Betten-Belegungsplan in neuem Dialogformat

Betten-Belegungspläne werden sowohl in stationär betreuenden Einrichtungen benötigt, als auch bei der ordnungsrechtlichen Unterbringung. Räumlich sind diese Einrichtungen nach Wohnbereichen (z.B.: Stockwerken) oder nach Wohnobjekten aufgeteilt. Innerhalb dieser wird den Klienten eine Wohnung oder ein Zimmer zugewiesen. Bei der Unterbringung zur Gefahrenabwehr sind auch mehrere Bettplätze pro Zimmer üblich.

Mit dem Programmbereich Betten-Belegungsplan wird im weboffice.sozial die Unterbringung der Klienten dokumentiert. Dies war schon immer ein Leistungsmerkmal der Software. In den Dienstzimmern der Einrichtungen werden die jeweils aktuellen Belegungspläne ausgehängt. Sie dienen dort z.B. der Orientierung der Nachtdienst-Mitarbeiter.

Wir haben den Dialog zur Erstellung und fortlaufenden Bearbeitung des Bettenbelegungsplans komplett neu programmiert, denn er war etwas "in die Jahre gekommen". Die neue Dialogführung entspricht jetzt in Layout und Bedienung den Standards, die Sie aus diversen anderen Dialogen im weboffice.sozial kennen. 

Sie finden den Belegungsplan wie bisher im Hauptmenü unter "Allgemein":

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich der neue Dialogbereich Betten-Belegungsplan wie in folgendem Beispiel:

Hinweis: alle personenbezogenen Daten sind anonymisiert.

Hier noch einmal derselbe Screenshot, versehen mit Nummern für die nachfolgenden Erläuterungen:

(1)
Hier wechseln Sie zwischen den verschiedenen Wohnbereichen. Unser Tipp: wählen Sie den ersten Listen-Eintrag "[alle Wohnbereiche]", wenn Sie eine Komplett-Übersicht vorziehen, in der alle Wohnbereiche gemeinsam gesichtet und bearbeitet werden können:

(2)
Für jeden Wohnbereich können Sie – wie bisher – einen zuständigen Betreuer eintragen. Dazu klicken Sie in der betreffenden Zeile auf das Bleistift-Symbol. Dann öffnet sich ein Dialog wie in folgendem Beispiel:

Wählen Sie den zuständigen Mitarbeiter in der Liste aus und bestätigen Sie die Auswahl anschließend mit der Häkchen-Schaltfläche (siehe roter Pfeil im Screenshot). Wollen Sie die Eingabe ohne Speicherung verlassen, klicken Sie stattdessen auf die Kreuzchen-Schaltfläche daneben.

(3)
Für die Eintragungen zu einzelnen Zimmern oder Bettplätzen gehen Sie genauso vor: Bleistift-Schaltfläche klicken, Listenauswahl vornehmen, ggf. einen Hinweis oder "reserviert für …" eintragen und die Änderungen mit der Häkchen-Schaltfläche speichern (oder mit der Kreuzchen-Schaltfläche verwerfen). Hier ein Beispiel:

Wichtiger Hinweis: wenn Sie ein Zimmer bzw. einen Bettplatz editieren, werden Ihnen in der Auswahlliste immer genau die Klienten angeboten, die aktuell keinem Bettplatz zugeordnet sind. Wenn also z.B. ein Klient umzieht, tragen Sie ihn zunächst beim alten Bettplatz aus und rufen dann beim neuen Bettplatz die Editierung auf. Der betreffende Klient wird dann automatisch in der Auswahlliste angezeigt und Sie können die neue Zuordnung vornehmen.

(4)
Wenn ein Bettplatz bzw. ein Zimmer einem Klienten zugewiesen wurde, können Sie mit Klicken auf die Info-Schaltfläche Informationen wie in folgendem Beispiel anzeigen lassen:

(5)
Das weboffice passt auf, dass Sie nicht ein Zimmer und dessen Bettplätze parallel vergeben, denn das würde keinen Sinn machen: Entweder tragen Sie einen Klienten für das ganze Zimmer ein, oder Sie ordnen die einzelnen Bettplätze mehreren Klienten zu – aber nicht beides gleichzeitig.

Bei (5) ist beispielsweise ein Klient einem kompletten Zimmer zugeordnet – entsprechend sehen Sie keine Bleistift-Schaltflächen bei den einzelnen Bettplätzen. Und andersherum. Möchten Sie die Belegungsart im konkreten Fall ändern, dann müssten Sie immer zuerst den/die betroffenen Klienten austragen. Ist dies erfolgt, werden sowohl beim Zimmer selbst, als auch bei den Bettplätzen Bleistift-Schaltflächen angezeigt und Sie können zu der neuen Belegungsart (Zimmer komplett <=> einzelne Bettplätze) überwechseln.

(6)
Mit Klicken auf die Status-Info in der Menüleiste erhalten Sie eine Übersicht zur Gesamtbelegung der Einrichtung mit Klienten ggf. verschiedener Hilfearten sowie eine statistische Übersicht über die Verteilung der betreuerischen Zuständigkeit:

In dem Fall, dass es nicht zugeordnete Klienten gibt, wird die info-Schaltfläche vom weboffice.sozial mit einem orangen Warnsymbol versehen ...

 ... und Sie werden in der Status-Info vorneweg über die nicht zugeordneten Klienten informiert:

(7)
Mit Klicken auf die Report-Schaltfläche geben Sie die aktuelle Fassung des Betten-Belegungsplan als Excel-Tabelle aus:

Am Format des Excel-Reports haben wir bei der Neuprogrammierung nichts verändert. Es enthält weiterhin die Angaben zum Klienten bzw. seinem Hilfeverhältnis, wie das für Ihre Einrichtung vereinbart wurde. Der Report ist für einen Ausdruck im Querformat vorformatiert.

 

(8)
Am Ende Ihrer Sichtung und Bearbeitung verlassen Sie den Dialog mit der Fertig-Schaltfläche. 

Sollte es beim Verlassen noch mindestens einen nicht zugeordneten Klienten geben, dann werden Sie darauf hingewiesen, Sie können den Dialog aber dennoch beenden:

 

 

Wie Sie sehen, ist der Dialogbereich Betten-Belegungsplan erheblich vereinfacht gegenüber der früheren Fassung. Er kann auch von weboffice-"Neulingen" problemlos und ohne Anlern-Phase bedient werden.

 

Niedersachsen: Individuell geplante Betreuungsstunden statt fest bewilligter Stunden

Seit dem Jahresbeginn 2020 werden die ambulanten §67-Betreuungen in Niedersachsen nicht mehr nach individuell erbrachter Leistung abgerechnet, sondern über Stellenanteile finanziert. Daher gibt es zwar noch den Formalismus von Grundanerkenntnis und nachfolgenden Verlängerungszeiträumen, die Bewilligungen weisen aber keine pro Woche bzw. Monat bewilligten Betreuungsstunden mehr auf.

Für unsere in Niedersachsen ansässigen Kunden haben wir dies im weboffice.sozial für ein neues Dokumentationskonzept genutzt: individuell geplante Betreuungsstunden. Das Konzept dient der Qualitätssicherung und wir möchten Sie mit diesem Blog-Beitrag ermuntern, es bei ambluanten Betreuungen in der Wohnungslosenhilfe durchgängig einzusetzen.

Hier anhand eines konkreten Beispiels die Erläuterung, worum es geht:

Wenn Sie das Anerkennungsverfahren bei §67 ambulanten Betreuungen dokumentieren, "müssen" Sie dort seit dem 1. Januar keine Betreuungsstunden mehr eintragen. Ihr Eintrag im Anerkennungsverfahren würde dann wie in folgendem Beispiel aussehen (abgebildete Klientendaten sind anonymisiert):

Formal ist das korrekt. Der Nachteil ist dann aber, dass Sie bei der Dokumentation Ihrer betreuenden Tätigkeiten naturgemäß keinerlei Salden-Information erhalten – dass Sie also nicht auf den ersten Blick sehen können, ob Ihr Klient häufig/regelmäßig oder nur selten/unregelmäßig betreut wird:   

Die im Sinne einer Qualitätssicherung bessere Vorgehensweise ist daher wie folgt: tragen Sie im Anerkennungsverfahren die Stundenzahl ein, die Ihnen bei dem betreffenden Klienten sinnvoll scheint. Sie markieren dazu im Arbeitsbereich Anerkennungsverfahren den Eintrag zum aktuellen Bewilligungszeitraum (1) und öffnen ihn mit Klick auf (2) zur Bearbeitung:  

Wenn Sie bei dem betreffenden Klienten z.B. einen durchschnittlichen Betreuungsumfang von 1 Wochenstunde für realistisch halten, tragen Sie dies als Ihre "individuelle Zielvorgabe" an der Stelle ein, wo vor der Jahreswende die vom Kostenträger bewilligten Stunden einzutragen waren:  

Wenn Sie so verfahren, saldiert das weboffice.sozial automatisch Ihre Betreuungsleistungen gegen Ihre eigene Planungsvorgabe, und Sie haben immer im Blick, ob Ihr geplanter Betreuungsumfang der tatsächlichen Praxis entspricht:  

Nochmals auf den Punkt: wie Sie in den Screenshots sehen, geht es um den "Individuell geplanten Stundenumfang" – es geht also um IHRE Planung. Keinen Sinn würde es machen, bei allen Hilfeverhältnissen einheitlich "3,85 Std. pro Woche" einzutragen, nur weil diese Quote vom niedersächsischen Sozialministerium für die Stellenanteilsberechnung zu Grunde gelegt wird. Es geht allein um IHRE Planung. 

Wenn sich Ihre Einschätzung im Betreuungsverlauf ändert, können Sie die beim Anerkennungsverfahren eingetragenen geplanten Stunden jederzeit – auch nachträglich – ändern. Das hat null Relevanz für die Abrechnung, und Ihre Planungsvorgaben werden in keinen übergreifenden Reports verwendet. Sie dienen ausschließlich Ihnen selbst bei der Verfolgung Ihrer Betreuungsziele.

Textblöcke für den Hilfeplan

Wenn es die Leistungsvereinbarung mit Ihrem Kostenträger vorsieht, erstellen Sie im weboffice.sozial Hilfepläne für die von Ihnen betreuten Klienten. 

Abhängig von den Vorgaben des Kostenträgers ist dem eine Anspruchsbegründung vorgeschaltet, wo die Vorgeschichte und die aktuelle Situation des Klienten zu beschreiben sind. Im Verlauf einer längeren Betreuung werden sich an den Hilfeplan später Fortschreibungen anschließen,  die dem Kostenträger anlässlich von Verlängerungen der Grundanerkenntnis vorgelegt werden. Schließlich steht am Ende eines jeden Betreuungsverhältnisses ein Schlussbericht, in dem die Zielerreichung der verschiedenen Hilfeziele thematisiert und ein ggf. fortbestehender Hilfebedarf erläutert wird. Bei irregulärem Betreuungsende (Abbruch) steht im weboffice stattdessen ein Kurzbericht zur Verfügung.

Wenn Sie im weboffice.sozial mit dem Hilfeplan-Verfahren arbeiten, kennen Sie dessen Aufbau. Abhängig vom Rechtsgebiet und der Betreuungsform sind Hilfepläne in mehrere fest vorgegebene Lebensbereiche gegliedert (typischerweise: Wohnen, Arbeit, Einkommen/Finanzen, Gesundheit ...), innerhalb derer Sie ein oder mehrere Einzelhilfeziele individuell formulieren. 

Dieses modulare Verfahren dient der Qualitätssicherung. Es stellt sicher, dass Hilfepläne nicht nach "Schema F" erstellt werden, sondern sich auf die tatsächliche Situation des Klienten beziehen, auf seine Möglichkeiten und die Formulierung entsprechend realistischer Zielsetzungen.

Natürlich ist der Arbeitsaufwand für solche individuellen, modular aufgebauten Hilfepläne höher als bei der Verwendung von Standardformulierungen.

Um den Aufwand zu begrenzen und eine effektive Erstellung von Hilfeplänen zu ermöglichen, stehen Ihnen im weboffice.sozial Textblöcke zur Verfügung. Diese beziehen sich immer auf eine bestimmte Betreuungsform, einen Lebensbereich und einen bestimmten Hilfeziel-Kontext ("Begründung", "geplante Maßnahmen" etc.). Wenn Sie mit Ihren KollegInnen eine Weile lang konsequent Textblöcke "sammeln" und bereitstellen, können Sie sich sehr viel Arbeit sparen!

Im folgenden möchten wir Ihnen die Nutzung von Textblöcken im  weboffice.sozial vorstellen. Sie stehen in folgenden Arbeitsbereichen der Klientendokumentation zur Verfügung:

• Anspruchsbegründende Stellungnahme
• Hilfebedarfsermittlung
• Hilfeplan der Wohnungslosenhilfe
• Hilfeplan der Eingliederungshilfe
• Fortschreibungen des Hilfeplans
• Schlussbericht zum Betreuungsende

Dies gilt für alle vom weboffice.sozial unterstützten sozialpädagogischen Betreuungsformen der Wohnungslosen- und Eingliederungshilfe, also:

• §67 ambulant, kommunal bewilligt 
• §67 ambulant, überörtlich 
• §53 ambulant
• §67 aufsuchende Betreuung
• §53 aufsuchende Betreuung
• §67 betreutes Wohnen
• §53 betreutes Wohnen
• §67 stationär
• §53 stationär/teilstationär 

Hier (roter Rahmen) als Beispiel das Arbeitsbereiche-Menü bei einer Betreuung, die sich im 4. Verlängerungszeitraum der Grundanerkenntnis befindet:
 

Wenn Sie dort auf die 4. Fortschreibung des Hilfeplans klicken, gelangen Sie zu einem Dialog, der wie folgt aussehen könnte:
 

(1) Sie befinden sich in der 4. Fortschreibung des Hilfeplans von Roger Peters.

(2) Der erste von sechs Lebensbereichen: "Wohnen" ist ausgewählt.

(3) Sie haben im ursprünglichen Hilfeplan ein Einzelhilfeziel "Anmietung einer Wohnung" definiert, das Sie jetzt fortschreiben möchten.

(4) Als erstes äußern Sie sich zu den "Geleisteten Maßnahmen".

Natürlich können Sie unter Geleistete Maßnahmen beliebig umfangreichen Text in Eigenregie formulieren, aber es kann sich auch durchaus lohnen, einen Blick auf die vorhandenen Textblöcke - die Sie nach Belieben in Ihren Text einschieben können - zu werfen:
 

Mit der Plus-Schaltfläche fügen Sie den ausgewählten Textblock an der Stelle ein, wo sich Ihr Schreib-Cursor befindet:

Die Textblöcke verhalten sich übrigens 'schlau', wie folgt: der erste eingefügte Satz zitiert den Namen des Klienten. In ggf. weiteren eingefügten Textblöcken steht statt des Namens "er" bzw. "sie" usw.

Der eigentliche Clou bei den Textblöcken besteht aber darin, dass sie fortgeschrieben werden - das heißt, dass Sie und Ihre KollegInnen aus der Praxis heraus Textblöcke formulieren, um sie dann bei späteren Hilfeplänen anderer Klienten fallweise wieder zu verwenden.

Um Textblöcke neu anlegen und ändern zu können, brauchen Sie das Nutzer-Recht Hilfeplan-Redakteur. Sprechen Sie Ihre Leitung bzw. den für die weboffice-Nutzerkonten zuständigen Kollegen darauf an - es ist mit wenigen Klicks erledigt, Ihnen diese zusätzliche Berechtigung zuzuordnen. 

Wenn Sie Hilfeplan-Redakteur sind, sehen Sie bei allen Textblock-Auswahllisten im Hilfeplanverfahren nicht nur die Plus-Schaltfläche, sondern dahinter auch noch eine Bleistift-Schaltfläche:
 

Mit Klick auf diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog Textblock-Verwaltung:

Dieser Dialog ist genauso aufgebaut wie alle anderen weboffice.sozial Dialoge in der Klientendokumentation - Sie werden sich sofort zurechtfinden! Klicken Sie z.B. auf die Schaltfläche Neuer Textblock in der Kopfleiste und legen Sie einen weiteren Textblock an, wie in folgendem Beispiel:
 

Sie können Textblöcke völlig frei formulieren, auch Absätze definieren, Anstrichpunkte vorsetzen etc.

Einen einzigen "Trick" gibt es, den Sie unbedingt kennen sollten:

Wenn Sie einen Textblock definieren, schreiben Sie dort nie direkt den Namen Ihres aktuell bearbeiteten Klienten hinein. Das macht ja keinen Sinn - schließlich wollen Sie Ihren Textblock bei anderen Hilfeplänen beliebig wiederverwenden. Immer dort, wo Sie normal den Namen schreiben würden, verwenden Sie stattdessen einen Eintag aus der folgenden Liste:

• Er/Sie
• er/sie
• seiner/ihrer
• ihm/ihr
• ihn/sie
• sein/ihr
• Sein/Ihr
• seine/ihre
• seiner/ihrer
• seines/ihres
• seinem/ihrem
• seinen/ihren

Hier noch ein Beispiel, um Ihnen das Vorgehen verständlich zu machen:

Sie möchten - während der Bearbeitung Ihres Klienten Roger Peters - den folgenden Satz als wiederverwendbaren Textblock speichern:

"Es ist Herrn Peters in der gegenwärtigen Situation nicht möglich, seine Schulden zu begleichen."

Diesen Satz würden Sie wie folgt als Textblock hinterlegen:

"Es ist ihm/ihr in der gegenwärtigen Situation nicht möglich, seine/ihre Schulden zu begleichen."

Achten Sie dabei auch auf Groß-/Kleinschreibung, wie sie in der oben stehenden Liste vorgegeben ist. So funktioniert der Textblock zukünftig einwandfrei - bei männlichen wie auch bei weiblichen Klienten. 

Grundsätzlich gilt: 

1. Ein Textblock, den Sie definieren, ist immer an das betreffende Eingabefeld gebunden - im oben stehenden Beispiel erscheint er immer bei dem Feld Begründung für Hilfeziele im Lebensbereich Wohnen.
     
2. Außerdem sind Textblöcke an die Hilfeform gebunden: ein Textblock, den Sie in einem §67er Hilfeplan erstellen, wird damit nicht auch in §53er Hilfeplänen angeboten. Wenn inhaltlich sinnvoll, müssten Sie den betreffenden Textblock bei der Bearbeitung eines §53er Hilfeplans ein zweites Mal erstellen, damit er künftig auch bei solchen Hilfeplänen zur Verfügung steht.
     
3. Jeder weboffice-Nutzer sieht alle Textblöcke und kann sie entsprechend nutzen. Wenn Sie einen Textblock bereitstellen, erleichtern Sie also auch anderen Kollegen damit künftig die Arbeit!

Wir hoffen, dass Sie nun wie wir der Meinung sind, dass...

• ... die Verwendung von Textblöcken Ihnen die Arbeit im Hilfeplanverfahren durchaus erleichtern kann.

• ... sich eigentlich jeder zutrauen sollte, Textblöcke selbst zu definieren. Oder dass Ihnen vielleicht ein Kollege / eine Kollegin einfällt, dem das sogar Spaß machen würde! Benötigt wird nur das zusätzliche Nutzerrecht Hilfeplan-Redakteur.

Nutzerkonten-Verwaltung im neuen Design

Wir haben die Verwaltung der Nutzerkonten komplett renoviert. Nehmen Sie doch die Gelegenheit wahr, in Ihrem Konto nachzuschauen, ob alle Angaben stimmen (Telefonnummern, Email ...) und ob sie vollständig hinterlegt sind (Berufsbezeichnung/Funktion etc.). 

Und vielleicht möchten Sie ja auch Ihr Passwort mal wieder ändern - das ist bekanntermaßen nie verkehrt! 😉

Die Nutzerkontenverwaltung finden Sie wie gewohnt über den  weboffice.sozial Hauptmenüpunkt Allgemein > Stammdaten ...

... zur Schaltfläche Mitarbeiter:

Ihr eigenes Konto sehen Sie in der Mitarbeiterliste sofort, weil es mit einer Bleistift-Schaltfläche versehen ist:

Angaben in Ihrem Nutzerkonto kontrollieren und ergänzen

Wie auch sonst im weboffice gewohnt, gelangen Sie mit Klicken auf die Bleistift-Schaltfläche ...

... zum Eingabedialog für Ihr Benutzerkonto:

(1) Sie können Ihr Passwort neu setzen,
(2) Ihre Berufs- oder Funktionsbezeichnung eintragen,
(3) Telefon Festnetz ...
(4) Telefon mobil ...
(5) Emailadresse ... 
(6) und Ihr Namenskürzel kontrollieren. Es wird in vielen Listen verwendet.

Gelb hinterlegte Felder sind Pflichtfelder. Sie sollten aber möglichst auch die übrigen Angaben in Ihrem Nutzerkonto ausfüllen. Wenn z.B. keine Mailadresse hinterlegt ist, erhalten Sie keine weboffice.sozial Mailings.

Wenn Sie auf den Tab "Erweitert" klicken, sehen Sie Ihre Rechtegruppe (meist steht dort "Mitarbeiter" - was für alle normalen weboffice-Nutzer gilt. Außerdem können Sie dort Ihre Wochenstundenzahl eintragen:

Ihr Nutzerkonten-Administrator (das ist in der Regel die Leitung, es könnte aber auch ein gezielt mit dieser Aufgabe betrauter Mitarbeiter sein) kann hier für Sie diverse "Stellschrauben" drehen:

Insofern: sprechen Sie Ihre Leitung an, wenn es für Ihren Arbeitsablauf sinnvoll erscheint, dass Sie im weboffice.sozial einen größeren Rechteumfang erhalten!

Der Nutzerkonten-Administrator ist auch dafür zuständig, bei welchen Einrichtungen Ihres Trägers Sie sich im weboffice einloggen können:

Es lässt sich durchaus einrichten, dass Sie mehrere Einrichtungen parallel im Zugriff haben, wenn dies Ihrem Beschäftigungsprofil entspricht.


Recherchen und Informationen zu anderen Nutzerkonten

Zurück zur Liste der weboffice-Benutzerkonten. Wenn Sie sich über andere Nutzer informieren wollen, haben Sie verschiedene Recherchemöglichkeiten - zunächst nach dem Vor- oder Nachnamen ...

 ... dann nach der Einrichtungs-Zugehörigkeit ...

... und nach der Rechtegruppe im Benutzerkonto. Wollen Sie zum Beispiel wissen möchten, wer als "weboffice-Experte" mit entsprechend erweiterten Rechten eingestuft ist, lässt sich das hier recherchieren:

Nähere Informationen zu einzelnen weboffice-Nutzern erhalten Sie - wie von diversen weboffice-Dialogen gewohnt - über die i-Schaltfläche:

Als denn... schauen Sie doch mal wieder in der Nutzerkontenverwaltung vorbei!