NEU: Kurzkontakt 'Postadresse' mit einem Klick

Es gibt eine neue Komfortfunktion im weboffice.sozial, wie folgt: 

Im Basisangebot dokumentieren Sie üblicherweise eine Vielzahl von Kurzkontakten mit Klienten, für die Sie eine Posterreichbarkeitsadresse führen und die in der Einrichtung vorbeischauen, um diesen Service in Anspruch zu nehmen. 

Bis jetzt mussten Sie dafür im weboffice.sozial immer den jeweiligen Klienten aufrufen, dort den Arbeitsbereich Kontakte wählen und einen neuen Kontakt mit der Art "In der Einrichtung" und mit dem Beratungsinhalt "Postadresse" eintragen.
 

'Kurzkontakt Postadresse' direkt in der Klientenauswahl

Jetzt können Sie diese Dokumentationsaufgabe direkt in der Klientenauswahl erledigen. Dafür gibt es eine neue "Brief-Schaltfläche":

Diese Schaltfläche ist nur bei Klienten zu sehen, die im Basisangebot betreut werden und für die eine Postadresse geführt wird.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass die zusätzliche Tabellenspalte mit der 'Brief-Schaltfläche' nur dann angezeigt wird, wenn Sie einen der folgenden, hierfür geeigneten Suchbereiche auswählen:

• flexible Suche
• aktive Beratungsangebote
• aktive Klienten insgesamt

Zum Dokumentieren eines neuen Kurzkontakts 'Postadresse' genügt es, dass Sie auf die Brief-Schaltfläche klicken:

Die automatische Neuanlage eines Kontakts wird Ihnen in einem Hinweisfenster quittiert, das sich nach kurzer Zeit von allein wieder schließt:

Wenn Sie zur Kontrolle in die entsprechende Klientendokumentation wechseln, sehen Sie dort den vom weboffice.sozial neu angelegten Kontakt:

Wir sind zuversichtlich, dass Sie diese neue Funktion gern und häufig nutzen werden. 

Wenn Sie weitere Ideen haben, wie wir Ihnen die Dokumentation standardisierter Sachverhalte im weboffice.sozial erleichtern können, teilen Sie uns das bitte mit!

NEU: Schuldenaufstellung für Klienten §67stat.

Bei der weboffice.sozial Klientendokumentation für stationäre Betreuungen in der Wohnungslosenhilfe haben wir einen neuen Arbeitsbereich freigeschaltet, der Sie dabei unterstützt, die Schuldensituation Ihrer Klienten im Blick zu behalten:

Neuer Arbeitsbereich 'Schuldenaufstellung' bei stationärer Betreuung

Die Bedienung ist weboffice-typisch geradlinig und unkompliziert. Im nachfolgenden Beispiel addieren sich 3 Einträge zu insgesamt 298 Euro (1), und in der Tabelle sind die entsprechenden Einzelverbindlichkeiten aufgelistet:

 

• Erstbearbeitung (2) meint den Tag, an dem Sie sich zum ersten mal mit der betreffenden Schuldenposition des Klienten befasst haben.

• Stand vom (3) ist das Datum, auf das sich der Eintrag aktuell bezieht. Wenn Sie z.B. eine Ratenzahlung vereinbart haben (4), dann wird der noch offene Betrag (sofern die Ratenzahlung klappt 😉) im Lauf der Zeit weniger. Das tragen Sie dann ein, indem Sie den betreffenden Schuldeintrag mit der gewohnten "Bleistift-Schaltfläche" editieren und dort die beiden Infos "Stand vom" und "Betrag" aktualisieren. 

Mit einem Klick auf die Info-Schaltfläche …

 

... sehen Sie die vollständige Dokumentation des betreffenden Schuldeneintrags:

Und so sieht ein einzelner Schuldeneintrag aus, wenn Sie ihn neu anlagen bzw. editieren:

Wenn Sie eine vereinbarte Tilgung oder eine Stundung auswählen...

... dann werden automatisch weitere, hierauf bezogene Eingabefelder sichtbar – bei der Tilgung (1) sind das die Felder (2) und (3):

Diesen neuen Arbeitsbereich haben wir zunächst nur für stationäre Betreuungen freigeschaltet. Er hat den Charakter eines "Serviceangebots" für Sie.

Wir denken, dass die Schuldenaufstellung Ihnen dabei behilflich sein kann, den Schuldenrücktrag Ihrer Klienten zu steuern, und um kritische Situationen wie drohende Überschuldung rechtzeitig zu erkennen.

Fällige Termine

Im weboffice.sozial steht jetzt eine Terminüberwachung zur Verfügung. Bei allen Einrichtungen, in denen Betreuungen durchgeführt werden, finden Sie einen neuen Eintrag Allgemein > Fällige Termine im Hauptmenü:

Übersicht zu fälligen Terminen

Bei Aufruf werden die fälligen Termine der von Ihnen betreuten Klienten angezeigt. So würde eine Benutzerin "Daniela Billert" z.B. folgende Einträge sehen:

Die Einträge erscheinen nach Klienten sortiert, sie können aber auch nach Fälligkeitsdatum aufgelistet werden:

 

Bei dieser Darstellung werden abgelaufene (d.h. in der Vergangenheit liegende) und anstehende Termine in getrennten Abschnitten dargestellt:


Direkt zum Klienten wechseln
Wenn Sie auf den Namen eines Klienten klicken, gelangen Sie direkt zu seiner Dokumentation:

Dort können Sie z.B. einen inzwischen eingereichten Verlängerungsantrag dokumentieren. Dadurch würde der Terminhinweis vom weboffice.sozial automatisch entfernt.
 
Auf die gleiche Weise können Sie fällige Termine Ihrer Kollegen einsehen, oder auch die eine Übersicht der Fälligkeiten aller Betreuungsverhältnisse Ihrer Einrichtung abrufen:

 

Excel-Report "Fällige Termine"

Mit Klicken auf die Schaltfläche "Ausgabe" können Sie sich die Terminliste in der gewählten Ansicht (nach Datum / nach Klienten) als Excel-Report ausgeben lassen:



Umfang der Terminüberwachung

Derzeit werden folgende Termine überwacht und ggf. unter Fällige Termine angezeigt:

• Bewilligungszeitraum endet in den nächsten 6 Wochen
• ALG-I Leistungsbezug läuft in den nächsten 4 Wochen aus
• ALG-II Leistungsbezug läuft innerhalb 4 Wochen aus
• Grundsicherung läuft in den nächsten 4 Wochen aus
• Befreiung vom Rundfunkbeitrag läuft in den nächsten 2 Wochen aus
• Gültigkeit Personalausweis endet in den nächsten 6 Wochen
• Gültigkeit Schwerbehindertenausweis endet innerhalb 6 Wochen
• Gültigkeit der "Schwebi"-Wertmarke endet binnen 6 Wochen
• Geburtstag eines Klienten in den nächsten 7 Tagen

Handlungsbedarf erkennen

Die Symbole bei den einzelnen Terminhinweisen werden bei abgelaufenen Terminen mit Handlungsbedarf in orange statt grau angezeigt.

Außerdem erscheinen Geburtstage am selben Tag mit orangefarbenem Symbol.

"Handlungsbedarf" meint, dass bezüglich eines fälligen Termins eine Beantragung erfolgen muss. Ist eine solche Beantragung im weboffice.sozial eingetragen, dann wird das Symbol für den betreffenden Termin in grau dargestellt. 

Erfolgte Beantragungen dokumentieren

Bisher konnten Beantragungen nur für die Grundanerkenntnis und deren Verlängerungen dokumentiert werden. Das wurde jetzt erweitert: auch für ALG-Leistungsbezüge, Grundsicherung, Personalausweis, Befreiungen von der Rundfunkgebühr sowie Schwerbehindertenausweis und dessen Wertmarken kann nun das Datum der Beantragung im weboffice.sozial hinterlegt werden.

Hierzu ein Beispiel aus der Praxis:
Bei einem Klienten ist der Personalausweis abgelaufen - der Termineintrag ist mit einem orangefarbenen Symbol versehen, um den Handlungsbedarf hervorzuheben:

 

Für den Klienten wurde aber bereits ein neuer Personalausweis beantragt. Mit Klicken auf den Namen gelangt man zur Klientendokumentation und kann dort - dies ist neu - das Antragsdatum hinterlegen:


Daraufhin wird der Termineintrag vom weboffice.sozial mit grauem Symbol dargestellt, und die Beantragung wird textlich erläutert:

Haben Sie Anregungen?

Wenn Sie Vorschläge für weitere Terminüberwachungen im weboffice.sozial haben, teilen Sie uns das bitte mit.

Tagesjournal: direkt zum Klienten wechseln

Als Benutzer des Tagesjournals im weboffice.sozial haben Sie diese Neuerung vielleicht schon bemerkt: Wenn sich ein Journaleintrag auf einen Klienten bezieht, können Sie mit Klicken auf den Namen direkt zu seiner Klientendokumentation wechseln. 

Beispiel: Der folgende Journaleintrag bezieht sich auf den Klienten Thomas Müller:

Mit Klicken auf den Namen ...
  

... gelangen Sie direkt zur Klientendokumentation. Das ist z.B. nützlich, wenn Sie die Sammlung aller Journaleinträge zu diesem Klienten einsehen möchten:

Genauso funktioniert das mit allen klientenbezogenen Einträgen in den verschiedenen Journalbereichen: Aufnahmen, Abwesenheiten und die Dokumentation zu Gesundheit. 

Nachfolgend wird dies dargestellt, verbunden mit einigen Beispielen, die Ihnen jeweils den Nutzen eines direkten Wechsels zur Klientendokumentation aufzeigen sollen.

Aufnahmen

Wenn Sie bei der Dokumentation einer Neuaufnahme in der Einrichtung auf den Namen klicken, gelangen Sie zu seiner Klientendokumentation:

Abwesenheiten

In der Tabelle mit den aktuell registrierten Klienten-Abwesenheiten können Sie ebenfalls mit Klick auf einen Namen direkt zur Klientendokumentation wechseln:

Das ist praktisch, wenn Sie feststellen, dass ein Klient wieder anwesend ist, und sie den bei ihm dokumentierten Platzgeldtagezeitraum beenden möchten.

Gesundheit: Messung der Vitalfunktionen

Wenn Sie in den Messtabellen zu Vitalfunktionen auf einen Namen klicken und damit zur Klientendokumentation wechseln ...

... könnten Sie dort z.B. zu diesem Klienten alle Journaleinträge aus dem Bereich Gesundheit abrufen ...
  

... um die Messreihen des Klienten in zeitlicher Abfolge einzusehen:
  

Gesundheit: Arztbesuche

Auch Einträge zu Arztbesuchen erlauben einen direkten Wechsel zur Klientendokumentation:

Gesundheit: Bedarfsmedikation und Injektionen

Ebenso kann man bei Einträgen zur Bedarfsmedikation zur Klientendokumentation wechseln, um dort z.B. eine Übersicht ausgeben zu lassen, mit welcher Häufigkeit dieser Klient bedarfsweise Medikamente anfordert: