Tagesjournal: Pinnwand verwalten

Beim Verfassen eine Eintrags im Tagesjournal des  weboffice.sozial können Sie bei Bedarf festlegen, dass dieser nicht nur für den aktuellen Tag, sondern über eine längere Zeitspanne hinweg angezeigt werden soll. Journaleinträge mit einer solchen verlängerten Anzeigedauer finden sich, sobald der erste Anzeigetag vorüber ist, im Abschnitt "Pinnwand" des Tagesjournals. Pinnwand-Einträge stammen also von früheren Tagen, gemäß Vorgabe ihrer jeweiligen Autoren sollen sie länger angezeigt werden.

Es liegt im Interesse aller Nutzer, dass auf der Pinnwand wirklich nur Einträge "angepinnt" bleiben, die weiterhin relevant sind. Nicht immer kann der ursprüngliche Autor voraussehen, für wie viele Tage sein Eintrag auch künftig bedeutsam sein wird:

• Vielleicht sieht ein Autor zur Sicherheit drei zusätzliche Anzeigetage für seinen Eintrag vor, aber die betreffende Angelegenheit hat sich bereits am Folgetag erledigt.
  
• Oder ein Autor sieht einen zusätzlichen Anzeigetag vor, damit ein Sachverhalt bekannt gemacht wird und erledigt werden kann, aber diese Erledigung zieht sich - für ihn nicht vorhersehbar - in die Länge, so dass der Eintrag entsprechend länger auf der Pinnwand erscheinen sollte.

Für Journaleinträge gilt grundsätzlich, dass nur der Autor eines Eintrags diesen nachträglich editieren oder löschen darf, andere Journalnutzer können lediglich Kommentare hinzufügen. 

Damit die Pinnwand von allen Nutzern gepflegt werden kann, gibt es jetzt bei allen Einträgen mit verlängerter Anzeigedauer eine zusätzliche Schaltfläche "Anzeigedauer ändern":

Diese Schaltfläche mit dem Kalenderblatt-Symbol sehen alle Journalbenutzer bei allen Einträgen, deren Autor sie nicht selbst sind. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet den Eintrag zur Editierung, es lässt sich aber nur ein einziger Wert ändern, nämlich das Datum "Anzeigedauer bis zum ...".

Hierfür nun ein Beispiel aus der Praxis. Es ist Dienstag der 19. August. Auf der Pinnwand findet sich der folgende, bereits kommentierte Eintrag vom Vortag (dem Montag), vorgesehen zur Anzeige für insgesamt drei Tage, also bis zum Mittwoch 20. August:

Hinweis: Klicken Sie auf den Screenshot für eine vergrößerte Darstellung.

Der Mitarbeiter Michael Schulz liest den Eintrag und den Kommentar. Er hat das betreffende Rezept aus der Praxis abgeholt. Also teilt er dies in einem Kommentar mit, den er hinzufügt:

Beim Verfassen dieses Kommentars hat Herr Schulz auch gleich die Nachverfolgungs-Kennzeichnung entfernt. 

Der Sachverhalt ist damit erledigt. Trotzdem würde der Eintrag mit seinen zwei Kommentaren weiterhin - bis zum Folgetag - auf der Pinnwand angezeigt werden (siehe gelbe Markierung). Da dies nicht nötig ist, klickt Herr Schulz jetzt auf die Schaltfläche "Anzeigedauer ändern" des ursprünglichen Journaleintrags von Frau Meier:

Er ändert das Datum bei "Anzeigedauer bis zum ..." auf den aktuellen Tag, den 19. August. Der Eintrag mit den beiden Kommentaren bleibt also noch bis zum Abend desselben Tages an der Pinnwand stehen, damit andere Nutzer die Erledigung zur Kenntnis nehmen können. Um Mitternacht wird der Eintrag dann vom weboffice.sozial automatisch von der Pinnwand entfernt.

Fazit: Die neue Schaltfläche "Anzeigedauer ändern" ermöglicht es allen Nutzern des Tagesjournals, die Pinnwand zu pflegen und dafür zu sorgen, dass dort ausschließlich und genau die aktuell relevanten Einträge angezeigt werden.


 

Tagesjournal: «Wichtig» und «Zur Nachverfolgung»

Einträge im Tagesjournal können jetzt in zweierlei Hinsicht markiert werden:
«Wichtig» und «Muss weiterverfolgt werden». Bei Bedarf können auch beide Markierungen gleichzeitig gesetzt werden.

Markierung «Wichtig»

Diese Markierung kann für jeden Journaleintrag und jeden Kommentar einzeln gesetzt werden. Der Autor eines Eintrags oder Kommentars kann seine «Wichtig»-Markierung im Nachhinein auch wieder entfernen. Ein mit «Wichtig» markierter Eintrag wird vom weboffice.sozial automatisch wie folgt angezeigt:

Markierung «Muss weiterverfolgt werden»

Anders als die «Wichtig»-Markierung gilt die Weiterverfolgungs-Markierung immer gemeinsam für einen Journaleintrag und alle dort ggf. hinzugefügten Kommentare. Wenn ein Autor seinen Eintrag mit Weiterverfolgungs-Markierung versehen hat, kann er diese nur so lange wieder entfernen, bis jemand einen Kommentar hinzugefügt hat. Der Autor des jeweils letzten angefügten Kommentars entscheidet darüber, ob die Weiterverfolgungs-Kennzeichnung erhalten bleibt, oder ob er diese - z.B. wenn ein Sachverhalt erledigt wurde - entfernen will. Ein mit «Weiterverfolgung» markierter Eintrag wird vom weboffice.sozial wie folgt angezeigt:

Bitte beachten Sie bei Ihrer Arbeit im Tagesjournal den Unterschied von «Wichtig» und «Muss weiterverfolgt werden»:

• Eine «Wichtig» Markierung gilt in dem Moment, wo der Eintrag oder Kommentar verfasst wird. Sie dient der optischen Hervorhebung im Journalblatt und braucht in aller Regel später nicht mehr entfernt werden.
• Eine Markierung zur Weiterverfolgung bedeutet dagegen Handlungsbedarf - ein Sachverhalt muss weiter verfolgt und - so weit möglich - bearbeitet werden. Wenn keine Weiterverfolgung mehr erforderlich ist, sollte die Kennzeichnung wieder entfernt werden. Das kann nicht nur der Autor eines Eintrags machen, sondern jeder Mitarbeiter: er muss nur einen Kommentar hinzufügen, der z.B. "ist erledigt" lauten könnte. Beim Verfassen dieses Kommentars entfernt er den Haken bei "Muss weiterverfolgt werden".

Hinweis: im weboffice.sozial Tagesjournal soll es künftig Suchfunktionen geben, mit denen alle noch offenen Nachverfolgungen angezeigt werden können. Auch deshalb ist es wichtig, dass Nachverfolgungs-Kennzeichnungen nach Erledigung einer Angelegenheit wieder entfernt werden!

NEU: Sammelausgabe von Leistungsnachweisen

Folgende Neuerung im weboffice.sozial macht Ihre Abrechnung mit kommunalen Kostenträgern effizienter: Leistungsnachweise können Sie ab sofort "am Block" ausgeben. Dabei werden alle nach §53 bzw. §67 örtlich betreuten Klienten Ihrer Einrichtung alphabetisch sortiert aufgelistet, für jeden Klienten können Sie die Leistungsnachweise entweder monatsweise, oder für das Quartal insgesamt (!) ausgeben.

Die entsprechende Schaltfläche finden Sie im Programmbereich Allgemein > Auswertungen, gleich rechts von der Schaltfläche "Quartalsabrechnung":

Wenn Sie hier klicken, gelangen Sie zum gleichen Menü wie bei der Quartalsabrechnung. Wählen Sie hier den gewünschten Zeitraum und ggf. die zutreffende Einrichtung und Hilfeart aus, wie in folgendem Beispiel:

Hinweis: Sie können hier als Berichtszeitraum auch das laufende Quartal auswählen, um monatlich die aktuellen Leistungsnachweise zu erstellen.

Wenn Sie auf "Weiter" klicken, gelangen Sie zur alphabetischen Auflistung aller Klienten, die von Ihnen in dem vorgegebenen Quartal durchgängig oder zeitanteilig betreut wurden. Für jeden Klienten werden Schaltflächen angeboten, mit denen Sie Leistungsnachweise entweder monatsweise, oder für das Quartal insgesamt erstellen. Monate, in denen ein Klient kein Hilfeverhältnis hatte, werden dabei automatisch ausgeblendet, wie im folgenden Beispiel zu erkennen:

Wenn Sie einen Leistungsnachweis abrufen, verändert sich die Abbildung auf der entsprechenden Schaltfläche:

Auf diese Weise bewahren Sie bei der Abarbeitung Übersicht, welche Leistungsnachweise Sie bereits erledigt haben.


 

NEU: Tagesjournal

Bei stationären Einrichtungen bietet das weboffice.sozial jetzt ein Tagesjournal, also ein "Tagebuch" für die Dokumentation aller möglicher Vorkommnisse in Ihrer Einrichtung. Wenn in Ihrer Einrichtung bisher ein papiergebundenes Journal geführt wurde, dann wird dieses jetzt durch das weboffice-Tagesjournal abgelöst.

Es findet sich im Programmbereich "Allgemein":

Folgende Leistungsmerkmale des neuen Tagesjournals sind besonders wichtig:

• Sie können einen Eintrag einem (oder auch mehreren) Klienten zuordnen. Der Eintrag wird damit automatisch in die Verlaufsdokumentation des/der Klienten eingefügt.
   
• Das Tagesjournal dient für Mitteilungen - Sie können einen Eintrag an verschiedene Zielgruppen wie "Leitung", "Tagdienst", "Nachtdienst" etc. direkt aus dem Journal heraus versenden.
   
• Weiterhin dient das Journal der Weiterverfolgung und dem kollegialen Austausch: Sie können einen Marker setzen für "Weiterverfolgung erforderlich", und Sie bzw. Ihre Kollegen können einem vorhandenen Eintrag beliebig viele Kommentare hinzufügen - zum Beispiel, wenn eine Weiterverfolgung erledigt wurde.
   
• Sie können regelmäßig zu Besuch kommende Personen als Besucher registrieren und Vorkommnisse ggf. diesen Personen direkt zuordnen. Wenn ein Besucher später ein Hilfeverhältnis beginnt, gehen Einträge aus der vorangegangenen Zeit als Besucher automatisch in seine Verlaufsdokumentation ein.

Wenn Sie das Tagesjournal aufrufen, wird das Journalblatt zum aktuellen Tagesdatum geöffnet. Wenn noch kein Eintrag vorhanden ist, sieht das wie folgt aus:

Die Schaltfläche "Neuer Eintrag" fällt sofort ins Auge. Für die Bedienung des Journals sollten Sie außerdem noch folgendes wissen:

1. Mit dem Linkspfeil wechseln Sie zum Vortag.
    
2. Mit dem Rechtspfeil entsprechend zum Folgetag - hier deaktiviert, weil "heute" angezeigt wird und es kein Journal für künftige Tage gibt.
    
3. Mit der Kalenderschaltfläche wählen Sie ein gewünschtes Datum aus.
    
4. Wenn an einem anderen Arbeitsplatz parallel im Tagesjournal gearbeitet wird, können Sie mit dieser Schaltfläche die Ansicht aktualisieren.
   Hinweis: wenn Sie zum Journalblatt eines anderen Tages wechseln, wird automatisch der aktuelle Stand geladen, Sie müssen dann nicht noch extra aktualisieren!
    
5. Mit der "Ausgabe" Schaltfläche können Sie das aktuelle Journalblatt als Word-Dokument downloaden und ausdrucken.

Neuen Journaleintrag erstellen

Wenn Sie das Tagesjournal aufrufen, haben Sie immer die folgende Schaltfläche im Blick, mit der Sie einen neuen Journaleintrag erstellen können:

Der Eingabedialog ist in mehrere Abschnitte gegliedert. Sie werden nachfolgend erläutert:

1. Uhrzeit: die aktuelle Uhrzeit ist vorbelegt, Sie können aber eine andere Zeit eintragen. Wenn Sie das Journalblatt eines früheren Tages aufrufen und (im besonderen Fall) dort einen Eintrag vornehmen, ist "00:00" als Uhrzeit vorbelegt.
     
2. Eintrag: dies ist Ihr eigentlicher Journaleintrag. Sie können den Text beliebig kurz oder ausführlich verfassen und auch mit Absätzen, Anstrichen etc. versehen.
    
3. Status: wenn Sie das Häkchen setzen, erscheint ein oranges Ausrufungszeichen, das den Eintrag als "zur Weiterverfolgung" markiert.
     
4. besonderer Hinweis an*): Sie können bei Bedarf eine Zielgruppe auswählen, an die sich der Eintrag richtet. Diese Zielgruppe wird dann im Eintrag angezeigt. Sie können auch veranlassen, dass Ihr Journaleintrag automatisch an die gewünschte Zielgruppe als E-Mail übermittelt wird. Das passiert in dem Moment, wo Sie den Eintrag speichern.
      
5. Checkliste*): hier können Sie bestimmte "Checkpunkte" setzen. Einträge mit solchen "Flaggen" können später gemeinsam recherchiert werden.
     
6. Klienten: wenn sich der Journaleintrag auf bestimmte Klienten bezieht, sollten Sie diese hier auswählen. Der Eintrag wird dadurch in die Verlaufsdokumentation des/der betreffenden Klienten übertragen.
   Hinweis: zum Thema "Klienten" wird es einen eigenen NEWS blog Artikel geben.
      
7. Besucher: wenn Sie zuvor Personen als Besucher Ihrer Einrichtung registriert haben, können Sie diese hier auswählen und damit Ihren Eintrag einem (oder ggf. mehreren) Besuchern direkt zuordnen.Hinweis: es wird einen weiteren weboffice.sozial NEWS blog Artikel geben, indem erläutert wird, wie Sie Besucher dokumentieren, und welcher Nutzen sich daraus für Sie ergibt.
      
8. Wohnbereich: Sie können einen oder mehrere Wohnbereiche Ihrer Einrichtung aussuchen, auf die sich der Eintrag bezieht. Das kann für spätere gezielte Recherchen nützlich sein.
    
9. Öffentlicher Bereich*): hier gilt dasselbe wie für die Wohnbereiche.
     
10. Anzeigedauer: Normalerweise wird Ihr Journaleintrag an dem Tag angezeigt, an dem er erstellt wurde. An späteren Tagen ist er nicht mehr sichtbar, sondern der Benutzer müsste ggf. (mit Pfeil links oder der Datumsauswahl) bis zum Journalblatt des Tages zurücknavigieren, wo sich Ihr Eintrag befindet. Wenn Sie für Einträge mit besonderen Inhalten eine verlängerte - oder ggf. erst später beginnende - Anzeigedauer benötigen, können Sie das hier einstellen. Ihr Eintrag wird dann an allen Tagen, die Sie vorgeben, auf einer sogenannten "Pinnwand" angezeigt.

*) Erläuterung: Ob es diesen Abschnitt gibt, und welche Auswahlmöglichkeiten Sie dort haben, hängt von den individuellen Voreinstellungen Ihrer Einrichtung ab!

Mit der Schaltfläche "Speichern" schließen Sie Ihre Eingaben ab und kehren zur Journalblatt-Ansicht zurück. So könnte Ihr fertiger Eintrag aussehen:

Journaleintrag editieren / löschen

Sie können die von Ihnen erstellten Journaleinträge nachträglich editieren oder löschen. Dazu dienen diese beiden Schaltflächen, die Sie nur bei Einträgen sehen, deren Autor Sie sind:

Wenn Sie auf "Löschen" klicken, müssen Sie noch eine Sicherheitsrückfrage quittieren, bevor Ihr Eintrag tatsächlich gelöscht wird.

Journaleintrag kommentieren

Alle Benutzer des Tagesjournals sehen bei allen Einträgen das "Kommentieren"-Symbol - jeder darf also Einträge kommentieren, oder vorhandenen Kommentaren einen weiteren hinzufügen:

Der Eingabedialog für Kommentare besteht aus einigen der vom Journaleintrag her bekannten Abschnitte:

In unserem Beispiel würde der Eintrag von T. Müller mit dem angefügten Kommentar seines Kollegen S. Buchholz im Journalblatt wie folgt aussehen:

Das orange Ausrufungszeichen weist auf die - aus Sicht des Autor des Kommentars - notwendige Weiterverfolgung hin.

Hinweis: wenn es einen oder mehrere Kommentare zu einem Eintrag gibt, kann immer nur der jeweils letzte Beitrag editiert oder gelöscht werden. Die früheren Beiträge sind gesperrt, um eine in sich stimmige Dokumentation zu gewährleisten. Im vorstehenden Beispiel könnte also Herr Buchholz (nur er, als Autor) seinen Kommentar editieren oder löschen. Herr Müller kann seinen ursprünglichen Eintrag dagegen nicht mehr verändern.


Wir wünschen allen weboffice.sozial Benutzern in stationären Einrichtungen viel Spaß und gutes Gelingen für Ihre ersten Einträge im Tagesjournal!