weboffice.sozial 2.0 - Weitere Neuerungen

Dieser NEWS blog setzt den vorangegangenen Beitrag fort, wir stellen Ihnen weitere wichtige Neuerungen des weboffice.sozial 2.0 vor.

Neue "Hier-bin-ich" Pfadleiste

In allen weboffice-Dialogen wird unter der Menüleiste eine Pfadleiste eingeblendet, die Ihnen mitteilt, in welchem Programmbereich Sie sich befinden: Klient, Hilfeverhältnis, Arbeitsbereich...

Hier ein Beispiel:

Dokumentation der Bewilligungsstunden

In ambulanten Betreuungsverhältnissen nach §67örtlich und §53 können Sie jetzt die Zahl der bewilligten Stunden dokumentieren. Der Arbeitsbereich "Anerkennungsverfahren" wurde entsprechend erweitert:

Bei der Eingabe wird jetzt unterschieden zwischen Grundanerkenntnis, Verlängerungen und - dies ist neu - Änderungsbescheiden:


In der Klientenauswahl werden Sie durch einen rot gefärbten Eintrag darauf hingewiesen, wenn es im aktuellen Bewilligungszeitraum keine Angabe zur Zahl der bewilligten Stunden gibt:

Zunächst wird Ihnen dieser Warnhinweis in der Klientenauswahl bei allen ambulanten Hilfeverhältnissen nach §67örtlich und §53 angezeigt, denn bislang konnten Sie ja noch gar keine Bewilligungsstunden dokumentieren. 

Wenn Sie diese Information in Ihren bestehenden Hifleverhältnissen nachtragen, können Sie wahlweise bei der ursprünglichen GA anfangen - das WebOffice unterstützt Sie dann, indem es Ihre Eingabe auf nachfolgende Verlängerungen überträgt - oder Sie beschränken sich darauf, die Stundenzahl für den aktuellen Bewilligungszeitraum einzugeben.

Hinweis: es ist unbedingt sinnvoll, wenn Sie jetzt gleich mit der Dokumentation der Bewilligungsstunden beginnen. In wenigen Wochen wird im WebOffice eine "erweiterte Abrechnungsunterstützung" zur Verfügung stehen. Dann werden Ihre Eingaben bei der Erstellung von Leistungsnachweisen und für die Berechnung des Monatsübertrags benötigt.

Dokumentation von Fehlzeiten

Der vorstehende Hinweis gilt ebenfalls für die Fehlzeiten (Nichtbetreuungszeiten) von ambulant (§67 örtlich oder §53) betreuten Klienten. Ihnen steht ab sofort ein Arbeitsbereich "Fehlzeiten" zur Verfügung, in dem Sie diese für Abrechnung und Monatsübertrag wichtigen Informationen erfassen können:

Wir empfehlen Ihnen, die Fehlzeiten Ihrer Klienten ab Oktober zu dokumentieren.

Wechsel der Einrichtung ohne Ausloggen

Über die Menüoption "Abmelden" können Sie sowohl die Anwendung verlassen, als auch die Anwendung wechseln, ohne sich Ab- und wieder Anzumelden. Diese Möglichkeit wird Ihnen angeboten, wenn Sie im weboffice für mehrere  Einrichtungen registriert sind:

Supportanfragen via E-Mail direkt aus dem WebOffice

Wenn Sie eine Frage haben, oder eine weboffice-Funktion nicht wie erwartet funktioniert, können Sie uns das unmittelbar aus der betreffenden Programmsituation heraus mitteilen. Dazu gibt es die neue Menüoption "Info/Support":

Schreiben Sie uns - wir freuen uns auf Ihre Mitteilungen!

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Einen guten Start mit der neuen Programmversion 
wünscht Ihr
weboffice.sozial Entwicklerteam

weboffice.sozial 2.0 - Neuerungen

In diesem NEWS blog stellen wir Ihnen einige wichtige Neuerungen des weboffice.sozial 2.0 vor. Einen weiteren blog Beitrag zu Neuerungen finden Sie hier.

Schnelles Arbeiten ohne Wartezeiten

Mit dem Start der Version 2.0 zieht das weboffice auf einen neuen, wesentlich leistungsfähigeren Server um. Das weboffice ist in Java programmiert - dies ist von Haus aus eine schnelle Technik. Die Anwendung war daher noch nie "langsam". Durch den Umzug auf die neue Maschine werden die Rechenzeiten nochmals in etwa halbiert(!).

Das heißt für Sie: das weboffice MUSS jetzt sehr schnell laufen. Auch große Listen sollten innerhalb von ein oder zwei Sekunden aufgebaut werden. Falls das bei Ihnen nicht so ist, dann gibt es ein anderes Problem. Möglicherweise haben Sie bzw. hat Ihre Einrichtung eine schlechte Internet-Anbindung. Oder Sie arbeiten an einem sehr alten, langsamen PC mit wenig Speicher. Ausdrücklich: bitte lassen Sie es uns wissen, wenn Ihnen das WebOffice langsam erscheint! Wir helfen Ihnen dabei, die Ursache zu finden.

Intuitiv verständliche Menüführung

Im weboffice.sozial 2.0 gibt es nun eine standard-konforme Menüleiste ganz oben im weboffice-Sichtbereich. Dort finden Sie alle Einträge, die bisher über das "Sprungmenü" unten rechts zugänglich waren. Es sind auch einige neue Einträge hinzugekommen, z.B. "Support/Info" mit der Möglichkeit, direkt aus dem Programm heraus eine Supportanfrage an uns zu versenden.

Die wesentliche Neuerung bei der Menüführung besteht aber darin, dass Sie die Navigation jetzt oben vorfinden, statt unten rechts:

Neugestaltete, vereinfachte Klientenauswahl

Der Dialog zur Klientenauswahl ist im weboffice.sozial 2.0 wesentlich schlanker geworden. Er sieht wie folgt aus:

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Den Suchbereich wählen Sie in einer Aufklappliste aus:

Sobald Sie den gewünschten Eintrag angeklickt haben, startet die Suche automatisch.

Zusätzliche fachliche Erläuterungen

Einige weboffice-Arbeitsbereiche waren bislang sehr spartanisch gehalten. Hier haben wir die Dialoge so umgearbeitet, dass sie fachliche Erläuterungen bieten. Vor allem der wichtige Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren, der bisher nur aus einer Reihe von Datumsfeldern bestand, wird in der neuen weboffice.sozial Version auch für ungeübte Benutzer leicht zugänglich sein:

Neue Dialoggestaltung beim Hilfeplan

Wie bisher ist der Hilfeplan für folgende Hilfearten über das weboffice zu erstellen:

• Hilfe nach §67stationär
• Hilfe nach §67 überörtlich ambulant
• Hilfe nach §53 ambulant (nur Kostenträger Rotenburg)

Die Bearbeitung des Hilfeplans mit seinen Fortschreibungen und dem Abschlussbericht ist im weboffice.sozial 2.0 deutlich übersichtlicher geworden. Der Dialog ist jetzt in drei "Tabs" gegliedert, die wie Reiter eines Karteikartensystems aussehen und auch so funktionieren:

Die Einzelhilfeziele eines Lebensbereichs sind im ersten Tab zusammengefasst.  

Die Angaben zum Zeitrahmen, zur Kooperation mit anderen Stellen und zur Einwilligung des Klienten gelten bekanntlich für alle Einzelhilfeziele gemeinsam und finden sich nun in einem zweiten Tab. 

Der dritte Tab ist zusätzlichen Informationen vorbehalten, die ggf. von einzelnen Kostenträgern verlangt werden. Derzeit gibt es diesen dritten Reiter nur beim Hilfeplan für stationäre Betreuungen in Lüneburg. Dort werden im Hilfplan Angaben zur stationären Hilfebedürftigkeit und zur Heranziehung Unterhaltspflichtiger benötigt.

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Einen weiteren blog-Beitrag mit Neuerungen im weboffice.sozial 2.0 finden Sie hier. Er bietet folgende Themen:

• Neue 'Hier-bin-ich' -Pfadleiste
• Neu: Dokumentation von bewilligten Stunden (amb. Betreuungen)
• Neu: Dokumentation von Fehlzeiten (amb. Betreuungen)
• Ummelden zu einer anderen Einrichtung ohne Ausloggen
• E-Mail Funktion für Supportanfragen direkt aus dem weboffice 

Ab Montag 1. Oktober: weboffice.sozial 2.0

Vor zwei Jahren, Ende September 2010, wurde das WebOffice mit zunächst 26 Nutzern in Betrieb genommen. Heute gibt es 110 Benutzer, und viele von Ihnen arbeiten täglich mit der Anwendung.

Das Programm ist den Kindertagen längst entwachsen. Es wurde fortlaufend weiterentwickelt, neue Funktionen sind hinzugekommen, und immer wieder haben wir Anregungen eingearbeitet, die Sie uns aus Ihrer Praxis übermittelten.

Nun sind zwei Jahre in der Informationstechnik eine lange Zeit. Die Standards entwickeln sich weiter - eine Internet-Anwendung soll heute nicht nur "störungsfrei funktionieren", sondern wir alle erwarten eine komfortable Bedienung, leicht verständliche Menüführung und schnelle Reaktionszeiten.

Im Frühjahr diesen Jahres haben wir uns mit der Leitung zusammengesetzt und überlegt, wo und wie das WebOffice verbessert werden kann, ohne die vorhandenen Stärken des Programms zu gefährden. Eine Webdesign-Agentur hat uns dabei geholfen, diese Anstrichliste in ein gestalterisches Konzept zu verwandeln. In den vergangenen Monaten haben wir dann im Hintergrund - von Ihnen unbemerkt - an der neuen Version gearbeitet.

Nun ist es so weit: zum 1. Oktober, d.h. am Montag kommender Woche, wird Ihr bisheriges WebOffice durch weboffice.sozial 2.0 abgelöst.

Das können sie von weboffice.sozial erwarten:

• deutlich schnelleres Arbeiten, keine Wartezeiten
• eine intuitiv verständliche Menüführung
• eine schlanke, vereinfachte Klientenauswahl
• viele fachliche Erläuterungen, etwa zum Anerkennungsverfahren
• einen übersichtlichen Dialog bei Hilfeplan und Fortschreibungen
• Dokumentation von bewilligten Stunden und Fehlzeiten in ambulanten Betreuungen
• wenn Sie in mehreren Einrichtungen tätig sind: komfortabler Wechsel ohne Ausloggen

 
Und auch dies ist weboffice.sozial:

• frische Farben, helles und klares Design
• ... und wenn mal was nicht klappt: E-Mail Funktion für den kurzen Draht zu uns

Bitte machen Sie sich keine Sorgen, dass nun "alles anders" wäre: das vermutet man vielleicht kurz beim Einloggen, aber Sie werden rasch erkennen, dass Ihre gewohnten Arbeitsabläufe erhalten geblieben sind: das Arbeitsbereiche-Menü ist weiterhin die zentrale Schaltstelle der Klientendokumentation, alle Arbeits-bereiche gibt es weiterhin, die Dialoge (z.B. bei der Verlaufsdokumentation) sind kaum oder gar nicht verändert.

Wenn Sie möchten, können Sie am Montag einfach in der neuen Programmversion starten - es wird mit Sicherheit keine "Bruchlandung" geben. Für die Neugierigen unter Ihnen stellen wir in den kommenden Tagen Beiträge hier im weboffice.sozial NEWS blog bereit, in denen wir Ihnen die Neuerungen vorstellen. Auf jeden solchen Beitrag weisen wir Sie mit einer E-Mail hin.

Bis dahin, Ihr
WebOffice Entwicklerteam

Neues Klientendeckblatt für ambulante Betreuungen

Wir haben das Klientendeckblatt für die ambulanten Betreuungsbereiche neu gestaltet und nehmen die Gelegenheit wahr, Sie auf diesen WebOffice-Arbeitsbereich einmal mehr hinzuweisen:

Abb. 1: "Klientendeckblatt" im Arbeitsbereiche-Menü

Sie können hier alle häufig benötigten Informationen zu Ihren Klienten an einer zentralen Stelle eintragen. Wenn Sie für den Klienten einen Aufnahmebogen angelegt hatten, empfiehlt es sich, zunächst die Informationen von dort zu übernehmen:

Abb. 2: Ausschnitt aus dem Eingabedialog "Klientendeckblatt"

Ergänzungen und spätere Änderungen tragen Sie dann direkt im Arbeitsbereich "Klientendeckblatt" ein. 

Mit Klicken auf "Ausgabe" können Sie dann jederzeit ein pdf erstellen und ausdrucken, auf dem alle Informationen aus dem Klientendeckblatt übersichtlich dargestellt werden. Wie der Name sagt, kann es z.B. vorneweg in die Klientenakte eingelegt werden, so dass Sie nie lange nach einer benötigten Information suchen müssen.

Abb. 3: Ausschnitt Klientendeckblatt

Hier Klicken für ein vollständiges Beispiel zum pdf-Download.

Das neu gestaltete Klientendeckblatt steht Ihnen bei folgenden ambulanten Betreuungsarten zur Verfügung:

• §53 ambulant
• §53 niederschwellige Betreuungen
• §53 Wohntraining
• §67 ambulant örtlich
• §67 ambulant überörtlich
• §67 nachgehend
• §67 ambulant ohne Grundanerkenntnis

Monatsübersicht Ihrer Klienten jetzt auch für einzelne Hilfearten!

Den folgenden Bericht kennen Sie sicherlich - er findet sich im Bereich "Allgemein" des WebOffice:

Abb.: Aufruf der Monatsübersicht im Bereich "Allgemein"

Wenn Sie ihn aufrufen, können Sie einen Reportmonat vorgeben und erhalten für diesen dann eine Liste aller Klienten als Excel-Tabelle.

Bisher waren in dieser Liste alle Klienten enthalten, die in dem Berichtsmonat in Ihrer Einrichtung ein Hilfeverhältnis hatten - unabhängig von der Hilfeart. Das führte dazu, dass Klienten mit Basisangebot und regulär betreute Klienten durcheinander in der Liste erschienen. 

Auf Ihre Anregung hin haben wir das jetzt wie folgt verbessert:

Nach Aufruf des Reports können Sie außer dem Monat auch die Hilfeart vorgeben. In einer Aufklappliste können Sie aus allen Hilfearten wählen, die in Ihrer Einrichtung angeboten werden, wie in folgendem Beispiel:

Abb.: Einstellungen für den Report 'Monatsübersicht'

Wenn Sie hier "(alle)" anklicken, erhalten Sie weiterhin eine Excel-Tabelle mit  allen Klienten Ihrer Einrichtung für den betreffenden Monat.

Wählen Sie stattdessen ein bestimmte Hilfeart, enthält die Excel-Tabelle  nur die Klienten der von Ihnen ausgewählten Hilfeart, wie in folgendem Beispiel:

Abb.: Beispiel für Excel-Report 'Monatsübersicht' für die Hilfeart §53 ambulant

In jedem Fall ist die Liste nach den Namen der Klienten alphabetisch sortiert.

In der letzten Spalte wird bei Klienten des Basisangebots die Zahl der Kontakte im betreffenden Monat angezeigt.

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Stand: 6.6.2012

Umstellung Statistik Wirkung der Hilfen auf Format 2012

Dieser Artikel ist für Sie interessant, wenn Sie Hilfeverhältnisse dokumentieren, bei denen die Statistik zur Wirkung der Hilfen (WdH) berichtspflichtig ist.

Nachdem die Erfassung der WdH-Statistikdaten für 2011 abgeschlossen ist, haben wir jetzt die Änderungen, die ab 2012 für diese Statistik gelten, ins WebOffice eingearbeitet. Sie werden sehen, dass einzelne Variablen anders benannt sind, und dass generell die bisherige Wahlmöglichkeit "trifft nicht zu" durch "kein Hilfeziel vereinbart" ersetzt wurde. Für detaillierte fachliche Informationen rufen Sie bitte die hinter der blauen i-Kugel ("Info-Buttons") hinterlegten Hilfetexte auf, wo Ihnen genaue fachliche Erläuterungen zur jeweiligen WdH-Variablen gegeben werden. Diese Info-Texte haben wir natürlich ebenfalls auf den neuen, ab 2012 gültigen Stand gebracht.

Abb.: Info-Buttons im WebOffice-Dialog "Statistik Wirkung der Hilfen"

Hinweis: Bei einigen Variablen sind bestimmte Wahlmöglichkeiten ab 2012 nicht mehr erlaubt. In allen Fällen, wo Sie für 2012er Hilfeverhältnisse eine solche "verbotene" Auswahl getroffen hatten, wurde diese Eingabe von uns auf die Voreinstellung "bitte auswählen…" zurückgesetzt. 

Hierfür ein Beispiel:

Die WdH-Variable G2 hieß bisher "Zugang zum Gesundheitssystem", und sie wurde jetzt umdefiniert zu "Realisierung einer Krankenversicherung". Folgerichtig ist die bisherige Auswahlmöglichkeit "Hilfeziel teilweise erreicht" ab 2012 nicht mehr erlaubt. Wenn Sie in einem 2012 (!) abgeschlossenen Hilfeverhältnis die WdH-Statistik schon eingegeben haben und bei der Variablen G2 die Auswahl "teilweise erreicht" getroffen hatten, dann haben wir ihre Eingabe zurückgesetzt und Sie finden dort jetzt folgende Datenlage vor:

Abb.: Beispiel für einen zurückgesetzten, nicht mehr erlaubten Eintrag (siehe G2)

Diese zurückgesetzten, nicht mehr zulässigen Wahlmöglichkeiten müssen Sie natürlich nur bei Ihren Hilfeverhältnissen überprüfen, die in 2012 abgeschlossen wurden. Folgende Variablen sind betroffen:

W1 – Entscheidung über die angestrebte Wohnform ist vereinbart

W5 – Vermittlung in andere Wohnformen / weiterführende oder
                 vorrangige Hilfen

A1 – Feststellung der Arbeitsfähigkeit / Erwerbsfähigkeit

A2 – Entscheidung für eine realistische Arbeitsperspektive

A4 – Arbeit / Ausbildung

G2 – Realisierung einer Krankenversicherung

Basisangebot - automatische Schließung nach 365 plus 10 Tagen

Dieser Artikel ist für Sie interessant, wenn Sie Hilfeverhältnisse im Basisangebot dokumentieren.

Schon seit einiger Zeit wird Ihnen in der Klientenauswahl ein Hinweis angezeigt, wenn in den zurückliegenden 365 Tagen kein Kontakt dokumentiert wurde - siehe Screenshot:

Abb.: Hinweis auf auslaufendes Basisangebot in der Klientenauswahl

Solche Hilfeverhältnisse werden künftig nach 375 Tagen ohne Kontakt im WebOffice automatisch geschlossen und archiviert. 

Sie sehen also 10 Tage lang diesen Hinweis in der Klientenauswahl, damit Sie ggf. noch nicht dokumentierte Kontakte nachtragen können. Nach diesen 10 Tagen, also am 375. Tag ohne Kontakt, wird das Hilfeverhältnis vom WebOffice geschlossen. 

Als Ende-Datum tragen wir dabei das Datum des letzten Kontakts ein. Sie finden dieses Hilfeverhältnis ganz normal im Archiv, genauso wie es wäre, wenn Sie die Beendigung des Hilfeverhältnisses von Hand vorgenommen hätten.

Diese neue WebOffice-Funktion steht ab sofort zur Verfügung.