NEU: Gruppentermine komfortabel verwalten

Das weboffice.sozial Gruppenmodul dient dazu, Betreuungstätigkeiten mit mehreren Teilnehmern zu dokumentieren. Typische Gruppentermine sind z.B. Frühstücks- oder Spielegruppen, ein Hygienerundgang im Wohnbereich, oder auch begleitete Ausflüge. Die Zahl der Teilnehmer ist dabei nicht beschränkt - bei Kontrollterminen während der Covid-Pandemie konnten im weboffice auch Gruppentermine mit dreistelligen Teilnehmerzahlen problemlos erfasst werden. 

Wir haben jetzt das Gruppenmodul über die Erfassung eines Gruppentermins hinaus so erweitert, dass alle dokumentierten Termine weiterhin eingesehen und im Bedarfsfall editiert werden können. 

Unter dem Hauptmenüpunkt Allgemein des weboffice.sozial finden sich jetzt (sofern Gruppentermine mit Ihrem Kostenträger abgestimmt und für Ihre Einrichtung freigeschaltet sind) zwei Einträge, die auf das Gruppenmodul verweisen:

Verwaltung der Gruppentermine

Neu ist der Menüpunkt "Gruppentermine Liste". Wenn Sie hier klicken, gelangen Sie zu einem weboffice-Dialog, in dem alle bislang dokumentierten Gruppentermine Ihrer Einrichtung in chronologisch absteigender Folge aufgelistet sind - d.h. die zuletzt dokumentierten Termine finden sich ganz oben in der Liste:

Erläuterungen:

(1)  Neuer Gruppentermin

Über diese Schaltfläche in der Kopfleiste gelangen Sie zur Erfassung eines neuen Gruppentermins. Alternativ können Sie dafür auch den Hauptmenü-Eintrag "Gruppentermin NEU" auswählen.

(2)  Liste der Gruppentermine

In chronologisch absteigender Folge sind die bisher  dokumentierten Gruppentermine mit ihren relevanten Detailinformationen aufgelistet: Datum, Beginn- und Endezeit, Titel, durchführender Mitarbeiter  und Anzahl der Teilnehmer.

(3)  Vollständige Auflistung aller Termine

Die Liste umfasst sämtliche im historischen Verlauf dokumentierten Gruppentermine - im Beispiel des Screenshots wurde bislang 1.242 Termine in der Einrichtung durchgeführt und mit dem weboffice.sozial

Gruppenmodul erfasst.

(4)  Detailinfos zum einzelnen Termin

Mit den Info-Schaltflächen rechts lassen sich die vollständigen Detailinfos zu einem Termin einsehen, einschließlich einer alphabetischen Auflistung der Teilnehmer und ihrer Hilfeart:

(5)  Report zum einzelnen Termin

Mit den nebenliegenden Download-Schaltflächen kann ein Report mit allen Details des jeweiligen Termins im pdf-Format heruntergeladen werden.

(6)  Gruppentermin löschen

Wenn ein Gruppentermin fehlerhaft dokumentiert wurde (falsches Datum / Tageszeit / Dauer / fehlerhafte Klientenliste etc.), ist es am einfachsten, den Termin zu löschen und neu zu erfassen. Die Löschfunktion ist autoren-gebunden - das heißt, dass die Lösch-Schaltflächen nur bei Terminen eingeblendet werden, die der aktuell angemeldete Nutzer selbst durchgeführt hat. 

        Der Löschung ist eine Sicherheits-Rückfrage vorgeschaltet:

(7)  Dialog beenden

Mit der Schaltfläche "Schließen" ganz rechts in der Kopfleiste verlassen Sie den Dialog und kehren zur weboffice.sozial Klientenauswahl zurück.

Erfassung eines neuen Gruppentermins

Um einen neuen Gruppentermin zu erfassen, klicken Sie entweder auf die Hauptmenü-Option "Gruppentermin NEU", oder Sie wählen in im Dialog Liste der Gruppentermine den Eintrag "Neuer Gruppentermin" in der Kopfleiste.

Der Ablauf ist unverändert: zunächst wählen Sie eines der vordefinierten, für Ihren Termin passenden Gruppenangebote aus, oder Sie legen ein neues Angebot an, das Sie jetzt und später als Vorlage bei der Erfassung konkreter Gruppentermine nutzen können:

Im Folgedialog passen Sie die Detaildaten Ihres Termins wie gewünscht an und wählen die Teilnehmer in der alphabetischen Auflistung Ihrer aktuellen Klienten aus:

Wie gewohnt bietet das weboffice.sozial vorneweg die Teilnehmer des zuletzt stattgefundenen Termins des Gruppenangebots an und darunter alle weiteren aktuell in Ihrer Einrichtung betreuten Klienten. 

Mit Klicken auf "OK" wird der neue Gruppentermin gespeichert und automatisch in die Klientendokumentationen aller Teilnehmer übertragen. Der Erfassungsdialog wird damit geschlossen und die Anzeige wechselt zum neuen Dialogbereich "Gruppentermine Liste", wo der neu erfasste Termin ganz oben in der Auflistung erscheint.