NEU: Klientendeckblatt für stat. und amb. Betreuungen

Es gibt einen neuen Arbeitsbereich "Klientendeckblatt" in der Klientendokumentation des weboffice.sozial, den wir für folgende Hilfeformen freigeschaltet haben:

• Stationäre Betreuung der Wohnungslosenhilfe §67 ff. SGB XII
• Ambulante aufsuchende Betreuung gemäß §67 ff. SGB XII
• Ambulant betreutes Wohnen gemäß §67 ff. SGB XII
• Ambulant betreutes Wohnen in der Eingliederungshilfe (§§ 53/54 SGB XII)

Das Klientendeckblatt findet sich im Abschnitt Formulare und Text der Klientendoku:

Es ist ein pdf-Formular, auf dem alle relevanten Informationen zum Klienten, zu seinen Kontakten, zum Hilfeverhältnis selbst und zu den beteilgten Institutionen kompakt im A4-Format zusammengefasst sind - hier ein Beispiel:

Wenn Sie in Ihrer Einrichtung (noch) nicht komplett papierfrei dokumentieren, eignet sich das Klientendeckblatt perfekt dafür, obenan in die Handakte des Klienten eingelegt zu werden.

Der Dialog des neuen Arbeitsbereichs ist in Formularabschnitte gegliedert (1), zwischen denen Sie mit Navigations-Schaltflächen (2) wechseln. Die Rahmen-Informationen zu Person und Hilfeverhältnis werden nur eingeblendet, alle weiteren Angaben können Sie dann direkt eingeben (3):

Wenn Sie lieber in einem langen Eingabeformular durchgängig scrollen, als zwischen Abschnitten zu wechseln, wählen Sie die Option Ganzes Formular anzeigen:

Ganz wichtig ist die Nutzung des Adresspools. Geben Sie nur die persönlichen Kontakte des Klienten direkt im Deckblatt ein, alle Institutionen hinterlegen Sie besser im zentralen Adresspool, wo sie wiederverwendbar vorgehalten werden.

Für die Übernahme von Kontakten aus dem Adresspool klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen, z.B. im Abschnitt "Gesetzliche Betreuung":

Im Adresspool suchen Sie die gewünschte Adresse aus - oder legen diese ggf. neu an - und übernehmen sie dann mit der Schaltfläche (1):

Wenn Sie die Eingaben abgeschlossen haben, laden Sie das fertig ausgefüllte Klientendeckblatt als pdf herunter (1) und verlassen den Arbeitsbereich dann mit (2).

Wenn es Änderungen oer Ergänzungen nachzutragen gibt, können Sie das rasch erledigen und sich das aktualisierte Deckblatt jederzeit neu ausgeben lassen. 

Abschließend noch einmal der Hinweis: Nutzen Sie den zentralen Adresspool! Tragen Sie alle Adressen, die Sie (oder Ihre KollegInnen) vielleicht einmal wieder benötigen könnten, dort ein, und nicht im Deckblatt des einzelnen Klienten. Wenn Sie mit dem zentralen Adresspool noch nicht vertraut sind, empfehlen wir dieses Schulungs-Video.

NEU: Report 'Klienten mit Postadresse'

Der Service 'Postadresse' spielt bei niederschwelligen Beratungsangeboten eine große Rolle. Im letzten Post war die neu im weboffice.sozial eingerichtete "Brief-Schaltfläche" in der Klientenauswahl vorgestellt worden, mit der sich Kurzkontakte des Typs Postadresse mit einem Klick dokumentieren lassen. 

Wenn Klienten eine Beratungsstelle aufsuchen, um für sie eingegangene Post nachzufragen bzw. abzuholen, dann müssen die MitarbeiterInnen schnell und unaufwändig klären können, ob die betreffenden Klienten den Service Postadresse mit der Einrichtung vereinbart haben. Dafür im Computer nachzuschauen, ist im Alltagsbetrieb einer Beratungsstelle nicht immer die beste Wahl. Oft ist es zweckmäßiger, wenn eine ausgedruckte Liste aller Klienten bereit liegt, die aktuell den Service nutzen.

Im weboffice.sozial steht jetzt ein neuer Excel-Report zur Verfügung, der eine alphabetisch sortierte Liste aller Klienten enthält, die aktuell für den Service Postadresse registriert sind. 

Der Report ist in allen Einrichtungen freigeschaltet, die niederschwellige Beratungsangebote wie Basisangebot und Fachberatungsstelle durchführen. 

Er findet sich im Hauptmenü unter Allgemein > Auswertungen:

Mit Klick auf die (hier rot umrandete) Schaltfläche gelangen Sie zu einem Dialog, der die Gesamtzahl der Klienten nennt, die aktuell den Service nutzen. Wenn Sie nun den Report herunterladen wollen, der diese Klienten auflistet, klicken Sie auf die "Ausgabe" Schaltfläche:

Hier ein Beispiel für den neuen Excel-Report:

• Alpha-sortierte Liste der Klienten, die aktuell für den Service registriert sind 1).
   
• Sofern erfasst: das Datum, an dem der Service für den Klienten eingerichtet wurde (2).
   
• Datum der letzten Nutzung des Service durch den Klienten (3).Hinweis: der Service Postadresse kann im weboffice.sozial auch für Klienten in ambulanten Betreuungsverhältnissen registriert werden. Bei Betreuungen werden aber keine Kurzkontakte dokumentiert, sondern nur Tätigkeiten. Daher steht hier kein Datum der letzten Nutzung zur Verfügung.
  Dagegen bedeutet "leer" in dieser Spalte bei Klienten in niederschwelligen Beratungsangeboten, dass noch keine Nutzung des Service durch den Klienten dokumentiert ist.
   
• Art des Hilfeverhältnisses sowie ggf. Bemerkungen, die bei dem Klienten zur Postadresse eingetragen wurden (4).
   

Wir erwarten, dass die neue Reportfunktion allen Beratungsstellen mit einem mittleren bis höheren Klientenaufkommen dabei hilft, das Serviceangebot Postadresse effizient und sicher durchzuführen.

NEU: Kurzkontakt 'Postadresse' mit einem Klick

Es gibt eine neue Komfortfunktion im weboffice.sozial, wie folgt: 

Im Basisangebot dokumentieren Sie üblicherweise eine Vielzahl von Kurzkontakten mit Klienten, für die Sie eine Posterreichbarkeitsadresse führen und die in der Einrichtung vorbeischauen, um diesen Service in Anspruch zu nehmen. 

Bis jetzt mussten Sie dafür im weboffice.sozial immer den jeweiligen Klienten aufrufen, dort den Arbeitsbereich Kontakte wählen und einen neuen Kontakt mit der Art "In der Einrichtung" und mit dem Beratungsinhalt "Postadresse" eintragen.
 

'Kurzkontakt Postadresse' direkt in der Klientenauswahl

Jetzt können Sie diese Dokumentationsaufgabe direkt in der Klientenauswahl erledigen. Dafür gibt es eine neue "Brief-Schaltfläche":

Diese Schaltfläche ist nur bei Klienten zu sehen, die im Basisangebot betreut werden und für die eine Postadresse geführt wird.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass die zusätzliche Tabellenspalte mit der 'Brief-Schaltfläche' nur dann angezeigt wird, wenn Sie einen der folgenden, hierfür geeigneten Suchbereiche auswählen:

• flexible Suche
• aktive Beratungsangebote
• aktive Klienten insgesamt

Zum Dokumentieren eines neuen Kurzkontakts 'Postadresse' genügt es, dass Sie auf die Brief-Schaltfläche klicken:

Die automatische Neuanlage eines Kontakts wird Ihnen in einem Hinweisfenster quittiert, das sich nach kurzer Zeit von allein wieder schließt:

Wenn Sie zur Kontrolle in die entsprechende Klientendokumentation wechseln, sehen Sie dort den vom weboffice.sozial neu angelegten Kontakt:

Wir sind zuversichtlich, dass Sie diese neue Funktion gern und häufig nutzen werden. 

Wenn Sie weitere Ideen haben, wie wir Ihnen die Dokumentation standardisierter Sachverhalte im weboffice.sozial erleichtern können, teilen Sie uns das bitte mit!

NEU: Schuldenaufstellung für Klienten §67stat.

Bei der weboffice.sozial Klientendokumentation für stationäre Betreuungen in der Wohnungslosenhilfe haben wir einen neuen Arbeitsbereich freigeschaltet, der Sie dabei unterstützt, die Schuldensituation Ihrer Klienten im Blick zu behalten:

Neuer Arbeitsbereich 'Schuldenaufstellung' bei stationärer Betreuung

Die Bedienung ist weboffice-typisch geradlinig und unkompliziert. Im nachfolgenden Beispiel addieren sich 3 Einträge zu insgesamt 298 Euro (1), und in der Tabelle sind die entsprechenden Einzelverbindlichkeiten aufgelistet:

 

• Erstbearbeitung (2) meint den Tag, an dem Sie sich zum ersten mal mit der betreffenden Schuldenposition des Klienten befasst haben.

• Stand vom (3) ist das Datum, auf das sich der Eintrag aktuell bezieht. Wenn Sie z.B. eine Ratenzahlung vereinbart haben (4), dann wird der noch offene Betrag (sofern die Ratenzahlung klappt 😉) im Lauf der Zeit weniger. Das tragen Sie dann ein, indem Sie den betreffenden Schuldeintrag mit der gewohnten "Bleistift-Schaltfläche" editieren und dort die beiden Infos "Stand vom" und "Betrag" aktualisieren. 

Mit einem Klick auf die Info-Schaltfläche …

 

... sehen Sie die vollständige Dokumentation des betreffenden Schuldeneintrags:

Und so sieht ein einzelner Schuldeneintrag aus, wenn Sie ihn neu anlagen bzw. editieren:

Wenn Sie eine vereinbarte Tilgung oder eine Stundung auswählen...

... dann werden automatisch weitere, hierauf bezogene Eingabefelder sichtbar – bei der Tilgung (1) sind das die Felder (2) und (3):

Diesen neuen Arbeitsbereich haben wir zunächst nur für stationäre Betreuungen freigeschaltet. Er hat den Charakter eines "Serviceangebots" für Sie.

Wir denken, dass die Schuldenaufstellung Ihnen dabei behilflich sein kann, den Schuldenrücktrag Ihrer Klienten zu steuern, und um kritische Situationen wie drohende Überschuldung rechtzeitig zu erkennen.

Fällige Termine

Im weboffice.sozial steht jetzt eine Terminüberwachung zur Verfügung. Bei allen Einrichtungen, in denen Betreuungen durchgeführt werden, finden Sie einen neuen Eintrag Allgemein > Fällige Termine im Hauptmenü:

Übersicht zu fälligen Terminen

Bei Aufruf werden die fälligen Termine der von Ihnen betreuten Klienten angezeigt. So würde eine Benutzerin "Daniela Billert" z.B. folgende Einträge sehen:

Die Einträge erscheinen nach Klienten sortiert, sie können aber auch nach Fälligkeitsdatum aufgelistet werden:

 

Bei dieser Darstellung werden abgelaufene (d.h. in der Vergangenheit liegende) und anstehende Termine in getrennten Abschnitten dargestellt:


Direkt zum Klienten wechseln
Wenn Sie auf den Namen eines Klienten klicken, gelangen Sie direkt zu seiner Dokumentation:

Dort können Sie z.B. einen inzwischen eingereichten Verlängerungsantrag dokumentieren. Dadurch würde der Terminhinweis vom weboffice.sozial automatisch entfernt.
 
Auf die gleiche Weise können Sie fällige Termine Ihrer Kollegen einsehen, oder auch die eine Übersicht der Fälligkeiten aller Betreuungsverhältnisse Ihrer Einrichtung abrufen:

 

Excel-Report "Fällige Termine"

Mit Klicken auf die Schaltfläche "Ausgabe" können Sie sich die Terminliste in der gewählten Ansicht (nach Datum / nach Klienten) als Excel-Report ausgeben lassen:



Umfang der Terminüberwachung

Derzeit werden folgende Termine überwacht und ggf. unter Fällige Termine angezeigt:

• Bewilligungszeitraum endet in den nächsten 6 Wochen
• ALG-I Leistungsbezug läuft in den nächsten 4 Wochen aus
• ALG-II Leistungsbezug läuft innerhalb 4 Wochen aus
• Grundsicherung läuft in den nächsten 4 Wochen aus
• Befreiung vom Rundfunkbeitrag läuft in den nächsten 2 Wochen aus
• Gültigkeit Personalausweis endet in den nächsten 6 Wochen
• Gültigkeit Schwerbehindertenausweis endet innerhalb 6 Wochen
• Gültigkeit der "Schwebi"-Wertmarke endet binnen 6 Wochen
• Geburtstag eines Klienten in den nächsten 7 Tagen

Handlungsbedarf erkennen

Die Symbole bei den einzelnen Terminhinweisen werden bei abgelaufenen Terminen mit Handlungsbedarf in orange statt grau angezeigt.

Außerdem erscheinen Geburtstage am selben Tag mit orangefarbenem Symbol.

"Handlungsbedarf" meint, dass bezüglich eines fälligen Termins eine Beantragung erfolgen muss. Ist eine solche Beantragung im weboffice.sozial eingetragen, dann wird das Symbol für den betreffenden Termin in grau dargestellt. 

Erfolgte Beantragungen dokumentieren

Bisher konnten Beantragungen nur für die Grundanerkenntnis und deren Verlängerungen dokumentiert werden. Das wurde jetzt erweitert: auch für ALG-Leistungsbezüge, Grundsicherung, Personalausweis, Befreiungen von der Rundfunkgebühr sowie Schwerbehindertenausweis und dessen Wertmarken kann nun das Datum der Beantragung im weboffice.sozial hinterlegt werden.

Hierzu ein Beispiel aus der Praxis:
Bei einem Klienten ist der Personalausweis abgelaufen - der Termineintrag ist mit einem orangefarbenen Symbol versehen, um den Handlungsbedarf hervorzuheben:

 

Für den Klienten wurde aber bereits ein neuer Personalausweis beantragt. Mit Klicken auf den Namen gelangt man zur Klientendokumentation und kann dort - dies ist neu - das Antragsdatum hinterlegen:


Daraufhin wird der Termineintrag vom weboffice.sozial mit grauem Symbol dargestellt, und die Beantragung wird textlich erläutert:

Haben Sie Anregungen?

Wenn Sie Vorschläge für weitere Terminüberwachungen im weboffice.sozial haben, teilen Sie uns das bitte mit.