Dokumentenspeicher mit neuen Funktionen

Sie alle nutzen den Dokumentenspeicher in der Klientendokumentation des weboffice.sozial. Er dient zur Ablage der diversen im Hilfeverlauf anfallenden Unterlagen: Ausweisdokumente, Bescheide, Korrespondenz, ebenso wie selbst erstellte Word- Excel- und pdf-Dokumente. 

Ein von uns empfohlener Workflow wäre z.B. so, dass Sie ein Anschreiben vom weboffice.sozial unter Nutzung einer der dort hinterlegten Textvorlagen mit den klientenbezogenen Daten vorausgefüllt erstellen lassen, dieses Word-Dokument individuell zu Ende formulieren und das fertige, zu versendende Schreiben dann gleich im Dokumentenspeicher archivieren - wie in diesem Beispiel (gelb markiert):

Wir haben diesem wichtigen Arbeitsbereich ein Fresh-Up spendiert, es mit zusätzlichen Funktionen versehen und das Layout modernisiert. 

So sieht jetzt der Eingabedialog beim Speichern eines neuen Dokuments aus:

Erläuterungen:

(1)   Immer, wenn Sie eine Kategorie in der Liste auswählen, gibt es jetzt 

       Erläuterungen, wie die jeweilige Kategorie zu verstehen ist (sofern 

       die Kategorie-Bezeichnung nicht selbsterklärend ist). 

(2)   Anhand Ihrer Kategorie-Auswahl entscheiden Sie darüber, ob Ihnen 

       das weboffice.sozial das hochgeladene Dokument nur im aktuellen 

       Hilfeverhältnis anzeigt, oder ob es automatisch auch in ggf. nachfolgenden 

       Hilfen des Klienten in Ihrer Einrichtung (nur dort!) zum Download zur 

       Verfügung steht.

(3)   Bei Bedarf können Sie noch eine Notiz eintragen, die sich auf das Dokument

       bezieht. Das gab es auch bisher schon, neu ist aber, dass Ihnen die Notiz 

       auch in der Dokumentenliste angezeigt wird. Bisher verschwand sie im 

       Hintergrund und war nur zu sehen, wenn man sich das Info-Fenster zu 

       einem Dokument anzeigen lassen hat.

Nun zu den Neuerungen in der Liste der gespeicherten Dokumente:

Erläuterungen:

(1)   NEU: Wenn Sie eine Notiz eingegeben haben, bringen Sie diese jetzt in 

       einem kleinen Pop-Up zur Anzeige, indem Sie die Maus über das 

       Symbol bewegen.

(2)   NEU: Wenn Sie vorhaben, das Dokument per Email zu versenden, 

       können Sie auch direkt diese Schaltfläche nutzen: Das weboffice.sozial 

       startet dann eine neue Email und fügt Ihr Dokument als Anlage hinzu.

Wenn Sie also auf diese Schaltfläche klicken ...

 

… öffnet sich eine Email, die wie in folgendem Beispiel aussieht:

Wir hoffen zuversichtlich, dass Sie den Dokumentenspeicher mit diesen neuen Funktionen noch effizienter nutzen können.