Unbefristete Bewilligungen bei §78-Betreuungen

Aufgrund eines Urteils des Bundessozialgerichts sind Kostenträger seit einigen Monaten gehalten, Bewilligungen für Betreuungen in der Eingliederungshilfe nach §78 SGB-IX ohne Befristung zu erteilen. 

An die Stelle der bisherigen Anträge auf Verlängerung der Grundanerkenntnis (Fortschreibungen) tritt dann eine turnusmäßige Berichtspflicht. Allerdings halten sich in der Praxis (noch) nicht alle Kostenträger an diese Vorgabe. Im Ergebnis haben wir bei Bewilligungen der Eingliederungshilfe einen "Mischbetrieb" zu verzeichnen von befristeten Bewilligungen gemäß dem bekannten Verfahren und unbefristeten (mit Berichtspflicht gekoppelten) Bewilligungen gemäß der höchstrichterlichen Entscheidung.

Im weboffice.sozial betrifft dies die folgenden Hilfearten:  

• §78 ambulant
• §78 niederschwellig
• §§ 78/81 stationär/teilstationär

Zur Jahreswende haben wir bei den oben aufgelisteten §78-Betreuungsformen den Dialog Anerkennungsverfahren so umgestaltet, dass beide Arten von Bewilligungen unterstützt werden.

Die neu hinzugekommenen unbefristeten Bewilligungen werden im Folgenden erläutert:

(1)
Der Screenshot zeigt eine neu zum Jahresende 2021 erteilte Grundanerkenntnis.

(2)
Würde es sich stattdessen um eine Verlängerung der GA handeln, dann sähe der Dialog genauso aus.

(3)
Neu hinzugekommen ist die Option "Unbefristete Bewilligung (ab 2021)".

(4)
Wenn Sie dort das Häkchen setzen, wird das Feld "Ende des Bewilligungszeitraums" automatisch deaktiviert.

(5)
Nebenbei bemerkt: wie bisher gibt es noch die Selbstzahler-Option. Auch bei dieser Option wird jetzt das Feld (4) automatisch deaktiviert.

(6)
Wenn Sie das Häkchen bei (3) für die unbefristete Bewilligung setzen, dann ändert sich auch im Bereich (6) automatisch der Eingabedialog. Statt des Datums der nächsten Verlängerung können Sie dort (optional) das Fälligkeitsdatum für die nächste Berichtsübergabe vormerken.

Erfolgte Berichtsübergaben werden im weboffice-Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren genauso dokumentiert wie die GA-Verlängerungen bei befristeten Bewilligungen.

Das funktioniert so: wenn Sie – im Beispiel des Screenshots Mitte November 2022 – den dann fälligen Bericht übergeben, tragen Sie dies im Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren ein. Dazu klicken Sie wie gewohnt auf "Neuer Eintrag":

Da Ihr neuer Eintrag auf einer unbefristeten Bewilligung basiert, bietet Ihnen das weboffice keine GA-Verlängerung an, sondern der Eingabe-Dialog bezieht sich automatisch auf die erfolgte Übergabe eines turnusmäßigen Berichts:

(1)
Vorbelegt ist "Berichtsübergabe" als Typ des neuen Eintrags.

(2)
Hier tragen Sie das Datum ein, wann Sie den Bericht übermittelt haben. Vorbelegt ist das Tagesdatum. (Da Sie den Dialog erst Mitte November aufrufen werden, steht dort natürlich nicht der 19. Januar, sondern das dann aktuelle Datum 😉)

(3)
Optional können Sie gleich wieder das nächste, nachfolgende Berichtsdatum vormerken.

(4)
Nebenbei bemerkt: zwar gibt es keine GA-Verlängerungen mehr, aber einen Änderungsbescheid (d.h. Änderung der bewilligten Stundenzahl) können Sie natürlich weiterhin eingeben, indem Sie auf (4) klicken.

Mit dem so erweiterten weboffice.sozial Dialog Anerkennungsverfahren ist es also möglich, sowohl befristete, als auch unbefristete §78-Bewilligungen korrekt zu dokumentieren.

NEU: Von der Tagesübersicht direkt zur Klientendoku

Im Menübereich Allgemein des weboffice.sozial gibt es die Tagesübersicht, mit der Sie tageweise die in Ihrer Einrichtung dokumentierten Betreuungstätigkeiten und Kontakte durchsehen können. Dies dient nicht nur der Leitung zur Übersicht, sondern es ist auch nützlich, wenn Sie z.B. aus Urlaub oder Krankheit zurückkommen und nachsehen möchten, was sich in Ihrer Abwesenheit so alles ereignet hat.

Wir haben nun die Tagesübersicht... 

... um die Möglichkeit erweitert, dass Sie durch Klicken auf den Namen eines Klienten direkt zu dessen Klientendokumentation gelangen::

Dies ist nützlich, wenn Sie bei der Durchsicht mehr Informationen zu einem bestimmten Hilfeverhältnis einsehen wollen, etwa weil es sich um einen von Ihnen betreuten Klienten handelt.

NEU: Saldeninformation direkt in der Klientenauswahl

Seit heute gibt es die neue Saldenanzeige in der Klientenauswahl des weboffice.sozial. Das war ein häufig geäußerter Nutzerwunsch: Sie haben nun sofort Übersicht, wo Sie mit den Betreuungsleistungen bei Ihren einzelnen Klienten stehen. 

Die Saldeninfo wird in zwei neuen Spalten eingeblendet, wenn Sie in der Klientenauswahl einen der drei folgenden Suchbereiche wählen:

• meine Klienten
• aktive Betreuungen
• aktive Klienten insgesamt

Hier ein Beispiel:

• Die erste Spalte bezieht sich auf den laufenden Monat. Es wird also von Beginn des laufenden Ausgleichszeitraums bis einschließlich des laufenden Kalendermonats saldiert.
  
  
• Die zweite Spalte zeigt den Saldo für den gesamten Ausgleichszeitraum – also einschließlich des noch in der Zukunft liegenden Restzeitraums.

Wenn Sie in der zweiten Spalte mit der Maus über das runde i-Symbol fahren, wird Ihnen als zusätzliche Information eingeblendet, wann der Ausgleichszeitraum jeweils endet:

Wenn Ihnen eine bestimmte Saldeninformation nicht sofort verständlich ist, sollten Sie auf die Info-Schaltfläche zum Klienten klicken. Diese Info-Fenster haben wir jetzt um eine Art "Vollinformation" zum Stundensaldo ergänzt, die inhaltlich dem entspricht, was Sie aus der Kopfzeile im Arbeitsbereich Tätigkeiten gewohnt sind.

Bei Unklarheiten zum Saldo also am besten gleich auf die Info-Schaltfläche klicken: 

Hier noch einige Erläuterungen zu besonderen Fällen, wieder anhand des Beispiel-Screenshots:

(1)
Wenn Ihr Träger in Niedersachsen angesiedelt ist, gibt es seit dem 1. Januar 2020 bei §67 ambulanten Betreuungen keinen bewilligten Stundenumfang mehr, sondern die Finanzierung erfolgt pauschal über Stellenanteils-Berechnungen. 

Im Sinne der Qualitätssicherung Ihrer Betreuungsleistungen ist es dennoch empfehlenswert, dass Sie im Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren einen jeweils für sinnvoll gehaltenen geplanten Betreuungsumfang vorgeben. Wenn Sie das nicht tun, kann das weboffice.sozial naturgemäß nicht saldieren und zeigt Ihnen daher Fragezeichen an. Eine entsprechende Erläuterung erhalten Sie, wenn Sie auf die Info-Schaltfläche klicken (roter Rahmen im Screenshot).

(2)
Wenn Sie dagegen bei §67 ambulanten Betreuungen "freiwillig" 😉 einen geplanten Betreuungsumfang eintragen, dann saldiert das weboffice.sozial die dokumentierten Betreuungsleistungen automatisch gegen Ihre planerische Vorgabe. Das Symbol eines "Bleistift-Männchens" soll Sie als Betreuer darstellen und verweist darauf, dass es sich um Ihre eigene Vorgabe handelt und nicht um eine "harte" Vorgabe des Kostenträgers.

(3)
Warnsymbol hell-orange: hier wurden nach Auslaufen einer Bewilligung weiterhin Betreuungsleistungen erbracht (im Beispiel 7,2 Stunden). Den genauen Sachverhalt können Sie wiederum durch Klicken auf die Info-Schaltfläche abrufen.

(4)
Warnsymbol dunkel-orange: entweder wurde eine Grundanerkenntnis beantragt, aber es liegt noch keine Bewilligung vor (das ist der im Screenshot abgebildete Fall), oder es wurde noch gar kein GA-Antrag dokumentiert, der Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren ist also leer. Den jeweiligen Sachverhalt erfahren Sie wiederum durch Klicken auf die Info-Schaltfläche..

Abschließend noch die folgenden praktischen Hinweise zur neuen Saldeninfo in der Klientenauswahl:

• Bei Hilfeformen, deren Betreuungs- bzw. Assistenzleistungen ohne Angabe der Dauer dokumentiert werden, kann naturgemäß keine Saldeninfo eingeblendet werden.
  
  
• Gleiches gilt für Hilfeformen mit klienten-übergreifender Saldierung - wenn also mit dem Kostenträger Jahres-Stundenpauschalen über alle Klienten hinweg vereinbart wurden.
  
  
• Wenn ein Klient mehrere Hilfen parallel erhält, was bei der Klientenauswahl durch den Eintrag "mehrere" in der Spalte Hilfeverhältnis erkennbar ist, dann sind dort die beiden neuen Salden-Spalten leer (weil nicht klar wäre, auf welches der Hilfeverhältnisse sich die Saldeninfo ggf. bezieht). In diesen Fällen erhalten Sie die volle verfügbare Salden-Information durch Klicken auf die Info-Schaltfläche, wie in folgendem Beispiel:
  
  

NEU: Information zum Bezugsbetreuer in der Klientenauswahl

In der zentralen Klientenauswahl des weboffice.sozial klickt man auf die Info-Schaltfläche, um Detailinformationen zu einem Klienten und seinem Hilfeverhältnis einzusehen:

Diese Info-Fenster dienen dazu, bereits in der zentralen "Drehscheibe" der Klientenauswahl besonders relevante Informationen zu einzelnen Klienten bzw. deren Hilfeverhältnissen abrufen zu können. Auch der Bezugsbetreuer und ggf. die die stellvertretende Bezugsbetreuung werden hier angezeigt.

In größeren Einrichtungen ist es wichtig, die Verteilung der Bezugsbetreuungen im Blick zu behalten. Dazu sind die Info-Fenster nicht besonders tauglich - man müsste die Liste der aktuell betreuten Klienten nacheinander durchklicken.

Aus diesem Grund haben wir jetzt die Bezugsbetreuung als neue Spalte direkt in die tabellarische Ansicht der Klientenauswahl aufgenommen. Nicht bei allen Suchbereichen wäre diese Spalte sinnvoll: wenn Sie z.B. als Suchbereich "Meine Klienten" ausgewählt haben, sehen Sie ohnehin nur die von Ihnen selbst betreuten Klienten. Und bei beendeten Hilfen (Suchbereich "Historische Klienten" ) wäre die seinerzeitige Bezugsbetreuung wohl auch nicht sonderlich relevant. 

Daher wird die neue Spalte "Betreuer" im weboffice.sozial nur bei den beiden folgenden Suchbereichen eingeblendet:

• Aktive Betreuungen
• Aktive Klienten insgesamt

Hier ein Beispiel: 

(1)
Als Suchbereich ist "Aktive Betreuungen" ausgewählt.

(2)
In der neu eingefügten Spalte Betreuer sehen Sie die Bezugsbetreuungen aller aktuell betreuten Klienten.

Wichtig ist dabei noch folgendes: wenn Sie bei (2) in den Spaltenkopf klicken, also dort wo im Screenshot der Hand-Cursor ist, wird die Klientenliste nach dem Bezugsbetreuer sortiert:

Auf diese Weise können Sie schnell einen Überblick gewinnen, welche Klienten von welchen Ihrer KollegInnen betreut werden.

Wenn Sie anschließend in den Kopf der ersten Spalte klicken, wird die Klientenliste wieder auf Standard-Sortierung zurückgesetzt, also alphabetisch nach den Namen der Klienten sortiert.

Diese Sortierung nach gewünschter Spalte per Klick in den jeweiligen Spaltenkopf gibt es übrigens schon immer – Sie haben das aber möglicherweise noch nicht häufig genutzt, weil eine Sortierung z.B. nach dem Geburtsort Ihrer Klienten nicht jeden Tag benötigt wird…  😊

NEU: Archiv-Assistent für den Zugang zu beendeten Hilfen

In der weboffice-Hotline haben wir bemerkt, dass es immer mal wieder Unklarheiten gibt, wo man ein archiviertes (= abgeschlossenes) Hilfeverhältnis findet, wie man dort ggf. noch fehlende Angaben nachtragen kann – oder auch, wie man ein archiviertes Hilfeverhältnis wieder aktiviert, weil z.B. ein Klient unerwartet wieder vorstellig geworden ist.

Wir haben deshalb für den Archivzugang eine verbesserte, assistenten-gesteuerte Nutzerführung eingerichtet, die jetzt im weboffice.sozial zur Verfügung steht.

Zunächst aber zu der immer mal wieder gehörten Frage: "Wo finde ich ein archiviertes Hilfeverhältnis?".

Das ist eigentlich ganz einfach. Sie müssen sich nur als Regel merken, dass die Klientenauswahl wirklich eine KLIENTEN-Auswahl ist, und Sie dort nicht etwa gezielt ein archiviertes Hilfeverhältnis auswählen können. Dieses passiert erst im zweiten Schritt.

Suchen Sie also zuerst den betreffenden Klienten. Wenn Sie nicht sicher sind, ob er aktuell ein Hilfeverhältnis hat oder nicht, dann nutzen Sie am besten den Suchbereich "aktive und historische Klienten":

Dort werden Sie den Klienten auf jeden Fall finden. Rufen Sie ihn auf, indem Sie wie immer auf den Namen klicken. Nun gibt es 2 Möglichkeiten:

1. Der Klient hat eine aktuelle Hilfe in Ihrer Einrichtung.
   Dann landen Sie bei Klicken auf den Namen immer in der Klientendokumentation zu der aktuellen Hilfe:
   
   
   
   

   
   

   Von dort gelangen Sie zum Archiv abgeschlossener, früherer Hilfen des Klienten über den Hauptmenü-Punkt Hilfeauswahl:
   
   

   
   

   
   

   Klicken Sie dort auf den Untermenü-Punkt Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse, um ins Archiv zu gelangen:

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   



2. Der Klient hat KEINE aktuelle Hilfe in Ihrer Einrichtung.
   Dann landen Sie, wenn Sie in der Klientenauswahl auf seinen Namen klicken, in einem Auswahlmenü wie folgt:
   
   
   
   
   

   Hinweis: die Schaltfläche "als Besucher registrieren" sehen Sie nur, wenn für Ihre Einrichtung eine Besucher-Registrierung vorgesehen ist.

Für Sie interessant ist die Schaltfläche Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse. (Hinweis: wenn sie fehlt, dann gibt es bei diesem Klienten keine archivierten Hilfeverhältnisse).

Mit Klicken auf diese Schaltfläche gelangen Sie ins Archiv:

Egal ob Sie über den Weg 1) oder 2) ins Archiv gelangt sind, haben wir dort den Zugang zu einzelnen archivierten Hilfeverhältnissen mit einem Assistenten versehen. Wenn Sie auf ein archiviertes Hilfeverhältnis klicken, sehen Sie jetzt folgendes Menü:

(1)

Die Option Sichten sollten Sie wählen, wenn diese Hilfe bereits final mit dem Kostenträger abgerechnet wurde. Das Hilfeverhältnis wird dann so geöffnet, dass Sie keine abrechnungsrelevanten Daten mehr verändern können. Sie können konkret im Bereich Anerkennungsverfahren keine Einträge ändern oder hinzufügen, und bei ambulanten Betreuungen ist der Arbeitsbereich Tätigkeiten für Änderungen und Neueinträge gesperrt. Bei der Hilfeart Tagesaufenthalt können Sie keine Aufenthalte mehr ändern oder ergänzen, und für Übernachtungen gilt dasselbe. 

Alles andere geht – Sie können also z.B. eine Telefonnr. ergänzen, das Klientendeckblatt ausdrucken, Textvorlagen abrufen etc. etc.

(2)
Bei der Option Bearbeiten haben Sie im Gegensatz zu (1) Vollzugriff auf alle Arbeitsbereiche des archivierten Hilfeverhältnisses. Hier sind Sie richtig, wenn Sie z.B. bei einem soeben beendeten Hilfeverhältnis noch schnell eine Tätigkeit eintragen wollen, oder wenn im Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren eine Detail-Information nachgetragen werden soll.

(3)
Die Option Aktivieren holt ein Hilfeverhältnis aus dem Archiv und macht es wieder zu einem aktuellen, aktiven Hilfeverhältnis des Klienten. Vorher werden Sie noch gefragt, ob das wirklich beabsichtigt ist:

Im Beispiel des Screenshots (Hilfe wurde vor 2 Jahren beendet) ist es wenig wahrscheinlich, dass Sie diese Hilfe wieder aktivieren wollen 😉. Stattdessen werden Sie natürlich ein neues Hilfeverhältnis starten.

Eine Aktivierung ist erforderlich, wenn ...

... eine Hilfe versehentlich beendet wurde;

... unerwartet ein Kostenträger-Bescheid geändert wurde und eine Bewilligung vorliegt;

... ein Klient wieder vorstellig wird und erklärt, seine Betreuung fortsetzen zu wollen;

... etc.

(4)
Die Option Zurück ist für den Fall vorgesehen, dass Sie sich verklickt haben und mit diesem archivierten Hilfeverhältnis gar nichts vorhaben.

Wir hoffen, dass diese kleine Anleitung zusammen mit dem neuen Assistenten dafür sorgen, dass Sie alle gut mit der gelegentlichen Arbeit im Archiv abgeschlossener Hilfeverhältnisse zurechtkommen.

Betten-Belegungsplan in neuem Dialogformat

Betten-Belegungspläne werden sowohl in stationär betreuenden Einrichtungen benötigt, als auch bei der ordnungsrechtlichen Unterbringung. Räumlich sind diese Einrichtungen nach Wohnbereichen (z.B.: Stockwerken) oder nach Wohnobjekten aufgeteilt. Innerhalb dieser wird den Klienten eine Wohnung oder ein Zimmer zugewiesen. Bei der Unterbringung zur Gefahrenabwehr sind auch mehrere Bettplätze pro Zimmer üblich.

Mit dem Programmbereich Betten-Belegungsplan wird im weboffice.sozial die Unterbringung der Klienten dokumentiert. Dies war schon immer ein Leistungsmerkmal der Software. In den Dienstzimmern der Einrichtungen werden die jeweils aktuellen Belegungspläne ausgehängt. Sie dienen dort z.B. der Orientierung der Nachtdienst-Mitarbeiter.

Wir haben den Dialog zur Erstellung und fortlaufenden Bearbeitung des Bettenbelegungsplans komplett neu programmiert, denn er war etwas "in die Jahre gekommen". Die neue Dialogführung entspricht jetzt in Layout und Bedienung den Standards, die Sie aus diversen anderen Dialogen im weboffice.sozial kennen. 

Sie finden den Belegungsplan wie bisher im Hauptmenü unter "Allgemein":

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich der neue Dialogbereich Betten-Belegungsplan wie in folgendem Beispiel:

Hinweis: alle personenbezogenen Daten sind anonymisiert.

Hier noch einmal derselbe Screenshot, versehen mit Nummern für die nachfolgenden Erläuterungen:

(1)
Hier wechseln Sie zwischen den verschiedenen Wohnbereichen. Unser Tipp: wählen Sie den ersten Listen-Eintrag "[alle Wohnbereiche]", wenn Sie eine Komplett-Übersicht vorziehen, in der alle Wohnbereiche gemeinsam gesichtet und bearbeitet werden können:

(2)
Für jeden Wohnbereich können Sie – wie bisher – einen zuständigen Betreuer eintragen. Dazu klicken Sie in der betreffenden Zeile auf das Bleistift-Symbol. Dann öffnet sich ein Dialog wie in folgendem Beispiel:

Wählen Sie den zuständigen Mitarbeiter in der Liste aus und bestätigen Sie die Auswahl anschließend mit der Häkchen-Schaltfläche (siehe roter Pfeil im Screenshot). Wollen Sie die Eingabe ohne Speicherung verlassen, klicken Sie stattdessen auf die Kreuzchen-Schaltfläche daneben.

(3)
Für die Eintragungen zu einzelnen Zimmern oder Bettplätzen gehen Sie genauso vor: Bleistift-Schaltfläche klicken, Listenauswahl vornehmen, ggf. einen Hinweis oder "reserviert für …" eintragen und die Änderungen mit der Häkchen-Schaltfläche speichern (oder mit der Kreuzchen-Schaltfläche verwerfen). Hier ein Beispiel:

Wichtiger Hinweis: wenn Sie ein Zimmer bzw. einen Bettplatz editieren, werden Ihnen in der Auswahlliste immer genau die Klienten angeboten, die aktuell keinem Bettplatz zugeordnet sind. Wenn also z.B. ein Klient umzieht, tragen Sie ihn zunächst beim alten Bettplatz aus und rufen dann beim neuen Bettplatz die Editierung auf. Der betreffende Klient wird dann automatisch in der Auswahlliste angezeigt und Sie können die neue Zuordnung vornehmen.

(4)
Wenn ein Bettplatz bzw. ein Zimmer einem Klienten zugewiesen wurde, können Sie mit Klicken auf die Info-Schaltfläche Informationen wie in folgendem Beispiel anzeigen lassen:

(5)
Das weboffice passt auf, dass Sie nicht ein Zimmer und dessen Bettplätze parallel vergeben, denn das würde keinen Sinn machen: Entweder tragen Sie einen Klienten für das ganze Zimmer ein, oder Sie ordnen die einzelnen Bettplätze mehreren Klienten zu – aber nicht beides gleichzeitig.

Bei (5) ist beispielsweise ein Klient einem kompletten Zimmer zugeordnet – entsprechend sehen Sie keine Bleistift-Schaltflächen bei den einzelnen Bettplätzen. Und andersherum. Möchten Sie die Belegungsart im konkreten Fall ändern, dann müssten Sie immer zuerst den/die betroffenen Klienten austragen. Ist dies erfolgt, werden sowohl beim Zimmer selbst, als auch bei den Bettplätzen Bleistift-Schaltflächen angezeigt und Sie können zu der neuen Belegungsart (Zimmer komplett <=> einzelne Bettplätze) überwechseln.

(6)
Mit Klicken auf die Status-Info in der Menüleiste erhalten Sie eine Übersicht zur Gesamtbelegung der Einrichtung mit Klienten ggf. verschiedener Hilfearten sowie eine statistische Übersicht über die Verteilung der betreuerischen Zuständigkeit:

In dem Fall, dass es nicht zugeordnete Klienten gibt, wird die info-Schaltfläche vom weboffice.sozial mit einem orangen Warnsymbol versehen ...

 ... und Sie werden in der Status-Info vorneweg über die nicht zugeordneten Klienten informiert:

(7)
Mit Klicken auf die Report-Schaltfläche geben Sie die aktuelle Fassung des Betten-Belegungsplan als Excel-Tabelle aus:

Am Format des Excel-Reports haben wir bei der Neuprogrammierung nichts verändert. Es enthält weiterhin die Angaben zum Klienten bzw. seinem Hilfeverhältnis, wie das für Ihre Einrichtung vereinbart wurde. Der Report ist für einen Ausdruck im Querformat vorformatiert.

 

(8)
Am Ende Ihrer Sichtung und Bearbeitung verlassen Sie den Dialog mit der Fertig-Schaltfläche. 

Sollte es beim Verlassen noch mindestens einen nicht zugeordneten Klienten geben, dann werden Sie darauf hingewiesen, Sie können den Dialog aber dennoch beenden:

 

 

Wie Sie sehen, ist der Dialogbereich Betten-Belegungsplan erheblich vereinfacht gegenüber der früheren Fassung. Er kann auch von weboffice-"Neulingen" problemlos und ohne Anlern-Phase bedient werden.