NEU: Archiv-Assistent für den Zugang zu beendeten Hilfen

In der weboffice-Hotline haben wir bemerkt, dass es immer mal wieder Unklarheiten gibt, wo man ein archiviertes (= abgeschlossenes) Hilfeverhältnis findet, wie man dort ggf. noch fehlende Angaben nachtragen kann – oder auch, wie man ein archiviertes Hilfeverhältnis wieder aktiviert, weil z.B. ein Klient unerwartet wieder vorstellig geworden ist.

Wir haben deshalb für den Archivzugang eine verbesserte, assistenten-gesteuerte Nutzerführung eingerichtet, die jetzt im weboffice.sozial zur Verfügung steht.

Zunächst aber zu der immer mal wieder gehörten Frage: "Wo finde ich ein archiviertes Hilfeverhältnis?".

Das ist eigentlich ganz einfach. Sie müssen sich nur als Regel merken, dass die Klientenauswahl wirklich eine KLIENTEN-Auswahl ist, und Sie dort nicht etwa gezielt ein archiviertes Hilfeverhältnis auswählen können. Dieses passiert erst im zweiten Schritt.

Suchen Sie also zuerst den betreffenden Klienten. Wenn Sie nicht sicher sind, ob er aktuell ein Hilfeverhältnis hat oder nicht, dann nutzen Sie am besten den Suchbereich "aktive und historische Klienten":

Dort werden Sie den Klienten auf jeden Fall finden. Rufen Sie ihn auf, indem Sie wie immer auf den Namen klicken. Nun gibt es 2 Möglichkeiten:

1. Der Klient hat eine aktuelle Hilfe in Ihrer Einrichtung.
   Dann landen Sie bei Klicken auf den Namen immer in der Klientendokumentation zu der aktuellen Hilfe:
   
   
   
   

   
   

   Von dort gelangen Sie zum Archiv abgeschlossener, früherer Hilfen des Klienten über den Hauptmenü-Punkt Hilfeauswahl:
   
   

   
   

   
   

   Klicken Sie dort auf den Untermenü-Punkt Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse, um ins Archiv zu gelangen:

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   



2. Der Klient hat KEINE aktuelle Hilfe in Ihrer Einrichtung.
   Dann landen Sie, wenn Sie in der Klientenauswahl auf seinen Namen klicken, in einem Auswahlmenü wie folgt:
   
   
   
   
   

   Hinweis: die Schaltfläche "als Besucher registrieren" sehen Sie nur, wenn für Ihre Einrichtung eine Besucher-Registrierung vorgesehen ist.

Für Sie interessant ist die Schaltfläche Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse. (Hinweis: wenn sie fehlt, dann gibt es bei diesem Klienten keine archivierten Hilfeverhältnisse).

Mit Klicken auf diese Schaltfläche gelangen Sie ins Archiv:

Egal ob Sie über den Weg 1) oder 2) ins Archiv gelangt sind, haben wir dort den Zugang zu einzelnen archivierten Hilfeverhältnissen mit einem Assistenten versehen. Wenn Sie auf ein archiviertes Hilfeverhältnis klicken, sehen Sie jetzt folgendes Menü:

(1)

Die Option Sichten sollten Sie wählen, wenn diese Hilfe bereits final mit dem Kostenträger abgerechnet wurde. Das Hilfeverhältnis wird dann so geöffnet, dass Sie keine abrechnungsrelevanten Daten mehr verändern können. Sie können konkret im Bereich Anerkennungsverfahren keine Einträge ändern oder hinzufügen, und bei ambulanten Betreuungen ist der Arbeitsbereich Tätigkeiten für Änderungen und Neueinträge gesperrt. Bei der Hilfeart Tagesaufenthalt können Sie keine Aufenthalte mehr ändern oder ergänzen, und für Übernachtungen gilt dasselbe. 

Alles andere geht – Sie können also z.B. eine Telefonnr. ergänzen, das Klientendeckblatt ausdrucken, Textvorlagen abrufen etc. etc.

(2)
Bei der Option Bearbeiten haben Sie im Gegensatz zu (1) Vollzugriff auf alle Arbeitsbereiche des archivierten Hilfeverhältnisses. Hier sind Sie richtig, wenn Sie z.B. bei einem soeben beendeten Hilfeverhältnis noch schnell eine Tätigkeit eintragen wollen, oder wenn im Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren eine Detail-Information nachgetragen werden soll.

(3)
Die Option Aktivieren holt ein Hilfeverhältnis aus dem Archiv und macht es wieder zu einem aktuellen, aktiven Hilfeverhältnis des Klienten. Vorher werden Sie noch gefragt, ob das wirklich beabsichtigt ist:

Im Beispiel des Screenshots (Hilfe wurde vor 2 Jahren beendet) ist es wenig wahrscheinlich, dass Sie diese Hilfe wieder aktivieren wollen 😉. Stattdessen werden Sie natürlich ein neues Hilfeverhältnis starten.

Eine Aktivierung ist erforderlich, wenn ...

... eine Hilfe versehentlich beendet wurde;

... unerwartet ein Kostenträger-Bescheid geändert wurde und eine Bewilligung vorliegt;

... ein Klient wieder vorstellig wird und erklärt, seine Betreuung fortsetzen zu wollen;

... etc.

(4)
Die Option Zurück ist für den Fall vorgesehen, dass Sie sich verklickt haben und mit diesem archivierten Hilfeverhältnis gar nichts vorhaben.

Wir hoffen, dass diese kleine Anleitung zusammen mit dem neuen Assistenten dafür sorgen, dass Sie alle gut mit der gelegentlichen Arbeit im Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse zurechtkommen.

Betten-Belegungsplan in neuem Dialogformat

Betten-Belegungspläne werden sowohl in stationär betreuenden Einrichtungen benötigt, als auch bei der ordnungsrechtlichen Unterbringung. Räumlich sind diese Einrichtungen nach Wohnbereichen (z.B.: Stockwerken) oder nach Wohnobjekten aufgeteilt. Innerhalb dieser wird den Klienten eine Wohnung oder ein Zimmer zugewiesen. Bei der Unterbringung zur Gefahrenabwehr sind auch mehrere Bettplätze pro Zimmer üblich.

Mit dem Programmbereich Betten-Belegungsplan wird im weboffice.sozial die Unterbringung der Klienten dokumentiert. Dies war schon immer ein Leistungsmerkmal der Software. In den Dienstzimmern der Einrichtungen werden die jeweils aktuellen Belegungspläne ausgehängt. Sie dienen dort z.B. der Orientierung der Nachtdienst-Mitarbeiter.

Wir haben den Dialog zur Erstellung und fortlaufenden Bearbeitung des Bettenbelegungsplans komplett neu programmiert, denn er war etwas "in die Jahre gekommen". Die neue Dialogführung entspricht jetzt in Layout und Bedienung den Standards, die Sie aus diversen anderen Dialogen im weboffice.sozial kennen. 

Sie finden den Belegungsplan wie bisher im Hauptmenü unter "Allgemein":

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich der neue Dialogbereich Betten-Belegungsplan wie in folgendem Beispiel:

Hinweis: alle personenbezogenen Daten sind anonymisiert.

Hier noch einmal derselbe Screenshot, versehen mit Nummern für die nachfolgenden Erläuterungen:

(1)
Hier wechseln Sie zwischen den verschiedenen Wohnbereichen. Unser Tipp: wählen Sie den ersten Listen-Eintrag "[alle Wohnbereiche]", wenn Sie eine Komplett-Übersicht vorziehen, in der alle Wohnbereiche gemeinsam gesichtet und bearbeitet werden können:

(2)
Für jeden Wohnbereich können Sie – wie bisher – einen zuständigen Betreuer eintragen. Dazu klicken Sie in der betreffenden Zeile auf das Bleistift-Symbol. Dann öffnet sich ein Dialog wie in folgendem Beispiel:

Wählen Sie den zuständigen Mitarbeiter in der Liste aus und bestätigen Sie die Auswahl anschließend mit der Häkchen-Schaltfläche (siehe roter Pfeil im Screenshot). Wollen Sie die Eingabe ohne Speicherung verlassen, klicken Sie stattdessen auf die Kreuzchen-Schaltfläche daneben.

(3)
Für die Eintragungen zu einzelnen Zimmern oder Bettplätzen gehen Sie genauso vor: Bleistift-Schaltfläche klicken, Listenauswahl vornehmen, ggf. einen Hinweis oder "reserviert für …" eintragen und die Änderungen mit der Häkchen-Schaltfläche speichern (oder mit der Kreuzchen-Schaltfläche verwerfen). Hier ein Beispiel:

Wichtiger Hinweis: wenn Sie ein Zimmer bzw. einen Bettplatz editieren, werden Ihnen in der Auswahlliste immer genau die Klienten angeboten, die aktuell keinem Bettplatz zugeordnet sind. Wenn also z.B. ein Klient umzieht, tragen Sie ihn zunächst beim alten Bettplatz aus und rufen dann beim neuen Bettplatz die Editierung auf. Der betreffende Klient wird dann automatisch in der Auswahlliste angezeigt und Sie können die neue Zuordnung vornehmen.

(4)
Wenn ein Bettplatz bzw. ein Zimmer einem Klienten zugewiesen wurde, können Sie mit Klicken auf die Info-Schaltfläche Informationen wie in folgendem Beispiel anzeigen lassen:

(5)
Das weboffice passt auf, dass Sie nicht ein Zimmer und dessen Bettplätze parallel vergeben, denn das würde keinen Sinn machen: Entweder tragen Sie einen Klienten für das ganze Zimmer ein, oder Sie ordnen die einzelnen Bettplätze mehreren Klienten zu – aber nicht beides gleichzeitig.

Bei (5) ist beispielsweise ein Klient einem kompletten Zimmer zugeordnet – entsprechend sehen Sie keine Bleistift-Schaltflächen bei den einzelnen Bettplätzen. Und andersherum. Möchten Sie die Belegungsart im konkreten Fall ändern, dann müssten Sie immer zuerst den/die betroffenen Klienten austragen. Ist dies erfolgt, werden sowohl beim Zimmer selbst, als auch bei den Bettplätzen Bleistift-Schaltflächen angezeigt und Sie können zu der neuen Belegungsart (Zimmer komplett <=> einzelne Bettplätze) überwechseln.

(6)
Mit Klicken auf die Status-Info in der Menüleiste erhalten Sie eine Übersicht zur Gesamtbelegung der Einrichtung mit Klienten ggf. verschiedener Hilfearten sowie eine statistische Übersicht über die Verteilung der betreuerischen Zuständigkeit:

In dem Fall, dass es nicht zugeordnete Klienten gibt, wird die info-Schaltfläche vom weboffice.sozial mit einem orangen Warnsymbol versehen ...

 ... und Sie werden in der Status-Info vorneweg über die nicht zugeordneten Klienten informiert:

(7)
Mit Klicken auf die Report-Schaltfläche geben Sie die aktuelle Fassung des Betten-Belegungsplan als Excel-Tabelle aus:

Am Format des Excel-Reports haben wir bei der Neuprogrammierung nichts verändert. Es enthält weiterhin die Angaben zum Klienten bzw. seinem Hilfeverhältnis, wie das für Ihre Einrichtung vereinbart wurde. Der Report ist für einen Ausdruck im Querformat vorformatiert.

 

(8)
Am Ende Ihrer Sichtung und Bearbeitung verlassen Sie den Dialog mit der Fertig-Schaltfläche. 

Sollte es beim Verlassen noch mindestens einen nicht zugeordneten Klienten geben, dann werden Sie darauf hingewiesen, Sie können den Dialog aber dennoch beenden:

 

 

Wie Sie sehen, ist der Dialogbereich Betten-Belegungsplan erheblich vereinfacht gegenüber der früheren Fassung. Er kann auch von weboffice-"Neulingen" problemlos und ohne Anlern-Phase bedient werden.

 

Niedersachsen: Individuell geplante Betreuungsstunden statt fest bewilligter Stunden

Seit dem Jahresbeginn 2020 werden die ambulanten §67-Betreuungen in Niedersachsen nicht mehr nach individuell erbrachter Leistung abgerechnet, sondern über Stellenanteile finanziert. Daher gibt es zwar noch den Formalismus von Grundanerkenntnis und nachfolgenden Verlängerungszeiträumen, die Bewilligungen weisen aber keine pro Woche bzw. Monat bewilligten Betreuungsstunden mehr auf.

Für unsere in Niedersachsen ansässigen Kunden haben wir dies im weboffice.sozial für ein neues Dokumentationskonzept genutzt: individuell geplante Betreuungsstunden. Das Konzept dient der Qualitätssicherung und wir möchten Sie mit diesem Blog-Beitrag ermuntern, es bei ambluanten Betreuungen in der Wohnungslosenhilfe durchgängig einzusetzen.

Hier anhand eines konkreten Beispiels die Erläuterung, worum es geht:

Wenn Sie das Anerkennungsverfahren bei §67 ambulanten Betreuungen dokumentieren, "müssen" Sie dort seit dem 1. Januar keine Betreuungsstunden mehr eintragen. Ihr Eintrag im Anerkennungsverfahren würde dann wie in folgendem Beispiel aussehen (abgebildete Klientendaten sind anonymisiert):

Formal ist das korrekt. Der Nachteil ist dann aber, dass Sie bei der Dokumentation Ihrer betreuenden Tätigkeiten naturgemäß keinerlei Salden-Information erhalten – dass Sie also nicht auf den ersten Blick sehen können, ob Ihr Klient häufig/regelmäßig oder nur selten/unregelmäßig betreut wird:   

Die im Sinne einer Qualitätssicherung bessere Vorgehensweise ist daher wie folgt: tragen Sie im Anerkennungsverfahren die Stundenzahl ein, die Ihnen bei dem betreffenden Klienten sinnvoll scheint. Sie markieren dazu im Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren den Eintrag zum aktuellen Bewilligungszeitraum (1) und öffnen ihn mit Klick auf (2) zur Bearbeitung:  

Wenn Sie bei dem betreffenden Klienten z.B. einen durchschnittlichen Betreuungsumfang von 1 Wochenstunde für realistisch halten, tragen Sie dies als Ihre "individuelle Zielvorgabe" an der Stelle ein, wo vor der Jahreswende die vom Kostenträger bewilligten Stunden einzutragen waren:  

Wenn Sie so verfahren, saldiert das weboffice.sozial automatisch Ihre Betreuungsleistungen gegen Ihre eigene Planungsvorgabe, und Sie haben immer im Blick, ob Ihr geplanter Betreuungsumfang der tatsächlichen Praxis entspricht:  

Nochmals auf den Punkt: wie Sie in den Screenshots sehen, geht es um den "Individuell geplanten Stundenumfang" – es geht also um IHRE Planung. Keinen Sinn würde es machen, bei allen Hilfeverhältnissen einheitlich "3,85 Std. pro Woche" einzutragen, nur weil diese Quote vom niedersächsischen Sozialministerium für die Stellenanteilsberechnung zu Grunde gelegt wird. Es geht allein um IHRE Planung. 

Wenn sich Ihre Einschätzung im Betreuungsverlauf ändert, können Sie die beim Anerkennungsverfahren eingetragenen geplanten Stunden jederzeit – auch nachträglich – ändern. Das hat null Relevanz für die Abrechnung, und Ihre Planungsvorgaben werden in keinen übergreifenden Reports verwendet. Sie dienen ausschließlich Ihnen selbst bei der Verfolgung Ihrer Betreuungsziele.