Rechnungswesen: direkter Kostenträger

Seit Jahresbeginn 2015 wird die Abrechnung ambulanter Betreuungen über das weboffice.sozial durchgeführt. Die Rechnungen werden also direkt im weboffice erstellt. In Kürze gilt dies auch für die stationären und teilstationären Betreuungen (sowohl §53, als auch §67 SGB XII).

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass im weboffice.sozial der Rechnungsempfänger korrekt eingetragen ist. Standardmäßig adressiert das weboffice Rechnungen an den Kostenträger gemäß Leistungsvereinbarung. Diese Kostenträger-Anschrift ist für Ihre Einrichtung fest hinterlegt. 

In den Fällen, wo es einen hiervon abweichenden direkten Kostenträger gibt, muss dieser in der Klientendokumentation eingetragen werden! Das gilt einheitlich für alle Betreuungsarten, also stationäre, teilstationäre und ambulante §53er und §67er-Betreuungen.

Um den direkten Kostenträger einzutragen, wählen Sie den betreffenden Klienten aus und klicken Sie im Arbeitsbereiche-Menü auf Einstellungen für die Abrechnung:

Der daraufhin angezeigte Dialog unterscheidet sich je nach der Hilfeart. In jedem Fall aber wird die Möglichkeit angeboten, einen direkten Kostenträger zu hinterlegen - siehe roter Pfeil im folgenden Screenshot:

Wenn Sie die Liste aufklappen, sehen Sie alle Einträge, die es im weboffice.sozial Adresspool zur Kategorie "Kostenträger" gibt. Ist die gewünschte Adresse dabei, wählen Sie diesen Listeneintrag aus. Das weboffice zeigt Ihnen daraufhin die vollständige Adresse an, wie sie künftig beim Rechnungsversand verwendet wird:

Ggf. können Sie noch Bemerkungen hinzufügen, die sich auf den direkten Kostenträger in diesem Hilfeverhältnis beziehen. Diese Bemerkungen erscheinen (natürlich) nicht auf Rechnungen, sondern sind nur in der Klientendokumentation selbst einsehbar.

Abschließend verlassen Sie den Dialog "Einstellungen für die Abrechnung" mit der Fertig-Schaltfläche. Alle künftig für den betreffenden Klienten aus dem weboffice.sozial heraus erstellten Rechnungen werden nun an den von Ihnen ausgewählten direkten Kostenträger adressiert.

Wenn die gewünschte Adresse nicht in der Liste angezeigt wird, muss sie zunächst im weboffice-Adresspool neu angelegt werden. Dazu verlassen Sie den Dialog mit Abbrechen, wählen im Hauptmenü den Eintrag Allgemein > Stammdaten, und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Adressen. Hier legen Sie die benötigte Adresse neu an. 

Der Adresspool des weboffice.sozial steht allen Nutzern zur Verfügung. Wenn Sie eine neue Adresse eintragen, machen Sie diese automatisch für alle Nutzer verfügbar. Umgekehrt können Sie alle Adresseinträge nutzen, die von anderen weboffice-Nutzern - ggf. auch in anderen Einrichtungen Ihres Trägers - angelegt wurden.

Wenn Sie in der Neuanlage von Adressen noch nicht geübt sind, hier - vorschlagsweise - eine Beschreibung des Vorgehens: Suchen Sie nach allen Adressen mit der Kategorie "Kostenträger" und schauen Sie diese Liste durch. 

Wenn Sie eine Adresse finden, die der benötigten nahe kommt (z.B. derselbe Kostenträger, aber ein anderer Sachbearbeiter), dann markieren Sie diesen Adresseintrag in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Duplizieren. Damit wird diese Adresse als Duplikat neu angelegt und Sie gelangen unmittelbar zum Eingabedialog, wo Sie die Details der Adresse wie gewünscht ändern können. Vergessen Sie dabei auch das Feld Adressbezeichnung in Listen und Menüs nicht. Mit Klicken auf Fertig schließen Sie die Bearbeitung des neuen Adresseintrags ab. 

Sollten Sie - im Ausnahmefall - keine Adresse finden, die Sie sinnvoll als Kopiervorlage verwenden können, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und geben Sie dann alle Details Ihres neuen Adresseintrags ein. Auch bei dieser Vorgehensweise bitte das Feld Adressbezeichnung in Listen und Menüs nicht vergessen - wählen Sie diese Bezeichnung so, dass sie zur Systematik der übrigen Kostenträger-Adresseinträge passt. Nur so ist sichergestellt, dass Sie - und andere Benutzer des weboffice.sozial - Ihren neuen Adresseintrag in Auswahllisten problemlos wiederfinden. Speichern Sie den neuen Adresseintrag abschließend mit der Schaltfläche Fertig.

Nachdem Sie den neuen Adresseintrag angelegt haben, kehren Sie zur Klientendokumentation zurück und wählen Sie diese Adresse in den Abrechnungs-Einstellungen zum direkten Kostenträger aus, wie es oben beschrieben ist.

Textvorlagen mit Vorschaufunktion

Wir haben den Arbeitsbereich Textvorlagen in der Klientendokumentation optisch neu gestaltet. Außerdem haben wir eine Vorschau-Funktion eingebaut. Wenn Sie sich für eine Textvorlage interessieren, aber nicht genau wissen, ob sie für den vorliegenden Fall nutzbar ist, können Sie sich jetzt mit einem Klick eine Vorschau anzeigen lassen.

Textvorlagen stehen Ihnen bei den gängigen Hilfearten in großer Zahl zur Verfügung. Der entsprechenden Arbeitsbereich findet sich in der Klientendokumentation:

(Klicken Sie auf einen Screenshot, um ihn in voller Größe anzuzeigen!)

Bei ambulanten §53-Betreuungen können Sie z.B. aus 27 Textvorlagen wählen, bei überörtlichen §67-Betreuungen sind es derzeit 40, bei stationären §67-Betreuungen haben Sie sogar 62 Textvorlagen zur Auswahl:

Hinweis: Es ist generell besser, wenn Sie mit den standardisierten Textvorlagen Ihres Trägers arbeiten, statt alte Word-Dokumente - möglicherweise sogar für andere Klienten - aus dem Archiv zu holen und für Ihren aktuellen Zweck zu überarbeiten. Die Nutzung standardisierter Textvorlagen sichert sowohl den Qualitätsstandard, als auch die Rechtssicherheit Ihrer Korrespondenz!

Neu ist die Vorschaufunktion: wählen Sie dazu mit Mausklick eine Textvorlage aus, für die Sie sich interessieren, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Vorschau":

Sie sehen dann das gewählte Dokument in einem Vorschaufenster. Es ist mit Beispieldaten ausgefüllt. Bei den grau hinterlegten Passagen handelt es sich um Textfelder, die vom weboffice.sozial soweit möglich automatisch vorausgefüllt werden. Wenn dem weboffice die betreffenden - speziellen - Daten nicht zur Verfügung stehen, erhalten Sie stattdessen einen Hinweis, welche Daten an dieser Stelle einzutragen sind:

Wenn Sie sich eine Textvorlage unter Word ausgeben lassen wollen, müssen Sie ggf. im ersten Schritt eine Korrespondenz-Adresse auswählen (siehe Beispiel im vorstehenden Screenshot). Diese Adressauswahl ist meist mit einem Klick erledigt, da die 50 in Ihrer eigenen Einrichtung am häufigsten genutzten Adressen als Favoritenliste angezeigt werden. Nur selten dürfte es erforderlich sein, einen anderen Adresseintrag im großen Gesamt-Pool Ihres Trägers zu suchen. Auch dieses ist aber schnell zu erledigen.

Wenn Sie die Textvorlage heruntergeladen haben, wird sie automatisch in Word geöffnet. Sie tragen dann ggf. noch benötigte Feldinhalte ein, bei Bedarf können Sie aber den vorgegebenen Text auch insgesamt nach Belieben ändern oder z.B. nicht benötigte Passagen löschen: Die heruntergeladene Textvorlage ist ein ganz normaler Wordtext mit eingebauten Feldfunktionen.

Hier noch eine Bitte: Wenn Sie redaktionelle Änderungen für eine Textvorlage wünschen - sei es, damit Sie diese in Ihrer Einrichtung besser nutzen können, oder sei es, weil die Vorlage für alle Einrichtungen Ihres Trägers aktualisiert werden sollte - dann teilen Sie dies doch bitte der weboffice.sozial Hotline mit. Wir stehen Ihnen gern zur Verfügung! Ausdrücklich: wir können Textvorlagen bei besonderem Bedarf auch für Ihre Einrichtung anpassen - in den übrigen Einrichtungen erscheint diese Vorlage dann nicht in der Liste!

Zwar mag es für den Augenblick aufwändiger sein, als wenn Sie den individuellen Word-Text nachbearbeiten, aber schon ab der nächsten Nutzung haben Sie selbst und alle Ihre KollegInnen einen dauerhaften Vorteil, wenn die Textvorlage selbst überarbeitet wurde!

Klientenauswahl in neuem Design

Die Klientenauswahl ist Ihre zentrale Drehscheibe bei der Dokumentation im weboffice.sozial. Wir haben die Listendarstellung überarbeitet und mit einer "Aufklapp-Funktion" versehen, die Ihnen ausführliche Informationen zu den einzelnen Hilfeverhältnissen bietet:

(Klicken Sie auf einen Screenshot, um ihn in voller Größe anzuzeigen!)

Wenn Sie auf das Dreieck klicken, erscheint eine zusätzliche Info-Zeile zu diesem Hilfeverhältnis, und der Klient wird zur Auswahl markiert:

Indem Sie nacheinander auf mehrere Dreiecke klicken, können Sie beliebig viele Zusatzinfos zu den interessierenden Hilfeverhältnissen gleichzeitig einsehen.

Im folgenden einige Beispiele zu dem erweiterten Informationsumfang, der Ihnen damit geboten wird:

Betreuungen §67 stationär

• Hilfeart, Hilfebeginn
• Ende des aktuellen Bewilligungszeitraums, ggf. in Warnfarbe
• Datum eines bereits gestellten Folgeantrags
• ggf. Hinweis auf noch nicht gestellten Folgeantrag in Warnfarbe
• Hinweis auf aktuelle Abwesenheit (Platzgeldzeitraum)

Betreuungen §53 stationär/teilstationär

• Hilfeart, Hilfebeginn
• Ende des aktuellen Bewilligungszeitraums, ggf. in Warnfarbe
• Datum eines bereits gestellten Folgeantrags
• ggf. Hinweis auf noch nicht gestellten Folgeantrag in Warnfarbe
• Leistungstyp (Wohnen und/oder Tagesstruktur)
• Datum der letzten Verlaufsdokumentation
• ggf. Hinweis auf > 14 Tage zurückliegende Verlaufsdoku in Warnfarbe
• Hinweis auf aktuelle Abwesenheit (Platzgeldzeitraum)

Betreuungen §53 ambulant, §67 ambulant örtlich, §67 nachgehend

• Hilfeart, Hilfebeginn
• Ende des aktuellen Bewilligungszeitraums, ggf. in Warnfarbe
• Datum eines bereits gestellten Folgeantrags
• ggf. Hinweis auf noch nicht gestellten Folgeantrag in Warnfarbe
• Bewilligter Stundenumfang
• Hinweis auf aktuelle Abwesenheit (Fehlzeitraum)

Betreuungen §67 überörtlich

• Hilfeart, Hilfebeginn
• Ende des aktuellen Bewilligungszeitraums, ggf. in Warnfarbe
• Datum eines bereits gestellten Folgeantrags
• ggf. Hinweis auf noch nicht gestellten Folgeantrag in Warnfarbe

Basisangebot

• Hilfeart, Hilfebeginn
• Datum des letzten Kontakts
• wenn letzte Kontakt > 365 Tage zurückliegt, Hinweis in Warnfarbe auf anstehende automatische Beendigung 
• wenn Betreuungsantrag gestellt wurde: Antragsdatum, Hilfeart
• Posterreichbarkeitsadresse mit Datum seit und ggf. bis

Unterbringung zur Gefahrenabwehr

• Hilfeart, Hilfebeginn

Örtliche Beratung ohne GA

• Hilfeart, Hilfebeginn
• Datum der letzten Beratung
• ggf. Warnhinweis, wenn vorgegebene Maximal-Laufzeit überschritten

Übernachtung

• Hilfeart, Hilfebeginn
• Datum des letzten Übernachtungszeitraums

Tagesaufenthalt

• Hilfeart, Hilfebeginn
• Datum des letzten Tagesaufenthalts

Hilfen ohne Anerkenntnis

• Hilfeart, Hilfebeginn
• Kategorie, z.B. "§53 ohne Anerkenntnis"
• Datum der letzten Beratung

Tagesjournal: Pinnwand verwalten

Beim Verfassen eine Eintrags im Tagesjournal des  weboffice.sozial können Sie bei Bedarf festlegen, dass dieser nicht nur für den aktuellen Tag, sondern über eine längere Zeitspanne hinweg angezeigt werden soll. Journaleinträge mit einer solchen verlängerten Anzeigedauer finden sich, sobald der erste Anzeigetag vorüber ist, im Abschnitt "Pinnwand" des Tagesjournals. Pinnwand-Einträge stammen also von früheren Tagen, gemäß Vorgabe ihrer jeweiligen Autoren sollen sie länger angezeigt werden.

Es liegt im Interesse aller Nutzer, dass auf der Pinnwand wirklich nur Einträge "angepinnt" bleiben, die weiterhin relevant sind. Nicht immer kann der ursprüngliche Autor voraussehen, für wie viele Tage sein Eintrag auch künftig bedeutsam sein wird:

• Vielleicht sieht ein Autor zur Sicherheit drei zusätzliche Anzeigetage für seinen Eintrag vor, aber die betreffende Angelegenheit hat sich bereits am Folgetag erledigt.
  
• Oder ein Autor sieht einen zusätzlichen Anzeigetag vor, damit ein Sachverhalt bekannt gemacht wird und erledigt werden kann, aber diese Erledigung zieht sich - für ihn nicht vorhersehbar - in die Länge, so dass der Eintrag entsprechend länger auf der Pinnwand erscheinen sollte.

Für Journaleinträge gilt grundsätzlich, dass nur der Autor eines Eintrags diesen nachträglich editieren oder löschen darf, andere Journalnutzer können lediglich Kommentare hinzufügen. 

Damit die Pinnwand von allen Nutzern gepflegt werden kann, gibt es jetzt bei allen Einträgen mit verlängerter Anzeigedauer eine zusätzliche Schaltfläche "Anzeigedauer ändern":

Diese Schaltfläche mit dem Kalenderblatt-Symbol sehen alle Journalbenutzer bei allen Einträgen, deren Autor sie nicht selbst sind. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet den Eintrag zur Editierung, es lässt sich aber nur ein einziger Wert ändern, nämlich das Datum "Anzeigedauer bis zum ...".

Hierfür nun ein Beispiel aus der Praxis. Es ist Dienstag der 19. August. Auf der Pinnwand findet sich der folgende, bereits kommentierte Eintrag vom Vortag (dem Montag), vorgesehen zur Anzeige für insgesamt drei Tage, also bis zum Mittwoch 20. August:

Hinweis: Klicken Sie auf den Screenshot für eine vergrößerte Darstellung.

Der Mitarbeiter Michael Schulz liest den Eintrag und den Kommentar. Er hat das betreffende Rezept aus der Praxis abgeholt. Also teilt er dies in einem Kommentar mit, den er hinzufügt:

Beim Verfassen dieses Kommentars hat Herr Schulz auch gleich die Nachverfolgungs-Kennzeichnung entfernt. 

Der Sachverhalt ist damit erledigt. Trotzdem würde der Eintrag mit seinen zwei Kommentaren weiterhin - bis zum Folgetag - auf der Pinnwand angezeigt werden (siehe gelbe Markierung). Da dies nicht nötig ist, klickt Herr Schulz jetzt auf die Schaltfläche "Anzeigedauer ändern" des ursprünglichen Journaleintrags von Frau Meier:

Er ändert das Datum bei "Anzeigedauer bis zum ..." auf den aktuellen Tag, den 19. August. Der Eintrag mit den beiden Kommentaren bleibt also noch bis zum Abend desselben Tages an der Pinnwand stehen, damit andere Nutzer die Erledigung zur Kenntnis nehmen können. Um Mitternacht wird der Eintrag dann vom weboffice.sozial automatisch von der Pinnwand entfernt.

Fazit: Die neue Schaltfläche "Anzeigedauer ändern" ermöglicht es allen Nutzern des Tagesjournals, die Pinnwand zu pflegen und dafür zu sorgen, dass dort ausschließlich und genau die aktuell relevanten Einträge angezeigt werden.


 

Tagesjournal: «Wichtig» und «Zur Nachverfolgung»

Einträge im Tagesjournal können jetzt in zweierlei Hinsicht markiert werden:
«Wichtig» und «Muss weiterverfolgt werden». Bei Bedarf können auch beide Markierungen gleichzeitig gesetzt werden.

Markierung «Wichtig»

Diese Markierung kann für jeden Journaleintrag und jeden Kommentar einzeln gesetzt werden. Der Autor eines Eintrags oder Kommentars kann seine «Wichtig»-Markierung im Nachhinein auch wieder entfernen. Ein mit «Wichtig» markierter Eintrag wird vom weboffice.sozial automatisch wie folgt angezeigt:

Markierung «Muss weiterverfolgt werden»

Anders als die «Wichtig»-Markierung gilt die Weiterverfolgungs-Markierung immer gemeinsam für einen Journaleintrag und alle dort ggf. hinzugefügten Kommentare. Wenn ein Autor seinen Eintrag mit Weiterverfolgungs-Markierung versehen hat, kann er diese nur so lange wieder entfernen, bis jemand einen Kommentar hinzugefügt hat. Der Autor des jeweils letzten angefügten Kommentars entscheidet darüber, ob die Weiterverfolgungs-Kennzeichnung erhalten bleibt, oder ob er diese - z.B. wenn ein Sachverhalt erledigt wurde - entfernen will. Ein mit «Weiterverfolgung» markierter Eintrag wird vom weboffice.sozial wie folgt angezeigt:

Bitte beachten Sie bei Ihrer Arbeit im Tagesjournal den Unterschied von «Wichtig» und «Muss weiterverfolgt werden»:

• Eine «Wichtig» Markierung gilt in dem Moment, wo der Eintrag oder Kommentar verfasst wird. Sie dient der optischen Hervorhebung im Journalblatt und braucht in aller Regel später nicht mehr entfernt werden.
• Eine Markierung zur Weiterverfolgung bedeutet dagegen Handlungsbedarf - ein Sachverhalt muss weiter verfolgt und - so weit möglich - bearbeitet werden. Wenn keine Weiterverfolgung mehr erforderlich ist, sollte die Kennzeichnung wieder entfernt werden. Das kann nicht nur der Autor eines Eintrags machen, sondern jeder Mitarbeiter: er muss nur einen Kommentar hinzufügen, der z.B. "ist erledigt" lauten könnte. Beim Verfassen dieses Kommentars entfernt er den Haken bei "Muss weiterverfolgt werden".

Hinweis: im weboffice.sozial Tagesjournal soll es künftig Suchfunktionen geben, mit denen alle noch offenen Nachverfolgungen angezeigt werden können. Auch deshalb ist es wichtig, dass Nachverfolgungs-Kennzeichnungen nach Erledigung einer Angelegenheit wieder entfernt werden!