Tagesjournal mit erweiterten Recherche-Optionen

Wenn in Ihrer Einrichtung das Tagesjournal genutzt wird, kennen Sie sicherlich auch die dortigen Möglichkeiten, zurückliegende Journaleinträge zu recherchieren. 


Recherchemöglichkeiten im Tagesjournal

Kurz zusammengefasst: wenn Sie von der normalen Journalansicht in die Rechercheansicht wechseln:

 ... können Sie nach Text suchen, der in den gesuchten Journaleinträgen vorkommt - z.B. möchten Sie sich Einträge anzeigen lassen, in denen "... drogen ..." vorkommt:

Das  weboffice.sozial sucht dann unabhängig von Groß-/Kleinschreibung und findet "... Drogen ..." entweder als einzeln stehendes Wort, oder als Wortbestandteil.
 
Weiterhin können Sie sich die Journaleinträge zusammenstellen lassen, die mit einem besonderen "Hinweis an ..." versehen sind. Im folgenden Beispiel wollen Sie alle Einträge sehen, die wegen ihrer besonderen Wichtigkeit mit einem "Hinweis an alle Mitarbeiter" versehen wurden:

Die Suchmöglichkeiten lassen sich auch kombiniert verwenden - z.B. können Sie zurückliegende Einträge suchen, in denen es um Drogen ging, und die zugleich mit einem "Hinweis an alle Mitarbeiter" versehen wurden:

Den Zeitraum, über den die weboffice.sozial Journaleinträge gesucht werden sollen, legen Sie durch Auswahl unter mehreren vorgegebenen Optionen fest - bis hin zur Recherche über die gesamte Journal-Historie hinweg (3):

NEU: Recherche nach Journaleinträgen zu einem bestimmten Klienten

Die oben beschriebenen Recherche-Möglichkeiten sind schon länger im Tagesjournal verfügbar. Neu im  weboffice.sozial ist dagegen die gezielte Recherche nach Einträgen, die sich auf bestimmte Klienten beziehen - und zwar nicht (nur) in dem Sinne, dass der Klient im Journaltext namentlich benannt wird, sondern zusätzlich werden alle Einträge zusammengestellt, die mit einer Referenz zur Klientendokumentation versehen sind. 

Dies möchten wir Ihnen an einem Beispiel vorstellen. Wenn Sie als Suchbegriff "lehman" eingeben:

... finden Sie alle Einträge, wo im Text "lehman" vorkommt:

Der Suchtext wird bei (1) gefunden, und in diversen weiteren Journaleinträgen. Das ist so weit bekannt.

Wenn Sie jetzt aber den vollständigen Nachnamen eines Klienten als Suchbegriff eingeben, also im Beispiel nach "lehmann" recherchieren:

... dann finden Sie jetzt ...

• alle Textstellen, wo dieser Name genannt wird, sowie
  
• alle Referenzen auf die Klientendokumentation Ihrer Klientin Nellie Lehmann.

Im Beispiel sieht Ihr Suchergebnis dann so aus:

Vorkommen im Text (1) werden genauso gefunden wie "harte" Referenzen (2) zum gesuchten Klienten.

Wichtig - UND NEU - ist, dass Sie Einträge zum gesuchten Klienten auch dann finden, wenn der Name im Text des Journaleintrags gar nicht vorkommt, wenn er dort falsch geschrieben ist, oder wenn z.B. im Texteintrag der Vorname eines Klienten erwähnt wird, nicht aber sein Nachname.

Wie bisher können Sie bei Bedarf mit Klick auf die Klientenreferenz (2) vom Tagesjournal weg direkt zu der betreffenden Klientendokumentation hinüberwechseln.

NEU im weboffice: Tagesübersicht

Es gibt wieder einen neuen Arbeitsbereich, diesmal im Programmbereich "Allgemein" des weboffice.sozial. Dort finden Sie jetzt eine Tagesübersicht, in der alle betreuenden bzw. beratenden Tätigkeiten eines Tages für Ihre  Einrichtung aufgelistet sind:

Nachfolgend ein Beispiel für eine solche Tagesübersicht, hier in einer Einrichtung für ambulant betreutes Wohnen (die Namen der Klienten und Mitarbeiter sind im Screenshot unkenntlich gemacht):

Wenn Ihre Einrichtung auch niederschwellige Beratungsangebote führt, werden solche Beratungskontakte ebenfalls berücksichtigt. Zur besseren Übersicht erscheinen sie aber in einer Extra-Tabelle, abgesetzt von den regulären Betreuungstätigkeiten:

Die Tagesübersicht steht Ihnen auch in stationär betreuenden Einrichtungen zur Verfügung. Das folgende Beispiel stammt aus einer Einrichtung, in der sowohl stationär/teilstationär, als auch ambulant betreut wird:

Bei jedem Listeneintrag finden Sie rechts die gewohnte info-Schaltfläche, mit der Sie sich den vollen Informationsumfang der betreuenden Tätigkeit bzw. des Beratungskontaktes anzeigen lassen (Inhalt im Screenshot unkenntlich gemacht):

Die Navigationsleiste oben bietet folgende Möglichkeiten:

(1)   zum Vortag wechseln
(2)   zum Folgetag wechseln
(3)   mit Kalenderauswahl zu einem bestimmten Datum springen
(4)   zurück zur weboffice.sozial Klientenauswahl 

Die neue Funktion ist zum Beispiel nützlich, wenn Sie an zurückliegenden Tagen nicht in Ihrer Einrichtung waren (Außendienst, Urlaub, Krankheit...) und sich dann einen schnellen Überblick verschaffen wollen, welche Ihrer Klienten betreut wurden, während Sie abwesend waren.

NEU: Klientendeckblatt für stat. und amb. Betreuungen

Es gibt einen neuen Arbeitsbereich "Klientendeckblatt" in der Klientendokumentation des weboffice.sozial, den wir für folgende Hilfeformen freigeschaltet haben:

• Stationäre Betreuung der Wohnungslosenhilfe §67 ff. SGB XII
• Ambulante aufsuchende Betreuung gemäß §67 ff. SGB XII
• Ambulant betreutes Wohnen gemäß §67 ff. SGB XII
• Ambulant betreutes Wohnen in der Eingliederungshilfe (§§ 53/54 SGB XII)

Das Klientendeckblatt findet sich im Abschnitt Formulare und Text der Klientendoku:

Es ist ein pdf-Formular, auf dem alle relevanten Informationen zum Klienten, zu seinen Kontakten, zum Hilfeverhältnis selbst und zu den beteilgten Institutionen kompakt im A4-Format zusammengefasst sind - hier ein Beispiel:

Wenn Sie in Ihrer Einrichtung (noch) nicht komplett papierfrei dokumentieren, eignet sich das Klientendeckblatt perfekt dafür, obenan in die Handakte des Klienten eingelegt zu werden.

Der Dialog des neuen Arbeitsbereichs ist in Formularabschnitte gegliedert (1), zwischen denen Sie mit Navigations-Schaltflächen (2) wechseln. Die Rahmen-Informationen zu Person und Hilfeverhältnis werden nur eingeblendet, alle weiteren Angaben können Sie dann direkt eingeben (3):

Wenn Sie lieber in einem langen Eingabeformular durchgängig scrollen, als zwischen Abschnitten zu wechseln, wählen Sie die Option Ganzes Formular anzeigen:

Ganz wichtig ist die Nutzung des Adresspools. Geben Sie nur die persönlichen Kontakte des Klienten direkt im Deckblatt ein, alle Institutionen hinterlegen Sie besser im zentralen Adresspool, wo sie wiederverwendbar vorgehalten werden.

Für die Übernahme von Kontakten aus dem Adresspool klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen, z.B. im Abschnitt "Gesetzliche Betreuung":

Im Adresspool suchen Sie die gewünschte Adresse aus - oder legen diese ggf. neu an - und übernehmen sie dann mit der Schaltfläche (1):

Wenn Sie die Eingaben abgeschlossen haben, laden Sie das fertig ausgefüllte Klientendeckblatt als pdf herunter (1) und verlassen den Arbeitsbereich dann mit (2).

Wenn es Änderungen oer Ergänzungen nachzutragen gibt, können Sie das rasch erledigen und sich das aktualisierte Deckblatt jederzeit neu ausgeben lassen. 

Abschließend noch einmal der Hinweis: Nutzen Sie den zentralen Adresspool! Tragen Sie alle Adressen, die Sie (oder Ihre KollegInnen) vielleicht einmal wieder benötigen könnten, dort ein, und nicht im Deckblatt des einzelnen Klienten. Wenn Sie mit dem zentralen Adresspool noch nicht vertraut sind, empfehlen wir dieses Schulungs-Video.

NEU: Report 'Klienten mit Postadresse'

Der Service 'Postadresse' spielt bei niederschwelligen Beratungsangeboten eine große Rolle. Im letzten Post war die neu im weboffice.sozial eingerichtete "Brief-Schaltfläche" in der Klientenauswahl vorgestellt worden, mit der sich Kurzkontakte des Typs Postadresse mit einem Klick dokumentieren lassen. 

Wenn Klienten eine Beratungsstelle aufsuchen, um für sie eingegangene Post nachzufragen bzw. abzuholen, dann müssen die MitarbeiterInnen schnell und unaufwändig klären können, ob die betreffenden Klienten den Service Postadresse mit der Einrichtung vereinbart haben. Dafür im Computer nachzuschauen, ist im Alltagsbetrieb einer Beratungsstelle nicht immer die beste Wahl. Oft ist es zweckmäßiger, wenn eine ausgedruckte Liste aller Klienten bereit liegt, die aktuell den Service nutzen.

Im weboffice.sozial steht jetzt ein neuer Excel-Report zur Verfügung, der eine alphabetisch sortierte Liste aller Klienten enthält, die aktuell für den Service Postadresse registriert sind. 

Der Report ist in allen Einrichtungen freigeschaltet, die niederschwellige Beratungsangebote wie Basisangebot und Fachberatungsstelle durchführen. 

Er findet sich im Hauptmenü unter Allgemein > Auswertungen:

Mit Klick auf die (hier rot umrandete) Schaltfläche gelangen Sie zu einem Dialog, der die Gesamtzahl der Klienten nennt, die aktuell den Service nutzen. Wenn Sie nun den Report herunterladen wollen, der diese Klienten auflistet, klicken Sie auf die "Ausgabe" Schaltfläche:

Hier ein Beispiel für den neuen Excel-Report:

• Alpha-sortierte Liste der Klienten, die aktuell für den Service registriert sind 1).
   
• Sofern erfasst: das Datum, an dem der Service für den Klienten eingerichtet wurde (2).
   
• Datum der letzten Nutzung des Service durch den Klienten (3).Hinweis: der Service Postadresse kann im weboffice.sozial auch für Klienten in ambulanten Betreuungsverhältnissen registriert werden. Bei Betreuungen werden aber keine Kurzkontakte dokumentiert, sondern nur Tätigkeiten. Daher steht hier kein Datum der letzten Nutzung zur Verfügung.
  Dagegen bedeutet "leer" in dieser Spalte bei Klienten in niederschwelligen Beratungsangeboten, dass noch keine Nutzung des Service durch den Klienten dokumentiert ist.
   
• Art des Hilfeverhältnisses sowie ggf. Bemerkungen, die bei dem Klienten zur Postadresse eingetragen wurden (4).
   

Wir erwarten, dass die neue Reportfunktion allen Beratungsstellen mit einem mittleren bis höheren Klientenaufkommen dabei hilft, das Serviceangebot Postadresse effizient und sicher durchzuführen.

NEU: Kurzkontakt 'Postadresse' mit einem Klick

Es gibt eine neue Komfortfunktion im weboffice.sozial, wie folgt: 

Im Basisangebot dokumentieren Sie üblicherweise eine Vielzahl von Kurzkontakten mit Klienten, für die Sie eine Posterreichbarkeitsadresse führen und die in der Einrichtung vorbeischauen, um diesen Service in Anspruch zu nehmen. 

Bis jetzt mussten Sie dafür im weboffice.sozial immer den jeweiligen Klienten aufrufen, dort den Arbeitsbereich Kontakte wählen und einen neuen Kontakt mit der Art "In der Einrichtung" und mit dem Beratungsinhalt "Postadresse" eintragen.
 

'Kurzkontakt Postadresse' direkt in der Klientenauswahl

Jetzt können Sie diese Dokumentationsaufgabe direkt in der Klientenauswahl erledigen. Dafür gibt es eine neue "Brief-Schaltfläche":

Diese Schaltfläche ist nur bei Klienten zu sehen, die im Basisangebot betreut werden und für die eine Postadresse geführt wird.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass die zusätzliche Tabellenspalte mit der 'Brief-Schaltfläche' nur dann angezeigt wird, wenn Sie einen der folgenden, hierfür geeigneten Suchbereiche auswählen:

• flexible Suche
• aktive Beratungsangebote
• aktive Klienten insgesamt

Zum Dokumentieren eines neuen Kurzkontakts 'Postadresse' genügt es, dass Sie auf die Brief-Schaltfläche klicken:

Die automatische Neuanlage eines Kontakts wird Ihnen in einem Hinweisfenster quittiert, das sich nach kurzer Zeit von allein wieder schließt:

Wenn Sie zur Kontrolle in die entsprechende Klientendokumentation wechseln, sehen Sie dort den vom weboffice.sozial neu angelegten Kontakt:

Wir sind zuversichtlich, dass Sie diese neue Funktion gern und häufig nutzen werden. 

Wenn Sie weitere Ideen haben, wie wir Ihnen die Dokumentation standardisierter Sachverhalte im weboffice.sozial erleichtern können, teilen Sie uns das bitte mit!

NEU: Schuldenaufstellung für Klienten §67stat.

Bei der weboffice.sozial Klientendokumentation für stationäre Betreuungen in der Wohnungslosenhilfe haben wir einen neuen Arbeitsbereich freigeschaltet, der Sie dabei unterstützt, die Schuldensituation Ihrer Klienten im Blick zu behalten:

Neuer Arbeitsbereich 'Schuldenaufstellung' bei stationärer Betreuung

Die Bedienung ist weboffice-typisch geradlinig und unkompliziert. Im nachfolgenden Beispiel addieren sich 3 Einträge zu insgesamt 298 Euro (1), und in der Tabelle sind die entsprechenden Einzelverbindlichkeiten aufgelistet:

 

• Erstbearbeitung (2) meint den Tag, an dem Sie sich zum ersten mal mit der betreffenden Schuldenposition des Klienten befasst haben.

• Stand vom (3) ist das Datum, auf das sich der Eintrag aktuell bezieht. Wenn Sie z.B. eine Ratenzahlung vereinbart haben (4), dann wird der noch offene Betrag (sofern die Ratenzahlung klappt 😉) im Lauf der Zeit weniger. Das tragen Sie dann ein, indem Sie den betreffenden Schuldeintrag mit der gewohnten "Bleistift-Schaltfläche" editieren und dort die beiden Infos "Stand vom" und "Betrag" aktualisieren. 

Mit einem Klick auf die Info-Schaltfläche …

 

... sehen Sie die vollständige Dokumentation des betreffenden Schuldeneintrags:

Und so sieht ein einzelner Schuldeneintrag aus, wenn Sie ihn neu anlagen bzw. editieren:

Wenn Sie eine vereinbarte Tilgung oder eine Stundung auswählen...

... dann werden automatisch weitere, hierauf bezogene Eingabefelder sichtbar – bei der Tilgung (1) sind das die Felder (2) und (3):

Diesen neuen Arbeitsbereich haben wir zunächst nur für stationäre Betreuungen freigeschaltet. Er hat den Charakter eines "Serviceangebots" für Sie.

Wir denken, dass die Schuldenaufstellung Ihnen dabei behilflich sein kann, den Schuldenrücktrag Ihrer Klienten zu steuern, und um kritische Situationen wie drohende Überschuldung rechtzeitig zu erkennen.