Nordrhein-Westfalen: Stichtagserhebung und Wohnungsnotfallbericht

Dieser Post ist für Sie interessant, wenn Sie in Nordrhein-Westfalen  angesiedelt sind. Dort liefern die Träger der Wohnungslosenhilfe dem NRW-Sozialministerium zum Stichtag 30. Juni eine statistische Aufstellung über die jeweils anhängigen Wohnungsnotfälle. Erfasst werden sowohl ordnungsrechtlich untergebrachte Personen, als auch Klienten im Betreuten Wohnen und niederschwellige Hilfen der §67-Fachberatungsstellen. 

Aus den erhaltenen Zahlen erstellt das Ministerium den jährlichen Landes-Report "Integrierte Wohnungsnotfallberichterstattung".

Das weboffice.sozial unterstützt diese Reportpflicht der Leistungserbringer, indem es die erforderlichen Angaben während der Klientendokumentation  im Hintergrund sammelt und als aggregierten / anonymisierten  Report abrufbar vorhält:

Der Report enthält alle für die Stichtagserhebung relevanten Variablen mit den jeweils vorgesehenen Ausprägungen:

Bei der Stichtagsauswertung 2023 ist eine Frage nach dem Flüchtlingsstatus neu hinzugekommen, der im  weboffice.sozial bislang nicht systematisch erfasst wurde. Wir haben diese Frage daher in den Eingabe-Dialog zur DzW-Statistik  integriert (Daten zur Wohnungslosigkeit der BAG-W):

Bitte denken Sie also daran, diese neue Variable mit auszufüllen, bzw. tragen Sie diese Angabe entsprechend nach, wenn Sie die DzW-Statistik für Ihren Klienten schon erstellt haben.

NEU: "Kasse und Konten", einschl. Klientengeldverwaltung

Dieser Post richtet sich an vorrangig an Mitarbeiter der Leitungsebene.

Wir möchten Sie darüber informieren, dass wir im weboffice.sozial  ein neues, leistungsfähiges Modul "weboffice Kasse+Konten" in Betrieb genommen haben.

Damit haben wir die Klientendokumentation um eine Kassenbuch- und Kontenführung erweitert. Das ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie den von Ihnen betreuten Klienten eine Geldverwaltung anbieten. Die Führung von Verwahrgeldkonten ist jetzt nahtlos in die Klientendokumentation integriert:

Die Dialogführung folgt den weboffice-Standards und ist daher für Betreuer schnell erlernbar:

Buchungen in diesem Arbeitsbereich ordnet das  weboffice.sozial  automatisch dem betreffenden Verwahrgeldkonto zu.

Hier beispielhaft die Eingabe einer Auszahlung von 100 Euro aus dem Verwahrgeldkonto des Klienten:

Erläuterungen:

(1)   die "lfd. Nr" wird vom weboffice automatisch fortlaufend vergeben und 

       ist der Identifikator der Buchung 

(2)   Belegnummern sind optional und können vom Nutzer frei vergeben werden. 

       Wenn sie eine numerische Komponente enthalten (z.B. "Kli-2023-03-100"), 

       erkennt das Programm dies automatisch und schlägt bei der nachfolgenden 

       Buchung eine entsprechend hochgezählte Belegnr. vor ("Kli-2023-03-101").

(3)   Ausgabe ist als Buchungstyp standardmäßig vorbelegt. Wird dem  

       Verwahrgeldkonto ein Geldbetrag zugeschrieben, legt der Nutzer den 

       Schieber auf Einnahme um. Er ist dann farbig grün markiert. 

(4)   Der Klient und die zentral hinterlegte Nummer seines  

       Kreditorenkontos sind fest vorbelegt, da die Buchung direkt 

       in der betreffenden Klientendokumentation vorgenommen wird. 

(5)   Als Buchungstext ist der Name des Klienten vorbelegt, dies kann aber

       bei der Buchung beliebig geändert werden.

Die Erfahrung zeigt, dass betreuende Mitarbeiter sich mit dieser Art von Verwahrgeld-Buchungen schnell zurecht finden. Bei Auszahlungen an Klienten können sie sich direkt im Buchungsdialog sowohl Auszahlungsquittungen, als auch einen Kontoauszug ausgeben lassen, der übersichtlich und in gut lesbarer Schriftgröße gehalten ist und dem Klienten direkt ausgehändigt werden kann. 

Grundlage dieser in die Klientendokumentation integrierten Geldverwaltung ist die Führung eines Kassenbuchs der Einrichtung bzw. die Verwaltung von einem oder ggf. mehreren Bankkonten:

Hier können alle Buchungen zentral eingesehen werden, in diesem Bereich können aber auch - von entsprechend geschultem Personal - direkt Buchungen vorgenommen werden. Der Zugang zu diesem Buchungsbereich ist an spezielle Nutzerrechte gebunden.

Nachfolgend als Beispiel ein Buchungsdialog, wie er sich bei Aufruf des Sparkassen-Kontos im vorigen Screenshot darstellen könnte...

... und hier der Dialog bei Klicken auf die Schaltfläche "Neue Buchung":

Erläuterungen:

(1)   Vorbelegt ist der Modus "Verwahrgeldkonto".

(2)   Der Klient wird aus einer alphabetischen Liste aller Klienten der Einrichtung 

       ausgewählt, bei denen die Geldverwaltung aktiviert ist.

Außer den Verwahrgeldbuchungen können hier auch alle sonstigen Geldbewegungen verbucht werden, die das Bankkonto betreffen:

Erläuterungen:

(1)   Dazu wechselt der Nutzer in den Modus "Sonstige Buchung".

(2)   Die Liste der Buchungskonten wird an zentraler Stelle bei den weboffice-

       Stammdaten verwaltet.

Zusammengefasst besteht die besondere Leistungsfähigkeit des Zusatzmoduls "weboffice Kasse+Konten" darin, dass es zwei unterschiedliche Sichten bietet:

• die Möglichkeit für betreuende Mitarbeiter, Verwahrgeld-Buchungen direkt in der Klientendokumentation vorzunehmen, einschl. Auszahlungsquittungen und Kontoauszug für den Klienten;
  
• die zentrale Kassenbuch- und Kontenführung für geschulte Mitarbeiter, einschl. der Übergabe des Buchungsstapels an die vom Träger genutzte FiBu.
  

Das Modul wurde in Kooperation mit unserem Projektpartner entwickelt, der mit DATEV arbeitet. Wir können die FiBu-Übergabe aber natürlich auch für die bei Ihnen genutzte Finanzbuchhaltung anpassen.

Wenn Sie Klientengelder verwalten und Interesse an dem Modul "weboffice Kasse+Konten haben, freuen wir uns auf Ihre Rückmeldung.

Niederschwellige Beratung: NEU - fortlaufende Dokumentation der Unterkunftssituation

Im weboffice.sozial können neben regulären Betreuungsverhältnissen auch niederschwellige, beratende Hilfen dokumentiert und ggf. mit dem Kostenträger abgerechnet werden. Im Kontakt mit den Klienten der Beratungsstellen ist die  Kenntnis der aktuellen Unterkunftssituation ein wichtiger - wahrscheinlich: der wichtigste - Parameter. 

Die DzW-Statistik der BAG-W beschränkt sich bei diesem Thema auf eine Abfrage der Unterkunfts-Situation zu Hilfebeginn und dann noch einmal zum Ende der Hilfe. Bei niederschwelligen Beratungen gibt es aber oft kein reguläres "Hilfeende", sondern die Klienten haben über Jahre hinweg – gelegentlich oder regelmäßig – Kontakt mit den Beratungsstellen. 

Es erscheint daher sinnvoll, Änderungen der Unterkunftssituation fortlaufend zu dokumentieren und auch die Historie aufzubewahren. Dies dient zum einen der Übersicht der beratenden MitarbeiterInnen (und stellt damit letztlich ein Werkzeug zur Qualitätssicherung dar), zum anderen können auf Leitungsebene statistische Auswertungen dazu erstellt werden, wie sich die Unterkunftssituation im Verlauf der Anhängigkeit ändert, über welchen Zeitraum sich Phasen von Wohnungslosigkeit im Mittel erstrecken, zu welchem Prozentsatz sich die Wohnsituation der beratenen Klienten stabilisiert, etc.

Wir haben im weboffice.sozial nun die Dokumentation niederschwelliger Beratungen (in Niedersachsen bekannt unter Basisangebot) um eine Funktion zur fortlaufenden Dokumentation des Unterkunfts-Status erweitert, wie folgt:

Jedes Mal, wenn Sie einen von Ihnen beratenen Klienten aufrufen … 

… werden Sie jetzt gefragt, ob die dort dokumentierte Wohnsituation weiterhin gültig ist. Das sieht dann z.B. so aus:

Wenn die Unterkunftssituation weiterhin zutrifft, klicken Sie auf (1) und schließen damit das Abfrage-Fenster. In der Arbeitsbereiche-Auswahl sehen Sie eine neue Schaltfläche. Dort können Sie alle Angaben zur Unterkunftssituation – aktuell und historisch – einsehen, ändern und ergänzen:

Zurück zum Abfrage-Fenster: wenn es eine Veränderung der Unterkunftssituation gab, klicken Sie stattdessen auf (2). Das weboffice öffnet dann den neuen Arbeitsbereich und bereitet gleich einen neuen Eintrag vor, wo Sie den aktuellen Unterkunfts-Status dokumentieren können:

Erläuterungen:

(1)   Das Tagesdatum ist vorbelegt, Sie können es aber beliebig
        (in die Vergangenheit hinein) ändern. 

(2)   Die Auswahlliste zur Unterkunftssituation ist exakt dieselbe
        wie bei der DzW-Statistik.

(3)   Optional haben Sie die Möglichkeit, eine erläuternde Notiz hinzuzufügen.

(4)   Zum Verständnis, warum es bei nahezu allen Klienten schon bei der 

        Inbetriebnahme der neuen Funktion einen Eintrag gibt: wir haben
        die DzW-Statistik ausgewertet und den von Ihnen dort dokumentierten
        Unterkunfts-Status zu Hilfebeginn (Variable G3010) schon mal – mit dem
        entsprechenden Datum versehen – als ersten Eintrag in die Tabelle
        übernommen.

Der neue Arbeitsbereich Unterkunftssituation funktioniert genauso, wie Sie es von den anderen weboffice-Dialogen (z.B.: Kontakte) kennen:

Erläuterungen:

(1)   Mit der i-Schaltfläche rufen Sie ein Info-Fenster mit der Vollinformation
        zum jeweiligen Eintrag auf. Damit können Sie eine ggf. längere
        Notiz vollständig einsehen.

(2)   Mit der Bleistift-Schaltfläche öffnen Sie einen Eintrag zur Editierung.

(3)   Mit der Kreuz-Schaltfläche können Sie einen Eintrag löschen (zuvor
        erfolgt eine Sicherheits-Rückfrage).

(4)   Sie können jederzeit einen neuen Eintrag erstellen. Dieser kann auch
        historisch sein, Sie können das Datum also beliebig wählen, und der
        neue Eintrag ordnet sich dann automatisch chronologisch korrekt in der
        Tabelle ein.

(5)   Mit der Schließen-Schaltfläche kehren Sie zur Arbeitsbereiche-Auswahl
        zurück.

Wir hoffen, dass sich die fortlaufende Dokumentation des Unterkunfts-Status als nützliches Werkzeug in der Klientenberatung erweist. 

Und: wenn Sie den Status bei Ihren Klienten stets aktuell halten, schaffen Sie ganz nebenbei eine wichtige Datenbasis für aggregierende statistische Auswertungen, mit denen die Arbeit der Bundesarbeitsgemeinschaft Wohnungslosenhilfe (BAG-W) unterstützt wird.

Dokumentenspeicher mit neuen Funktionen

Sie alle nutzen den Dokumentenspeicher in der Klientendokumentation des weboffice.sozial. Er dient zur Ablage der diversen im Hilfeverlauf anfallenden Unterlagen: Ausweisdokumente, Bescheide, Korrespondenz, ebenso wie selbst erstellte Word- Excel- und pdf-Dokumente. 

Ein von uns empfohlener Workflow wäre z.B. so, dass Sie ein Anschreiben vom weboffice.sozial unter Nutzung einer der dort hinterlegten Textvorlagen mit den klientenbezogenen Daten vorausgefüllt erstellen lassen, dieses Word-Dokument individuell zu Ende formulieren und das fertige, zu versendende Schreiben dann gleich im Dokumentenspeicher archivieren - wie in diesem Beispiel (gelb markiert):

Wir haben diesem wichtigen Arbeitsbereich ein Fresh-Up spendiert, es mit zusätzlichen Funktionen versehen und das Layout modernisiert. 

So sieht jetzt der Eingabedialog beim Speichern eines neuen Dokuments aus:

Erläuterungen:

(1)   Immer, wenn Sie eine Kategorie in der Liste auswählen, gibt es jetzt 

       Erläuterungen, wie die jeweilige Kategorie zu verstehen ist (sofern 

       die Kategorie-Bezeichnung nicht selbsterklärend ist). 

(2)   Anhand Ihrer Kategorie-Auswahl entscheiden Sie darüber, ob Ihnen 

       das weboffice.sozial das hochgeladene Dokument nur im aktuellen 

       Hilfeverhältnis anzeigt, oder ob es automatisch auch in ggf. nachfolgenden 

       Hilfen des Klienten in Ihrer Einrichtung (nur dort!) zum Download zur 

       Verfügung steht.

(3)   Bei Bedarf können Sie noch eine Notiz eintragen, die sich auf das Dokument

       bezieht. Das gab es auch bisher schon, neu ist aber, dass Ihnen die Notiz 

       auch in der Dokumentenliste angezeigt wird. Bisher verschwand sie im 

       Hintergrund und war nur zu sehen, wenn man sich das Info-Fenster zu 

       einem Dokument anzeigen lassen hat.

Nun zu den Neuerungen in der Liste der gespeicherten Dokumente:

Erläuterungen:

(1)   NEU: Wenn Sie eine Notiz eingegeben haben, bringen Sie diese jetzt in 

       einem kleinen Pop-Up zur Anzeige, indem Sie die Maus über das 

       Symbol bewegen.

(2)   NEU: Wenn Sie vorhaben, das Dokument per Email zu versenden, 

       können Sie auch direkt diese Schaltfläche nutzen: Das weboffice.sozial 

       startet dann eine neue Email und fügt Ihr Dokument als Anlage hinzu.

Wenn Sie also auf diese Schaltfläche klicken ...

 

… öffnet sich eine Email, die wie in folgendem Beispiel aussieht:

Wir hoffen zuversichtlich, dass Sie den Dokumentenspeicher mit diesen neuen Funktionen noch effizienter nutzen können.

Klientenauswahl differenziert nach der Hilfeform

Wie Sie wissen, wird Ihnen nach dem Einloggen im weboffice.sozial die Liste  der von Ihnen betreuten Klienten angezeigt. Wenn in Ihrer Einrichtung verschiedene Hilfearten angeboten werden, möchten Sie vielleicht gezielt die Klienten einer bestimmten Hilfeform aufgelistet sehen. Wir haben die Klientenauswahl entsprechend erweitert. Ab sofort können Sie die angezeigten Klienten nach ihrer Hilfeart einschränken:

Diese zusätzliche Auswahlmöglichkeit steht ihnen ebenfalls in den folgenden weiteren Suchbereichen zur Verfügung:

Bei der flexiblen Suche und bei der Auflistung des Gesamtbestands aller Einrichtungen fanden wir eine Einschränkung auf bestimmte Hilfearten dagegen nicht sinnvoll: beide Suchbereiche nutzen Sie im besonderen Fall, um ggf. nicht in der Liste erscheinende Klienten möglichst flexibel (aktiv, historisch, andere Einrichtung) zu lokalisieren.

NEU: 2-Faktor-Authentifizierung

Ein ausschließlich Passwort-basierter Login entspricht nicht mehr den zeitgemäßen Sicherheitsstandards. Daher kann der weboffice.sozial Login-Dialog jetzt zusätzlich mit einer 2-Faktor-Authentifizierung per SMS PIN versehen werden, wie Sie das z.B. von Banken kennen. Die Funktionsweise ist schnell erklärt:

Wenn sich ein Nutzer einloggt …

… schickt ihm das weboffice automatisch eine SMS an die in seinem Nutzerkonto hinterlegte Handy-Nr. Diese SMS enthält eine vierstellige PIN.

Hier ein Screenshot von einer solchen SMS-Eingangsmeldung auf dem Handy:

Zugleich wird im weboffice Login-Dialog ein Feld zum Eintragen dieser PIN angezeigt. Der Nutzer gibt die 4 Ziffern gemäß der erhaltenen SMS ein …

… womit der Login ohne weitere Umstände abgeschlossen ist und die Anwendung startet.

Wir können das weboffice.sozial so konfigurieren, dass der Login grundsätzlich – also für alle Nutzer einheitlich – mit einer 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) verbunden wird. 

Alternativ können Sie bestimmen, bei welchen Nutzeraccounts Sie diesen zusätzlichen Schutz sinnvoll finden. Alle anderen Anwender loggen sich dann wie bisher ohne 2FA ein.

Zu bedenken sind die für den SMS-Versand entstehenden Kosten. Wir haben für den Service einen preisgünstigen, in Deutschland ansässigen Provider unter Vertrag genommen. Er berechnet 7ct plus MWSt. pro SMS. Die auflaufenden Kosten würden wir Ihnen turnusmäßig – z.B. einmal jährlich –  als durchlaufenden Posten in Rechnung stellen.

NEU im Tagesjournal: zeitversetzte Anzeige

Das weboffice.sozial Tagesjournal ist das unverzichtbare "Logbuch" in Einrichtungen, die im Schichtwechsel zwischen Tag- und Nachtdienst arbeiten. Dies sind stationär betreuende Heime der Wohnungslosenhilfe und Übernachtungsstellen der ordnungsrechtlichen Unterbringung. 

In diesen Einrichtungen dient das Tagesjournal ...

• dem Austausch von Informationen im Kollegenkreis 
• der Unterrichtung des Tagdienstes über Vorkommnisse während der Nacht
• der Nachverfolgung und Erledigung von Aufgaben
• dem Festhalten klientenbezogener Ereignisse und Sachverhalte - mit automatischer Übernahme in die jeweilige Klientendokumentation 
• der Information über An- und Abwesenheiten von Klienten
• der Protokollierung von Taschengeld-Auszahlungen
• etc. etc.

In Einrichtungen der Eingliederungshilfe, wo auch medikamentöse und pflegerische Betreuung stattfindet und entsprechende Dokumentationspflicht gegenüber der Heimaufsicht besteht, wird das Tagesjournal weitaus umfangreicher genutzt. Dort ist es zur besseren Übersichtlichkeit in mehrere Sektionen ("Reiter") gegliedert, die jeweils spezifische Themen adressieren:

• allgemeine Journaleinträge
• Protokolle von Messungen verschiedener Vitalfunktionen
• Covid-Tests und Impfstati
• Arzttermine
• reguläre und bedarfsweise Medikamentengaben
• turnusmäßige Injektionstermine
• Protokollierung nicht eingenommener Medikamente
• Erledigung festgelegter pflegerischer Maßnahmen
• Sichtkontrollen von Klienten in kritischen Situationen

Hier ein Beispiel für ein typisches, alltägliches Eintrags-Geschehen im Tagesjournal:

Dazu einige Erläuterungen:

(1)    abgebildet ist der Reiter "Allgemeine Journaleinträge"

(2)    außerdem gibt es weitere Reiter für spezifische Einträge, siehe oben

(3)    die Einträge werden "logbuch-typisch" mit Uhrzeit chronologisch aufgelistet

(4)    optische Kennung für Einträge des Nachtdienstes

(5)    Anworten und Kommentare werden als "Ketten" zusammengehalten

(6)    optische Hervorhebung von "zur Nachverfolgung" und "Wichtig"

(7)    gezielte Hinweise an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen, mit Mailversand

(8)    klientenbezogene Einträge, mit Übernahme in die Klientendokumentation

(9)    optionale Druckausgabe kompletter Tagesjournale

(10)  Möglichkeit, turnusmäßig wiederkehrende Einträge zu hinterlegen

Nun zu dem, was im Tagesjournal NEU ist: Sie können jetzt Journaleinträge erstellen, die erst später zur Anzeige kommen.

Wenn Ihnen also heute etwas einfällt, was erst morgen wichtig ist, dann können Sie den entsprechenden Eintrag heute schon hinterlegen. Oder wenn z.B. etwas erst in der kommenden Woche publiziert werden sollte, wo Sie aber in Urlaub sind, dann genauso. Anwendungsfälle für eine solche zeitversetzte Anzeige gibt es viele.

Hier ein Beispiel:

(1)    Heute sei Montag, der 20. Juni, und Sie wollen einen Eintrag erstellen, der erst am Mittwoch und Donnerstag (22. / 23. Juni) angezeigt wird.

(2)    Sie klicken wie gewohnt auf "Neuer Eintrag" …

(3)    … und tragen den Sachverhalt ein, um den es geht.

(4)    Unter "Anzeigedauer" geben Sie vor, an welchen Tagen der Journaleintrag erscheinen soll.

Nachdem Sie die Erstellung des neuen Eintrags mit "Speichern" abgeschlossen haben, sehen Sie ihn wie folgt im Tagesjournal:

Der Hinweis in roter Schrift macht klar, dass im Moment nur Sie als Autor diesen Eintrag sehen können.

Am nächsten Tag, dem 21. Juni, sieht der Eintrag noch genauso aus – er enthält weiterhin den Hinweis, dass nur Sie als Autor ihn sehen können. Er ist allerdings weiter oben zur Pinnwand umgezogen, da er ja nicht aktuell erstellt wurde, sondern vom Vortag stammt.

Wieder einen Tag später, am 22. Juni, zeigt das Tagesjournal nun Ihren Eintrag wie geplant für alle an:

Und schließlich nochmal einen Tag später, am 23. Juni – also dem zweiten von Ihnen vorgegebenen Anzeigetag – ist der Eintrag weiterhin für alle sichtbar, aber er befindet sich nun als Eintrag vom Vortag weiter oben an der Pinnwand:

Das war’s auch schon. Die Bedienung ist also denkbar leichtgängig. 

Wir denken , dass Ihnen solche Journaleinträge zur zeitversetzten Anzeige immer mal wieder gute Dienste leisten können.