalt optional. Sie müssen (im Unterschied zu Tätigkeiten) nicht ausgefüllt werden. Sie haben aber den Vorteil einer klaren Zuordnung, wenn Sie hier etwas auswählen: die Reportausgabe der Klientendokumentation können Sie optional auf einen bestimmten Betreuungsinhalt einschränken. Wenn Sie Ihre Aktennotizen entsprechend zuordnen, erscheinen sie mit auf dem entsprechenden Report. Um Missverständnissen vorzubeugen: bei einem Gesamt-Report der Klientendokumentation über alle Betreuungsinhalte hinweg sind Ihre Aktennotizen natürlich in jedem Fall dabei, unabhängig davon, ob Sie einem Betreuungsinhalt zugeordnet sind.

Ein Eintrag unter Dokumentation ist bei Aktennotizen Pflicht - denn dies ist ja die eigentliche Information, die Notiz, die Sie hier dokumentieren:

Aktennotizen erscheinen gemeinsam mit Tätigkeiten in der Auflistung. Sie sind sofort daran zu erkennen, dass in der Spalte Dauer der Begriff "Notiz" eingetragen ist:

Wie bei allen übrigen Einträgen auch, können Sie den Inhalt der Dokumentation mit einem Klick auf "ja" in der Spalte Doku direkt einsehen:

Nochmals zur Erinnerung: Aktennotizen sind Teil Ihrer Klientendokumentation, sie erscheinen aber nicht auf Leistungsnachweisen (für Kostenträger, intern...).

Aktennotizen haben wir für die Verlaufsdokumentation in allen ambulanten Betreuungsverhältnissen eingerichtet, einschließlich der Örtlichen Beratung ohne Grundanerkenntnis und der Dokumentation von Hilfen ohne Anerkenntnis:

• §53 ambulant
• §53 niederschwellig / Wohntraining
• §67 örtlich
• §67 überörtlich
• §67 nachgehend
• örtliche Beratung ohne GA
• Hilfen ohne Anerkenntnis 

Im Basisangebot, bei stationärer bzw. teilstationärer Betreuung und der ordnungsrechtlichen Unterbringung (Gefa) konnten Sie bisher schon nach Belieben Notizen hinterlegen, da die Einträge bei Kontakten, Betreuungsmaßnahmen und dem Tagesprotokoll keinen abrechnungsrelevanten Charakter haben.

Rechtschreibprüfung im WebOffice

Wir wurden schon einige Male gefragt, wie man für Eingaben im weboffice.sozial eine Rechtschreibprüfung durchführen kann. Dies ist keine spezielle Funktion des WebOffice, sondern es muss für den benutzten Internet-Browser insgesamt eingerichtet werden - ab dann steht die Rechtschreibprüfung auch im weboffice.sozial zur Verfügung. 

Nachfolgend wird die Einrichtung der Rechtschreibprüfung für den Firefox erklärt. Haben Sie bitte keine Scheu - es sind nur wenige Schritte erforderlich, die hier genau erklärt und mit Screenshots gezeigt werden.

Erster Schritt:
Installation der Rechtschreibprüfung im Firefox

Starten Sie das Firefox-Programm auf Ihrem Computer. Sie müssen zu diesem Zeitpunkt noch nicht das weboffice.sozial aufrufen - das kommt erst im dritten Schritt.

Klicken Sie ganz links oben auf die orange Firefox-Schaltfläche und rufen Sie den Menüpunkt "Add-ons" auf:

Daraufhin öffnet sich der Add-ons-Manager. Rufen Sie dort den Abschnitt "Wörterbücher" auf und vergewissern Sie sich, dass dort kein Wörterbuch eingetragen ist:

Hinweis: falls Sie hier schon ein deutsches Wörterbuch vorfinden, können Sie gleich mit dem zweiten Schritt "Rechtschreibprüfung aktivieren" weitermachen.

Klicken Sie nun auf den Abschnitt "Add-ons suchen":

Kümmern Sie sich nicht um den Werbevorschlag, der dort eingeblendet wird, sondern klicken Sie ganz rechts oben in das Feld für den Suchbegriff, und tragen Sie dort den Begriff "wörterbuch" ein:

Starten Sie die Suche mit der Eingabetaste oder mit Klicken auf das Lupen-Symbol:

Ihnen wird daraufhin eine Liste von Wörterbüchern zur Auswahl angeboten. Gleich der erste Eintrag lautet: "Deutsches Wörterbuch" in der jeweils aktuellen Version. Klicken Sie bei diesem Eintrag auf die kleine Schaltfläche "Installieren":

Hinweis: sollte der Listeneintrag "Deutsches Wörterbuch ..." nicht angeboten werden, dann können Sie stattdessen auch den Eintrag "Wörterbuch Deutsch (de_DE), neu ..." zur Installation auswählen.

Es dauert wenige Sekunden, danach sehen Sie statt der Schaltfläche "Installieren" zwei andere Schaltflächen (auf die Sie bitte NICHT klicken):

Damit ist die Installation des deutschen Wörterbuchs abgeschlossen. Schließen Sie den Add-ons-Manger mit der "Kreuz-Schaltfläche":

Zweiter Schritt:
Rechtschreibprüfung aktivieren

Klicken Sie wieder ganz links oben auf die orange Firefox-Schaltfläche und rufen Sie jetzt den Menüpunkt "Einstellungen" auf:

Es öffnet sich das Fenster, in dem Sie verschiedene Firefox-Einstellungen vornehmen können. Klicken Sie auf den am weitesten rechts stehenden Reiter "Erweitert". Sie sehen dann im Abschnitt "Browsing" einen Eintrag "Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen":

Setzen Sie hier einen Haken und schließen Sie das "Einstellungen"-Fenster dann mit der OK-Schaltfläche:

Damit ist die Rechtschreibprüfung im Firefox aktiviert. Sie wird nun automatisch während Ihrer Eingabe in allen mehrzeiligen Feldern ausgeführt. Die Einschränkung auf "nur mehrzeilige Felder" lässt sich nicht ändern und ist in der Praxis auch durchaus sinnvoll.

Dritter Schritt:
Testen der Rechtschreibprüfung im weboffice.sozial

Rufen Sie nun das WebOffice auf, loggen Sie sich ein und geben Sie z.B. eine Klientendokumentation ein. Wenn Ihre Installation erfolgreich war, sehen Sie nun während des Tippens feine rote "Schlangenlinien" unter allen Wörtern, die laut Rechtschreibprüfung fehlerhaft geschrieben sind:

Rechtschreibprüfung nur bei Bedarf

Wenn Sie die Rechtschreibprüfung nur fallweise benötigen und während des Tippens als störend empfinden, dann entfernen Sie das Häkchen unter "Rechtschreibung während der Eingabe prüfen" gemäß Schritt 2. 

Mit dieser Einstellung können Sie die Rechtschreibprüfung bei Bedarf aufrufen, indem Sie, während der Schreibcursor in einem mehrzeiligen Eingabefeld steht, die rechte Maustaste klicken und in dem erscheinenden Kontextmenü den Eintrag "Rechtschreibung prüfen" anklicken:

Quartalsabrechnung für örtliche Betreuungen

Den Report "Quartalsabrechnung" finden Sie im weboffice.sozial Programmbereich Allgemein > Auswertungen:

Sie nutzen diesen Report für die örtlich abgerechneten Betreuungen Ihrer Einrichtung:

• §53 ambulant
• §67 örtlich ambulant
• §67 niederschwellig

Die gewünschte Hilfeart wählen Sie im Auswahldialog des Reports aus:

Der Bericht listet alle Klienten alphabetisch auf, die während des Quartals ganz oder zeitweise in Ihrer Einrichtung betreut wurden. 

Die weboffice.sozial Quartalsabrechnung ist ein kompimiertes Reportformat, das sämtliche abrechnungsrelevanten Daten enthält, die für die Rechungserstellung benötigt werden. Klicken Sie auf das nachfolgende Reportbeispiel, um eine vergrößerte Ansicht zu erhalten:

In dem Report wird automatisch alles berücksichtigt, was sich im Verlauf des Quartals ereignet hat:

• Änderungen der bewilligten Betreuungsstunden
• Beginn eines Betreuungsverhältnisses
• Ende der Betreuung durch Auslaufen der Bewilligung
• Betreuungsende durch Abbruch
• Stundenvorträge auf Grund von Ausgleichszeiträumen,
  die länger als das Abrechnungsquartal sind
• Abwesenheitszeiten des Klienten

Für Sie und für die Buchhaltung besteht ein weiterer, wesentlicher Vorteil des Reports darin, dass er eine vollständige Übersicht über alle Klienten bietet, mit denen im Verlauf des Quartals eine abrechenbare Betreuung bestand - es kann also kein ggf. schon vor Monaten beendetes Hilfeverhältnis versehentlich vergessen werden.

Wichtig: Fügen Sie die ausgedruckte Quartalsabrechnung Ihren sonstigen Abrechnungsunterlagen (d.h. vor allem: den Leistungsnachweisen) bei, wenn Sie diese an die Buchhaltung übermitteln!

Neu gestaltete Report-Menüs

Wussten Sie, dass es mehr als vierzig unterschiedliche Excel-Reportformate im  weboffice.sozial gibt? Jedem Report ist ein Auswahldialog vorgeschaltet, und diese Dialoge haben wir jetzt überarbeitet. Die Optik ist klarer geworden, die verschiedenen Einstellmöglichkeiten sind mit Querstrichen voneinander abgesetzt. Hier als Beispiel der Auswahldialog für den Report "Klientendokumentation":

Apropos Klientendokumentation: kennen Sie schon den neuen Filter nach Betreuungsinhalten? Sie können vorgeben, ob Sie die Dokumentation für den gewünschten Zeitraum vollständig ausgeben möchten, oder gefiltert nach bestimmten Betreuungsinhalten:

Die neu gestalteten Auswahldialoge gibt es natürlich auch bei den klientenübergreifenden Reports im  weboffice.sozial Bereich "Allgemein > Auswertungen". Bei der monatlichen Übersicht zu den Hilfeverhältnissen in Ihrer Einrichtung sieht das wie folgt aus:

Dass Sie diesen Report auch auf bestimmte Betreuungsarten einschränken können, wussten Sie bestimmt schon:

Neu ist dagegen die Möglichkeit, dass Sie für Klienten des Basisangebots vorgeben können, nur Klienten mit mindestens einem Kontakt im Auswertungsmonat auf der Liste erscheinen zu lassen:

Durch Ihre Vorschläge aus Nutzersicht konnten wir das weboffice.sozial besonders im Bereich der Excel-Reports erheblich verbessern. Daher unsere Bitte auch weiterhin an Sie: wenn Sie einen Verbesserungsvorschlag haben, teilen Sie ihn uns bitte mit! Am einfachsten geht das direkt aus dem weboffice über die E-Mail Funktion:

 


 

Hilfeplan-Dokumente: Informationen zum Stundenumfang

Die Beantragung einer Betreuung beim kommunalen Kostenträger (§53 ambulant und §67 örtlich ambulant) wird für Sie erleichtert: wir haben die Formulare so erweitert, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Ein gesondertes Anschreiben ist künftig nicht mehr nötig!

Anspruchsbegründender Bericht

Im Vorspann auf Seite 1 gibt es jetzt eine Textpassage zum beantragten Stundenumfang. Klicken Sie auf den Text "Hier Stundenzahl eintragen!" und geben Sie dann mit der Tastatur direkt die Stundenzahl ein, z.B. "3".
 

Anschließend klicken Sie auf den Text "Woche/Monat" und geben entweder "Woche" oder "Monat" ein. In unserem Beispiel sieht der Text zum Stundenumfang dann wie folgt aus:

Hilfeplan

Beim Hilfeplan findet sich die gleiche Textpassage, hier auf Seite 2 oben:
 

Fortschreibungen des Hilfeplans

Fortschreibungen enthalten bei kommunal abgerechneten Hilfeverhältnissen die gleiche Textpassage zum beantragten Stundenumfang wie der Hilfeplan selbst (Seite 2 oben).
Außerdem wird bei Fortschreibungen an zentraler Stelle auf Seite 1 automatisch der zuletzt bewilligte Stundenumfang eingetragen:
 

Abschlussbericht

Der zuletzt bewilligte Stundenumfang wird beim Abschlussbericht an der gleichen Stelle automatisch eingetragen wie bei Fortschreibungen (siehe vorstehender Screenshot).



Mit diesen Zusatzinformationen sollte bei allen Hilfeplanstufen das Beifügen eines separaten Anschreibens überflüssig werden.