Klientenauswahl differenziert nach der Hilfeform

Wie Sie wissen, wird Ihnen nach dem Einloggen im weboffice.sozial die Liste  der von Ihnen betreuten Klienten angezeigt. Wenn in Ihrer Einrichtung verschiedene Hilfearten angeboten werden, möchten Sie vielleicht gezielt die Klienten einer bestimmten Hilfeform aufgelistet sehen. Wir haben die Klientenauswahl entsprechend erweitert. Ab sofort können Sie die angezeigten Klienten nach ihrer Hilfeart einschränken:

Diese zusätzliche Auswahlmöglichkeit steht ihnen ebenfalls in den folgenden weiteren Suchbereichen zur Verfügung:

Bei der flexiblen Suche und bei der Auflistung des Gesamtbestands aller Einrichtungen fanden wir eine Einschränkung auf bestimmte Hilfearten dagegen nicht sinnvoll: beide Suchbereiche nutzen Sie im besonderen Fall, um ggf. nicht in der Liste erscheinende Klienten möglichst flexibel (aktiv, historisch, andere Einrichtung) zu lokalisieren.

NEU: 2-Faktor-Authentifizierung

Ein ausschließlich Passwort-basierter Login entspricht nicht mehr den zeitgemäßen Sicherheitsstandards. Daher kann der weboffice.sozial Login-Dialog jetzt zusätzlich mit einer 2-Faktor-Authentifizierung per SMS PIN versehen werden, wie Sie das z.B. von Banken kennen. Die Funktionsweise ist schnell erklärt:

Wenn sich ein Nutzer einloggt …

… schickt ihm das weboffice automatisch eine SMS an die in seinem Nutzerkonto hinterlegte Handy-Nr. Diese SMS enthält eine vierstellige PIN.

Hier ein Screenshot von einer solchen SMS-Eingangsmeldung auf dem Handy:

Zugleich wird im weboffice Login-Dialog ein Feld zum Eintragen dieser PIN angezeigt. Der Nutzer gibt die 4 Ziffern gemäß der erhaltenen SMS ein …

… womit der Login ohne weitere Umstände abgeschlossen ist und die Anwendung startet.

Wir können das weboffice.sozial so konfigurieren, dass der Login grundsätzlich – also für alle Nutzer einheitlich – mit einer 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) verbunden wird. 

Alternativ können Sie bestimmen, bei welchen Nutzeraccounts Sie diesen zusätzlichen Schutz sinnvoll finden. Alle anderen Anwender loggen sich dann wie bisher ohne 2FA ein.

Zu bedenken sind die für den SMS-Versand entstehenden Kosten. Wir haben für den Service einen preisgünstigen, in Deutschland ansässigen Provider unter Vertrag genommen. Er berechnet 7ct plus MWSt. pro SMS. Die auflaufenden Kosten würden wir Ihnen turnusmäßig – z.B. einmal jährlich –  als durchlaufenden Posten in Rechnung stellen.

NEU im Tagesjournal: zeitversetzte Anzeige

Das weboffice.sozial Tagesjournal ist das unverzichtbare "Logbuch" in Einrichtungen, die im Schichtwechsel zwischen Tag- und Nachtdienst arbeiten. Dies sind stationär betreuende Heime der Wohnungslosenhilfe und Übernachtungsstellen der ordnungsrechtlichen Unterbringung. 

In diesen Einrichtungen dient das Tagesjournal ...

• dem Austausch von Informationen im Kollegenkreis 
• der Unterrichtung des Tagdienstes über Vorkommnisse während der Nacht
• der Nachverfolgung und Erledigung von Aufgaben
• dem Festhalten klientenbezogener Ereignisse und Sachverhalte - mit automatischer Übernahme in die jeweilige Klientendokumentation 
• der Information über An- und Abwesenheiten von Klienten
• der Protokollierung von Taschengeld-Auszahlungen
• etc. etc.

In Einrichtungen der Eingliederungshilfe, wo auch medikamentöse und pflegerische Betreuung stattfindet und entsprechende Dokumentationspflicht gegenüber der Heimaufsicht besteht, wird das Tagesjournal weitaus umfangreicher genutzt. Dort ist es zur besseren Übersichtlichkeit in mehrere Sektionen ("Reiter") gegliedert, die jeweils spezifische Themen adressieren:

• allgemeine Journaleinträge
• Protokolle von Messungen verschiedener Vitalfunktionen
• Covid-Tests und Impfstati
• Arzttermine
• reguläre und bedarfsweise Medikamentengaben
• turnusmäßige Injektionstermine
• Protokollierung nicht eingenommener Medikamente
• Erledigung festgelegter pflegerischer Maßnahmen
• Sichtkontrollen von Klienten in kritischen Situationen

Hier ein Beispiel für ein typisches, alltägliches Eintrags-Geschehen im Tagesjournal:

Dazu einige Erläuterungen:

(1)    abgebildet ist der Reiter "Allgemeine Journaleinträge"

(2)    außerdem gibt es weitere Reiter für spezifische Einträge, siehe oben

(3)    die Einträge werden "logbuch-typisch" mit Uhrzeit chronologisch aufgelistet

(4)    optische Kennung für Einträge des Nachtdienstes

(5)    Anworten und Kommentare werden als "Ketten" zusammengehalten

(6)    optische Hervorhebung von "zur Nachverfolgung" und "Wichtig"

(7)    gezielte Hinweise an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen, mit Mailversand

(8)    klientenbezogene Einträge, mit Übernahme in die Klientendokumentation

(9)    optionale Druckausgabe kompletter Tagesjournale

(10)  Möglichkeit, turnusmäßig wiederkehrende Einträge zu hinterlegen

Nun zu dem, was im Tagesjournal NEU ist: Sie können jetzt Journaleinträge erstellen, die erst später zur Anzeige kommen.

Wenn Ihnen also heute etwas einfällt, was erst morgen wichtig ist, dann können Sie den entsprechenden Eintrag heute schon hinterlegen. Oder wenn z.B. etwas erst in der kommenden Woche publiziert werden sollte, wo Sie aber in Urlaub sind, dann genauso. Anwendungsfälle für eine solche zeitversetzte Anzeige gibt es viele.

Hier ein Beispiel:

(1)    Heute sei Montag, der 20. Juni, und Sie wollen einen Eintrag erstellen, der erst am Mittwoch und Donnerstag (22. / 23. Juni) angezeigt wird.

(2)    Sie klicken wie gewohnt auf "Neuer Eintrag" …

(3)    … und tragen den Sachverhalt ein, um den es geht.

(4)    Unter "Anzeigedauer" geben Sie vor, an welchen Tagen der Journaleintrag erscheinen soll.

Nachdem Sie die Erstellung des neuen Eintrags mit "Speichern" abgeschlossen haben, sehen Sie ihn wie folgt im Tagesjournal:

Der Hinweis in roter Schrift macht klar, dass im Moment nur Sie als Autor diesen Eintrag sehen können.

Am nächsten Tag, dem 21. Juni, sieht der Eintrag noch genauso aus – er enthält weiterhin den Hinweis, dass nur Sie als Autor ihn sehen können. Er ist allerdings weiter oben zur Pinnwand umgezogen, da er ja nicht aktuell erstellt wurde, sondern vom Vortag stammt.

Wieder einen Tag später, am 22. Juni, zeigt das Tagesjournal nun Ihren Eintrag wie geplant für alle an:

Und schließlich nochmal einen Tag später, am 23. Juni – also dem zweiten von Ihnen vorgegebenen Anzeigetag – ist der Eintrag weiterhin für alle sichtbar, aber er befindet sich nun als Eintrag vom Vortag weiter oben an der Pinnwand:

Das war’s auch schon. Die Bedienung ist also denkbar leichtgängig. 

Wir denken , dass Ihnen solche Journaleinträge zur zeitversetzten Anzeige immer mal wieder gute Dienste leisten können.

NEU: Textsuche in der Verlaufsdokumentation

Wir haben die Verlaufsdokumentation von ambulanten Betreuungen um eine Suchfunktion erweitert. Mit dieser können Sie die Tabelle Ihrer dokumentierten Tätigkeiten auf bestimmte Wörter bzw. Wortbestandteile hin durchsuchen. Es werden dann nur Tätigkeiten angezeigt, in deren Dokumentation die gesuchten Begriffe vorkommen. 

Damit ist es möglich, gezielt alle Einträge zu bestimmten Sachverhalten zusammenzustellen. Dies ist besonders von Vorteil bei länger andauernden Betreuungen und bei umfangreichen, vielschichtigen Betreuungsmaßnahmen.

Es geht also um den Arbeitsbereich Tätigkeiten in der Klientendokumentation bei ambulanten Betreuungen in der Wohnungslosen- bzw. Eingliederungshilfe:

Die neue Suchfunktion findet sich in der Kopfleiste:

 

Wenn Sie dort einen Suchbegriff eingeben und die Suche mit der Enter-Taste oder durch Klick auf die Pfeil-Schaltfläche starten, werden Ihnen alle Tätigkeiten aufgelistet, wo dieser Suchbegriff vorkommt – entweder als komplettes Wort, oder als Wortbestandteil.

Hier ein Beispiel:

In den ersten beiden Zeilen der Trefferliste des Beispiels ist der Suchbegriff nicht markiert. Das liegt daran, dass er erst weiter hinten in der Dokumentation vorkommt. Wenn Sie auf die Info-Schaltfläche klicken, wird der gefundene Suchbegriff auch dort farbig hervorgehoben:

Sie können auch mehrere Suchbegriffe hintereinander eingeben. Damit grenzen Sie Ihre Suche weiter ein: es müssen dann ALLE Suchbegriffe – an beliebiger Stelle – in einer Dokumentation vorkommen, damit dies als Treffer zählt. Auch dafür ein Beispiel:

Und last not least: für‘s schnelle Entfernen einer Recherche gibt es die kleine Kreuz-Schaltfläche im Suchfeld. Ein Klick, und die Liste der Tätigkeiten wird wieder komplett angezeigt:

 

Mit der neuen Suchfunktion wird das gezielte Auffinden von Sachverhalten in der Verlaufsdokumentation deutlich vereinfacht.

 

 

Unbefristete Bewilligungen bei §78-Betreuungen

Aufgrund eines Urteils des Bundessozialgerichts sind Kostenträger seit einigen Monaten gehalten, Bewilligungen für Betreuungen in der Eingliederungshilfe nach §78 SGB-IX ohne Befristung zu erteilen. 

An die Stelle der bisherigen Anträge auf Verlängerung der Grundanerkenntnis (Fortschreibungen) tritt dann eine turnusmäßige Berichtspflicht. Allerdings halten sich in der Praxis (noch) nicht alle Kostenträger an diese Vorgabe. Im Ergebnis haben wir bei Bewilligungen der Eingliederungshilfe einen "Mischbetrieb" zu verzeichnen von befristeten Bewilligungen gemäß dem bekannten Verfahren und unbefristeten (mit Berichtspflicht gekoppelten) Bewilligungen gemäß der höchstrichterlichen Entscheidung.

Im weboffice.sozial betrifft dies die folgenden Hilfearten:  

• §78 ambulant
• §78 niederschwellig
• §§ 78/81 stationär/teilstationär

Zur Jahreswende haben wir bei den oben aufgelisteten §78-Betreuungsformen den Dialog Anerkennungsverfahren so umgestaltet, dass beide Arten von Bewilligungen unterstützt werden.

Die neu hinzugekommenen unbefristeten Bewilligungen werden im Folgenden erläutert:

(1)
Der Screenshot zeigt eine neu zum Jahresende 2021 erteilte Grundanerkenntnis.

(2)
Würde es sich stattdessen um eine Verlängerung der GA handeln, dann sähe der Dialog genauso aus.

(3)
Neu hinzugekommen ist die Option "Unbefristete Bewilligung (ab 2021)".

(4)
Wenn Sie dort das Häkchen setzen, wird das Feld "Ende des Bewilligungszeitraums" automatisch deaktiviert.

(5)
Nebenbei bemerkt: wie bisher gibt es noch die Selbstzahler-Option. Auch bei dieser Option wird jetzt das Feld (4) automatisch deaktiviert.

(6)
Wenn Sie das Häkchen bei (3) für die unbefristete Bewilligung setzen, dann ändert sich auch im Bereich (6) automatisch der Eingabedialog. Statt des Datums der nächsten Verlängerung können Sie dort (optional) das Fälligkeitsdatum für die nächste Berichtsübergabe vormerken.

Erfolgte Berichtsübergaben werden im weboffice-Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren genauso dokumentiert wie die GA-Verlängerungen bei befristeten Bewilligungen.

Das funktioniert so: wenn Sie – im Beispiel des Screenshots Mitte November 2022 – den dann fälligen Bericht übergeben, tragen Sie dies im Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren ein. Dazu klicken Sie wie gewohnt auf "Neuer Eintrag":

Da Ihr neuer Eintrag auf einer unbefristeten Bewilligung basiert, bietet Ihnen das weboffice keine GA-Verlängerung an, sondern der Eingabe-Dialog bezieht sich automatisch auf die erfolgte Übergabe eines turnusmäßigen Berichts:

(1)
Vorbelegt ist "Berichtsübergabe" als Typ des neuen Eintrags.

(2)
Hier tragen Sie das Datum ein, wann Sie den Bericht übermittelt haben. Vorbelegt ist das Tagesdatum. (Da Sie den Dialog erst Mitte November aufrufen werden, steht dort natürlich nicht der 19. Januar, sondern das dann aktuelle Datum 😉)

(3)
Optional können Sie gleich wieder das nächste, nachfolgende Berichtsdatum vormerken.

(4)
Nebenbei bemerkt: zwar gibt es keine GA-Verlängerungen mehr, aber einen Änderungsbescheid (d.h. Änderung der bewilligten Stundenzahl) können Sie natürlich weiterhin eingeben, indem Sie auf (4) klicken.

Mit dem so erweiterten weboffice.sozial Dialog Anerkennungsverfahren ist es also möglich, sowohl befristete, als auch unbefristete §78-Bewilligungen korrekt zu dokumentieren.

NEU: Von der Tagesübersicht direkt zur Klientendoku

Im Menübereich Allgemein des weboffice.sozial gibt es die Tagesübersicht, mit der Sie tageweise die in Ihrer Einrichtung dokumentierten Betreuungstätigkeiten und Kontakte durchsehen können. Dies dient nicht nur der Leitung zur Übersicht, sondern es ist auch nützlich, wenn Sie z.B. aus Urlaub oder Krankheit zurückkommen und nachsehen möchten, was sich in Ihrer Abwesenheit so alles ereignet hat.

Wir haben nun die Tagesübersicht... 

... um die Möglichkeit erweitert, dass Sie durch Klicken auf den Namen eines Klienten direkt zu dessen Klientendokumentation gelangen::

Dies ist nützlich, wenn Sie bei der Durchsicht mehr Informationen zu einem bestimmten Hilfeverhältnis einsehen wollen, etwa weil es sich um einen von Ihnen betreuten Klienten handelt.

NEU: Saldeninformation direkt in der Klientenauswahl

Seit heute gibt es die neue Saldenanzeige in der Klientenauswahl des weboffice.sozial. Das war ein häufig geäußerter Nutzerwunsch: Sie haben nun sofort Übersicht, wo Sie mit den Betreuungsleistungen bei Ihren einzelnen Klienten stehen. 

Die Saldeninfo wird in zwei neuen Spalten eingeblendet, wenn Sie in der Klientenauswahl einen der drei folgenden Suchbereiche wählen:

• meine Klienten
• aktive Betreuungen
• aktive Klienten insgesamt

Hier ein Beispiel:

• Die erste Spalte bezieht sich auf den laufenden Monat. Es wird also von Beginn des laufenden Ausgleichszeitraums bis einschließlich des laufenden Kalendermonats saldiert.
  
  
• Die zweite Spalte zeigt den Saldo für den gesamten Ausgleichszeitraum – also einschließlich des noch in der Zukunft liegenden Restzeitraums.

Wenn Sie in der zweiten Spalte mit der Maus über das runde i-Symbol fahren, wird Ihnen als zusätzliche Information eingeblendet, wann der Ausgleichszeitraum jeweils endet:

Wenn Ihnen eine bestimmte Saldeninformation nicht sofort verständlich ist, sollten Sie auf die Info-Schaltfläche zum Klienten klicken. Diese Info-Fenster haben wir jetzt um eine Art "Vollinformation" zum Stundensaldo ergänzt, die inhaltlich dem entspricht, was Sie aus der Kopfzeile im Arbeitsbereich Tätigkeiten gewohnt sind.

Bei Unklarheiten zum Saldo also am besten gleich auf die Info-Schaltfläche klicken: 

Hier noch einige Erläuterungen zu besonderen Fällen, wieder anhand des Beispiel-Screenshots:

(1)
Wenn Ihr Träger in Niedersachsen angesiedelt ist, gibt es seit dem 1. Januar 2020 bei §67 ambulanten Betreuungen keinen bewilligten Stundenumfang mehr, sondern die Finanzierung erfolgt pauschal über Stellenanteils-Berechnungen. 

Im Sinne der Qualitätssicherung Ihrer Betreuungsleistungen ist es dennoch empfehlenswert, dass Sie im Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren einen jeweils für sinnvoll gehaltenen geplanten Betreuungsumfang vorgeben. Wenn Sie das nicht tun, kann das weboffice.sozial naturgemäß nicht saldieren und zeigt Ihnen daher Fragezeichen an. Eine entsprechende Erläuterung erhalten Sie, wenn Sie auf die Info-Schaltfläche klicken (roter Rahmen im Screenshot).

(2)
Wenn Sie dagegen bei §67 ambulanten Betreuungen "freiwillig" 😉 einen geplanten Betreuungsumfang eintragen, dann saldiert das weboffice.sozial die dokumentierten Betreuungsleistungen automatisch gegen Ihre planerische Vorgabe. Das Symbol eines "Bleistift-Männchens" soll Sie als Betreuer darstellen und verweist darauf, dass es sich um Ihre eigene Vorgabe handelt und nicht um eine "harte" Vorgabe des Kostenträgers.

(3)
Warnsymbol hell-orange: hier wurden nach Auslaufen einer Bewilligung weiterhin Betreuungsleistungen erbracht (im Beispiel 7,2 Stunden). Den genauen Sachverhalt können Sie wiederum durch Klicken auf die Info-Schaltfläche abrufen.

(4)
Warnsymbol dunkel-orange: entweder wurde eine Grundanerkenntnis beantragt, aber es liegt noch keine Bewilligung vor (das ist der im Screenshot abgebildete Fall), oder es wurde noch gar kein GA-Antrag dokumentiert, der Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren ist also leer. Den jeweiligen Sachverhalt erfahren Sie wiederum durch Klicken auf die Info-Schaltfläche..

Abschließend noch die folgenden praktischen Hinweise zur neuen Saldeninfo in der Klientenauswahl:

• Bei Hilfeformen, deren Betreuungs- bzw. Assistenzleistungen ohne Angabe der Dauer dokumentiert werden, kann naturgemäß keine Saldeninfo eingeblendet werden.
  
  
• Gleiches gilt für Hilfeformen mit klienten-übergreifender Saldierung - wenn also mit dem Kostenträger Jahres-Stundenpauschalen über alle Klienten hinweg vereinbart wurden.
  
  
• Wenn ein Klient mehrere Hilfen parallel erhält, was bei der Klientenauswahl durch den Eintrag "mehrere" in der Spalte Hilfeverhältnis erkennbar ist, dann sind dort die beiden neuen Salden-Spalten leer (weil nicht klar wäre, auf welches der Hilfeverhältnisse sich die Saldeninfo ggf. bezieht). In diesen Fällen erhalten Sie die volle verfügbare Salden-Information durch Klicken auf die Info-Schaltfläche, wie in folgendem Beispiel: